En la ajetreada vida actual, cada hora del día debe aprovecharse. Para aprovechar al máximo su tiempo, debe trabajar más rápido y de manera más eficiente manteniendo una alta calidad. Este artículo contiene sugerencias para que pueda trabajar más rápido, más y mejor en el trabajo o en casa para completar la tarea o realizar las tareas diarias.
Paso
Parte 1 de 3: Hacer un plan
Paso 1. Haga un plan diario
La mejor forma de empezar a trabajar más rápido y mejor es hacer un plan antes de empezar.
- Haga un plan de actividades para la noche, prepare libros y materiales de estudio, o programe las tareas que necesita hacer para que pueda ir a trabajar al día siguiente.
- Lleve un registro de sus planes diarios usando un bloc de notas, un dispositivo digital o un libro de agenda. En lugar de hacer compromisos memorizando, le resultará más fácil recordar y completar las tareas tomando notas.
- El registro de un plan de actividades diario también puede liberarlo de una agenda ocupada y una carga de trabajo demasiado pesada. Es bueno ser ambicioso, pero también debe poder hacer planes realistas dentro de sus capacidades.
Paso 2. Decidir sobre un tema diario
Si le resulta difícil administrar el tiempo debido a las muchas tareas que esperan o incluso que se acumulan, intente establecer un tema de actividad diaria para que pueda trabajar en ellas una por una con más atención.
- Si eres estudiante, usa un día específico para estudiar una materia específica. Por ejemplo, programe el lunes para completar su tarea de lectura de ciencias para la semana y el martes para estudiar matemáticas.
- Si trabaja en una oficina, asigne determinados días a determinadas tareas. Por ejemplo, realice tareas administrativas el lunes y concéntrese en completar proyectos creativos el martes.
Paso 3. Divida el tiempo de trabajo diario por horas
Organice su trabajo lo mejor que pueda creando un horario diario basado en horas y completando tareas de acuerdo con el horario que haya establecido.
- Por ejemplo, puede utilizar su primer horario comercial para responder correos electrónicos y contestar llamadas telefónicas.
- Configure algunas alarmas para recordarle que es hora de que haga otras tareas y lo mantenga trabajando durante todo el día.
- También puede usar su hora de almuerzo como tiempo de trabajo, especialmente si lleva su computadora para comer. Puede usar este tiempo para hacer dos cosas al mismo tiempo, ¡lea el correo electrónico durante el almuerzo!
Paso 4. Aprenda a realizar varias actividades al mismo tiempo
Esto puede ser un arma de doble filo que te ayudará a completar varias tareas en menos tiempo o hará que tengas que reducir tu tiempo y atención para que la calidad del trabajo disminuya. Puede aprovechar los beneficios y evitar problemas de esta forma de trabajar siguiendo estos consejos:
- Concéntrese en tareas relacionadas al mismo tiempo. Ahorre la energía mental que utiliza para trabajar en tareas simultáneas reuniendo varias tareas. Por ejemplo, responder a todos los correos electrónicos, mensajes de voz y correo enviado por mensajería al mismo tiempo.
- Escriba las cosas que quiere hacer. No se distraerá o distraerá fácilmente con las cosas que suceden si ha registrado todo el trabajo por hacer.
- Tómese el tiempo para revisar todo el trabajo después de que termine de trabajar en la tarea. Al concentrarse en cada tarea completada, puede detectar errores y asegurarse de que los resultados sean los que desea.
Parte 2 de 3: Segmentación
Paso 1. Establezca un objetivo pequeño
Le resultará más fácil, mejor y más motivado hacer su trabajo estableciendo pequeñas metas todos los días.
- Completar tareas pequeñas, como ir de compras o entregar productos, le facilitará concentrarse en las tareas más importantes al día siguiente.
- Divida su plan a largo plazo o gran proyecto en pequeños objetivos alcanzables y luego impleméntelos en pasos o etapas sucesivas. Este método puede hacerle sentir que ha completado con éxito la tarea para que se mantenga motivado.
Paso 2. Determine qué tareas debe priorizar
Establecer prioridades es un poco diferente a crear una lista de tareas pendientes. Debe agrupar tareas y priorizar entre las tareas pequeñas y fáciles y las tareas más importantes y difíciles.
- Haga una lista de tareas determinando el orden en función de la fecha límite para cada finalización. Comience con las tareas más importantes que deben completarse de inmediato.
- Una vez completada la tarea, puede tomar un descanso y concentrarse en la siguiente tarea.
Paso 3. Haga un plan a largo plazo
Después de dominar bien cómo hacer planes diarios a corto plazo, puede preparar planes a largo plazo para organizar el trabajo y las tareas que deben completarse.
- Puede prepararse mejor si sabe lo que debe hacerse con anticipación, como escribir un artículo de fin de período o viajar a una conferencia internacional.
- Haga su propio calendario mensual o calendario escolar para un semestre.
- Escriba fechas límite importantes o fechas límite para completar las tareas y márquelas con una semana de anticipación como recordatorio. De esta manera, podrá trabajar mejor y las tareas importantes serán más fáciles de completar.
- Planificación de una manera más sofisticada que puede utilizar para programar actividades divertidas, vacaciones y vacaciones. Al conocer la fecha límite, puede hacer planes fácilmente y asegurarse de que haya tiempo disponible para que pueda completar bien las tareas y disfrutar de su tiempo libre.
Paso 4. Romper el hábito de procrastinar
A muchas personas les gusta postergar o postergar el trabajo (especialmente los desagradables) para que tenga un impacto negativo en la productividad y la calidad general del trabajo.
- No se aferre a la opinión errónea de que “se obtienen los mejores resultados si se trabaja bajo presión”. ¡La investigación psicológica demuestra que este punto de vista simplemente no es cierto! Las personas a las que les gusta esperar hasta el último segundo suelen dar menos resultados y más errores.
- Deshazte del hábito de postergar las cosas ignorando las distracciones. Apague Internet durante el trabajo para que no le provoquen abrir sitios web, consultar las redes sociales y distraerse con actividades en el ciberespacio.
- Date una recompensa, por ejemplo, celebrando o dándote una pequeña recompensa por completar una tarea a tiempo o antes. Estará más motivado para completar el trabajo si hay algo divertido que realmente anhela.
Parte 3 de 3: Administre bien el tiempo de trabajo y el tiempo libre
Paso 1. Utilice un temporizador durante el trabajo
En el mundo empresarial, existe una teoría "Ley de Parkinson" que establece que "un trabajo seguirá creciendo para cubrir el tiempo que aún está disponible para completarlo". En otras palabras, siempre que haya tiempo disponible para completar el trabajo, trabajará más horas que si el tiempo fuera limitado.
- Utilice un temporizador para realizar un seguimiento de cuánto tiempo le lleva completar cada tarea.
- Fíjese una meta y luego considérelo como un juego tratando de ganarle al reloj para que pueda trabajar más rápido.
- Complete las tareas menos importantes en diez minutos y tendrá 90 minutos adicionales al día simplemente haciendo esto. ¡Te sorprendería saber cuánto tiempo se pierde haciendo cosas triviales, como escribir correos electrónicos!
- Al hacerlo, puede obtener las "recompensas" de trabajo que los psicólogos del comportamiento describen como éxito, productividad y felicidad.
Paso 2. Tómese su tiempo en la mañana o el fin de semana para usted
Si bien puede parecer contradictorio, puede aumentar su productividad y capacidad de trabajo tomando descansos durante el día y los fines de semana.
- Reserva unas horas por la mañana para realizar actividades divertidas, como jugar con los niños, pasear solo o con un perro mascota, practicar yoga, etc. Esto le permitirá pensar con claridad y sentirse mejor a lo largo del día, para que pueda concentrarse y trabajar más rápido.
- La investigación ha demostrado que nuestras mentes alcanzarán su mejor rendimiento de 2 a 4 horas después de despertarnos por la mañana. Por lo tanto, use este tiempo para realizar actividades no relacionadas con el trabajo para que pueda trabajar con calma y de manera más eficiente.
Paso 3. Complete la tarea en casa
Las escuelas y las oficinas no son lugares ideales para realizar las tareas porque suelen ser muy ruidosas y muchas distracciones. Para superar esto, lleve su trabajo a casa y termínelo en un ambiente cómodo y tranquilo.
Paso 4. No pienses en la tarea durante tu descanso
A veces, nuestra mente permanece ocupada incluso cuando no estamos haciendo actividad física. Esto puede hacer que se sienta cansado y reducir la productividad y la calidad del trabajo.
- Mantenga su correo electrónico personal separado del correo electrónico del trabajo / escuela y determine cuántas veces revisará su cuenta de trabajo / escuela durante el fin de semana.
- Apague su teléfono o computadora cuando esté en casa o viendo la televisión para no tener la tentación de revisar su correo electrónico del trabajo.
- Trate de calmar su mente y olvídese por completo de los problemas laborales, especialmente los fines de semana. De esa manera, puede volver a trabajar de manera más diligente y eficiente en un estado fresco el lunes.
