Hay ocasiones en las que tienes que hacer una llamada telefónica importante, tal vez para pedirle a alguien que se reúna o comercialice algo. Si no está acostumbrado a hablar por teléfono, puede resultarle difícil iniciar una conversación. La clave para una conversación telefónica exitosa es asegurarse de que ambas partes se sientan cómodas para tener una conversación fácil.
Paso
Parte 1 de 3: Hacer un plan
Paso 1. Determine cuál es su objetivo
Antes de levantar el auricular, debe saber para qué sirve. Por ejemplo, si llama a alguien que le agrada, el objetivo podría ser pedirle que lo conozca. En telefonía empresarial, el objetivo es vender bienes o servicios. Piense en lo que espera de la conversación.
- Trate de mantener sus metas específicas. Eso te hará más preparado.
- En algunos casos, el propósito de una conversación telefónica puede ser más general. Por ejemplo, llamar a una empresa para solicitar información sobre sus servicios sin saber en qué está realmente interesado. La información que obtiene más tarde ayuda a determinar lo que necesita o desea.
Paso 2. Sepa con quién hablará
Cuando llame a una persona específica que no conoce, primero trate de averiguar sus antecedentes. De esa manera, sabrá aproximadamente qué esperar de la conversación. Por ejemplo, si desea hablar con el director ejecutivo de una empresa, es posible que esté muy ocupado y no tenga mucho tiempo. Si llamas a alguien tímido, es posible que tengas que hablar más.
- Para un teléfono comercial, visite el sitio web de la empresa donde trabaja la persona a la que desea llamar. Encontrarás el título y tal vez una biografía que te dé una pequeña idea.
- Para llamadas privadas, solicite la información de la persona a un amigo que también la conozca.
Paso 3. Escriba algunos puntos de conversación
Una vez que sepa lo que quiere y a quién va a llamar, es una buena idea tomar algunas notas. Puede escribir viñetas que aseguren que su pregunta sea formulada. Con una lista, nunca olvidas algo importante.
- Es posible que también deba resumir la conversación. Es posible que el esquema deba adaptarse a la respuesta de la otra persona, pero es básicamente una guía si está nervioso.
- Piense cuánto tiempo estará hablando. Es mejor asumir que no queda mucho tiempo. Por lo tanto, concéntrese en el tema importante del que desea hablar.
Parte 2 de 3: Iniciar una conversación
Paso 1. Saluda y preséntate
Primero, debe decir un saludo, como "hola" o "hola". Hoy en día, muchas personas usan receptores automáticos, pero aún debe presentarse a menos que la otra persona en el otro extremo lo salude por su nombre. Si está llamando a alguien que conoce bien, con solo mencionar el nombre es suficiente. En otras situaciones, brinde más información para que la otra persona pueda identificarlo.
- Para los saludos, también puede utilizar "Buenos días", "Buenas tardes" o "Buenas noches".
- En un teléfono comercial, indique también el nombre de su empresa. Por ejemplo, "Buenos días, soy Anisa Dewi de Mahkota Advertising".
- Para las llamadas privadas a la persona que te gusta, es posible que debas mencionar dónde lo conociste. Por ejemplo, “Hola, soy Mahesa. Nos conocimos en el gimnasio la semana pasada ".
- Si llama al amigo de un amigo, diga el nombre de ese amigo. Por ejemplo, “Hola, soy Lisa. Soy amigo de Erik. Creo que ya dijo que llamaría ".
- Si llama para preguntar sobre una vacante de trabajo, indique de dónde obtuvo la información. Por ejemplo, “Hola, mi nombre es Nurani Rahman. Me gustaría preguntar sobre el trabajo que se anunció en el periódico de ayer ".
- Si solo desea solicitar información general a una empresa, no es necesario que nombre nombres. Simplemente puede decir: "Hola, estoy interesado en el servicio de almacenamiento que ofrece".
Paso 2. Pregunte si ahora es un buen momento para hablar
Si desea que la conversación telefónica sea exitosa, asegúrese de que la otra persona esté tan concentrada como usted. Por eso es necesario preguntarle si tiene tiempo antes de iniciar la conversación. Si la respuesta es sí, comience a hablar. Si la respuesta está ocupada o a punto de irse, busque otro momento.
- Si no está listo para hablar cuando lo llamen, programe otra hora antes de colgar. Puede decir: “¿Puedo volver a llamar esta tarde? ¿A las 3 en punto, tal vez?"
- Si quiere devolver la llamada, indíquele el día y la hora en que pueda. Diga: “Puedo hablar mañana por la mañana. ¿Quizás alrededor de las 10?
Paso 3. Comience con las cortesías
Si llama para pedir o vender algo, no vaya al grano de inmediato. La otra persona pronto perderá el interés. En su lugar, intente comenzar con una introducción, como una pequeña charla sobre el clima.
- Sin embargo, no ande con rodeos las palabras por mucho tiempo. Es posible que la otra persona se esté impacientando.
- Si conoces a la persona con la que estás hablando, di algo más personal sobre un tema que le interese. Por ejemplo, si es un aficionado al fútbol, diga: "Anoche hubo un partido de Persebaya, ¿no?".
- Si no lo conoce íntimamente, opte por cortesías generales. Por ejemplo, “Últimamente ha hecho mucho calor. Parece que el año pasado la estación seca no fue tan calurosa como esta ".
Paso 4. Discuta los puntos de conversación
Una vez que usted y la otra persona se sientan más cómodos y relajados, llegue al meollo de la conversación. Habla de manera sucinta y concisa porque sonarás inseguro si estás divagando.
- Mientras crea una impresión de confianza, asegúrese de ser cortés cuando le pida algo a la otra persona.
- Si habla demasiado tiempo sin detenerse, la otra persona puede dejar de prestar atención. Así que tómate un descanso y pide comentarios si hay algo que necesites decir.
- No coma ni mastique chicle mientras habla. El sonido que hace dará la impresión de que no habla en serio.
Parte 3 de 3: Realizar ajustes
Paso 1. Encuentra un lugar tranquilo
Por supuesto, desea que la llamada telefónica termine bien. Por lo tanto, cree un entorno propicio para hablar, en un lugar tranquilo. Minimice el ruido de fondo para no tener que pedirle a la otra persona que repita lo que está diciendo o grite para que lo escuche.
- El mejor lugar para llamar es una habitación vacía con la puerta cerrada. Tiene la garantía de poder hablar con calma.
- Si tiene que llamar a una oficina al aire libre y puede escuchar las voces de sus compañeros de trabajo, intente llamar cuando la oficina esté un poco tranquila. Por ejemplo, durante la pausa del almuerzo o al final del día cuando todos los demás se han ido a casa.
- Siempre que sea posible, evite las llamadas telefónicas importantes en lugares públicos, como restaurantes o tiendas. Los lugares públicos suelen estar llenos de distracciones y demasiado concurridos. Si debe llamar cuando está afuera, busque un lugar tranquilo, como un callejón afuera del baño de un restaurante o un pasillo vacío en una tienda.
Paso 2. Verifique la señal
Hoy en día, muchas personas usan teléfonos celulares como su teléfono principal. Si ese es el caso, asegúrese de que la señal de su teléfono celular sea fuerte para que pueda estar seguro de que la calidad del sonido será buena. Busque un lugar que ofrezca una señal fuerte. Si no hay señal, es posible que deba usar un teléfono fijo.
- La calidad de sonido de los teléfonos fijos suele ser mejor que la de los teléfonos móviles. Entonces, si es absolutamente esencial, use un teléfono fijo siempre que sea posible, especialmente si va a llamar a un padre con discapacidad auditiva.
- Si usa un teléfono celular, sosténgalo de manera que el micrófono incorporado capte su voz sin dificultad. Las llamadas importantes no deben usar un altavoz.
Paso 3. Asegúrese de estar cómodo
Antes de comenzar a llamar, asegúrese de estar listo para concentrarse completamente en la conversación. Por ejemplo, prepárese para no tener que ir al baño y proporcione una bebida para no tener que levantarse si tiene sed. Es una buena idea tener un pañuelo a mano en caso de que necesite estornudar en el teléfono.
Decida si se siente más cómodo hablando sentado o de pie. Si está nervioso, tal vez pueda calmarse dando un pequeño paseo
Consejos
- Si está nervioso, tal vez necesite algo de práctica. Pídale a un amigo o familiar que actúe como la persona a la que llama.
- Si está llamando a personas en forma privada o social, es posible que desee comenzar enviando un mensaje que diga: "¿Podría tomarse un minuto para hablar por teléfono?" Puede ser más receptivo si sabe que lo llamarás.
- Trate de crear una actitud positiva. Incluso si la persona con la que estás hablando no puede ver, sonreír mientras hablas hará que tu voz suene entusiasta y positiva.
- Pronuncia las palabras correctamente. Trate de que la otra persona entienda lo que está diciendo sin dificultad.
- Preste atención a la velocidad de su discurso. Las palabras que son demasiado rápidas a veces son difíciles de captar.
