Programar sus actividades diarias lo ayudará a administrar su tiempo de manera más eficiente. Puede hacer más cosas, olvidarse de las asignaciones con menos frecuencia o sentirse tentado a hacer cosas que realmente no importan. Si bien inicialmente puede pensar que puede completar la tarea en cuestión, puede terminar sintiéndose abrumado, confundido y olvidándose de todo. Es necesario acostumbrarse a hacer y cumplir un horario, pero en poco tiempo estarás agradecido por ello. Un horario le ayudará a reducir el estrés y le hará sentir que tiene más control sobre su vida. Programar actividades diarias también le permite regular y monitorear su propio comportamiento al realizar un seguimiento de lo que tiene que hacer y lo que ha hecho.
Paso
Parte 1 de 2: Hacer un horario
Paso 1. Compre un calendario o agenda
Asegúrese de que haya espacio en el calendario que pueda llenarse con su lista de tareas pendientes. Algunos calendarios vienen con agendas semanales, diarias o incluso por horas. También puede utilizar un cuaderno. Elija el que mejor se adapte a sus necesidades y deseos. Lo que elijas, aprovéchalo al máximo. No use 1 libro de agenda para el trabajo, 1 para actividades escolares, etc. Registre todas sus actividades en un solo lugar.
- Un calendario digital también está disponible para su uso en una computadora portátil o teléfono móvil. Este calendario también se puede sincronizar con todos los dispositivos electrónicos que tengas para que puedas acceder a tu calendario de eventos desde cualquier lugar. También hay una serie de aplicaciones que pueden ayudarlo a programar actividades que vienen con recordatorios y temporizadores.
- Los calendarios de papel o los calendarios digitales que le permiten incluir notas en su horario podrían funcionar incluso mejor. Un calendario como este puede realizar un seguimiento no solo de lo que ha hecho, sino también de cómo lo ha hecho y / o cómo se siente. Por ejemplo, tal vez además de marcar el horario "ir al gimnasio" en su calendario, debajo podría agregar una nota "correr 1,5 km más hoy y fue divertido!" para que se pueda controlar mejor su comportamiento.
- Si está cambiando de un calendario de papel a un calendario digital, los primeros 1 o 2 días pueden sentirse un poco agitados siempre y cuando todavía se esté acostumbrando al nuevo sistema. Lleve ambos calendarios con usted durante los primeros días y verifique que no se pierda ninguna actividad programada o se anote una y otra vez.
Paso 2. Organice sus tareas
Los calendarios electrónicos también le permiten marcar diferentes tareas con diferentes colores. Por ejemplo, puede marcar el trabajo de oficina en rojo, el trabajo escolar en azul, la tarea en verde, las vacaciones en naranja y los deportes en rosa. También puede hacer esto fácilmente con un calendario de papel o un libro de agenda, solo use un bolígrafo de colores o un resaltador para marcarlo. Después de marcar varias tareas con diferentes colores, puede determinar el orden de prioridad.
Organizar y marcar tareas con diferentes colores también lo ayudará a visualizar y comprender cuánto de su tiempo se está utilizando. Por ejemplo, puede notar que hay mucho rojo (trabajo) y verde (tarea), pero muy poco rosa (deportes) en su horario. Reconocer la falta de ejercicio puede ayudarlo a motivarlo a aumentar su programa de ejercicios
Paso 3. Establezca prioridades
Es muy importante determinar las tareas más importantes que deben realizarse primero y qué tareas se pueden posponer. El siguiente es un ejemplo para ayudarlo a comprender la configuración de prioridades. Digamos que hay 2 exámenes, 1 informe de práctica y 1 trabajo y presentación para completar en 1 semana. ¡Ay!
- Pregúntese qué debe hacerse primero y cuánto tiempo llevará completarlo: ¿qué tareas deben enviarse primero? ¿Qué tareas son las más importantes en relación con sus calificaciones? Por ejemplo, ¿cuánto tienen los exámenes, informes de laboratorio, ensayos y presentaciones en su calificación final? ¿Qué tarea es la más difícil de completar?
- En última instancia, depende de usted determinar la fecha límite de finalización, el tiempo que necesita o el valor relativo de las tareas programadas en sus prioridades. Para eso, debes conocerte a ti mismo y tus mejores habilidades. Crea un sistema de prioridades que se adapte a ti.
Paso 4. Marque las tareas que prioriza
Después de determinar cómo priorizar las tareas, márquelas en el cronograma. Puede abrir su horario diario y escribir la letra "A" junto a las tareas que son importantes y deben completarse primero, la letra "B" junto a las tareas que deben completarse antes de mañana y la letra "C" junto a las tareas que debe completarse antes del viernes, etc.
Paso 5. Programe el tiempo para cada tarea
Anote cuánto tiempo planea tomar para completar cada tarea. Por ejemplo, puede programar un tiempo en el día para estudiar (2 horas), hacer ejercicio (1 hora), escribir 2 correos electrónicos (30 minutos) y pasear a su perro (30 minutos). Este es el paso principal para dividir el tiempo que lleva completar cada tarea. Se sentirá estresado si establece un horario demasiado ajustado y no asigna el tiempo de manera realista.
Recuerde incluir los tiempos de viaje en el itinerario. Por ejemplo, ¿tienes que conducir desde la biblioteca donde estudias hasta el gimnasio?
Paso 6. Permita más tiempo en el programa
La mayoría de las personas generalmente subestiman el tiempo que lleva completar una tarea. Tener en cuenta todo el tiempo que lleva prepararse para una tarea en particular, así como relajarse un momento después, lo ayudará a programar sus actividades diarias con mayor precisión.
- Intente siempre aumentar el tiempo de finalización de la tarea en unos minutos. Intente agregar el 25% del tiempo programado para completar una tarea. Por ejemplo, programe una tarea que técnicamente se pueda completar en 4 minutos durante 5 minutos y programe una tarea que técnicamente se pueda completar en 8 minutos durante 10 minutos, y así sucesivamente. Estos pocos minutos adicionales se acumularán y le darán tiempo adicional para evitar retrasos o retrasos.
- Pregúntese si hay pequeñas tareas dentro de una gran tarea que deben tenerse en cuenta al hacer un cronograma. Por ejemplo, ¿tienes que ducharte después de hacer ejercicio? ¿Sueles charlar con amigos durante 15 minutos en el vestuario? La mayoría de las personas experimentan que un horario de ejercicio de 1 hora terminará siendo de 2 horas.
Paso 7. Haga una pausa en el programa
Deje algo de tiempo libre al final del programa para las tareas de baja prioridad. Si tiene tiempo hoy o cualquier día de la semana, puede comenzar a trabajar en estas tareas y comenzar temprano. Estas tareas adicionales, por ejemplo, organizan armarios o archivan recibos de impuestos en casa. Estas tareas de baja prioridad eventualmente se completarán incluso si no son urgentes o están sujetas a un límite de tiempo determinado.
Parte 2 de 2: Cumplir con un horario
Paso 1. Revise su calendario / tareas pendientes
Adquiera el hábito de revisar su calendario cada mañana y cada noche para prepararse para mañana. También debe programar unos minutos cada día, tal vez después de su café de la mañana o durante su viaje al trabajo, revisando lo que debe hacerse durante el día y agregando nuevas tareas o tachando las antiguas.
- ¡Verificar y revisar su horario durante unos minutos antes de hacer cualquier cosa puede ser una manera poderosa de comenzar el día con buen humor!
- Use alarmas en su teléfono o computadora como recordatorios de ciertas tareas o citas. Por ejemplo, muchos horarios de médicos y dentistas se establecen con mucha anticipación. Por lo tanto, usar un recordatorio que se active con una semana de anticipación podría ayudar. Por lo tanto, su plan se puede personalizar.
Paso 2. Complete las tareas en orden de prioridad
Después de asignar un orden de prioridad al horario, manténgase en ese orden.
Paso 3. Ajuste el horario según sea necesario
Si bien debe tratar de ceñirse a su horario tanto como sea posible, a veces pueden suceder cosas que lo obliguen a adaptarse. Cambie las tareas más flexibles o menos urgentes al día siguiente en caso de emergencia, problema o distracción.
Simplemente evite acumular tareas y delegarlas con demasiada frecuencia al día siguiente. Si experimenta esto con demasiada frecuencia, trate de permitir más tiempo para cada tarea que necesite completar en un día, en lugar de tener que cambiar su horario para los próximos días
Paso 4. Tacha las tareas completadas
¡Esta actividad fue un alivio para muchos! Recuerde trasladar las tareas inconclusas de hoy al programa de mañana.
Paso 5. ¡Recompénsese
Es importante darse un estímulo positivo después de completar las tareas y ceñirse a un horario. Después de completar las responsabilidades de un día, recompénsese sumergiéndose en la bañera, viendo su programa de televisión favorito o disfrutando de un refrigerio dulce. Te sentirás exitoso y merecerás la recompensa por la que trabajaste.
Paso 6. Verifique y ajuste el programa según sea necesario
Debe verificar el horario de vez en cuando y determinar los beneficios del horario para sus actividades. Una forma de hacer esto es mirar su agenda mientras monitorea sus sentimientos y estados de ánimo. ¿Ves que la mayor parte de tu horario ha sido tachado y te sientes positivo y productivo? Si la respuesta es "sí", es probable que su horario sea útil.
- Sin embargo, si siente que gran parte de su horario se ha cambiado al día siguiente (y a otro día, y así sucesivamente) y simplemente está perdiendo la cabeza, debe hacer algunos ajustes en su horario.
- Identifique los problemas revisando la agenda y buscando lo que quedó atrás. Es posible que deba reevaluar y reorganizar sus prioridades si lo que se perdió es importante para usted (por ejemplo, el ejercicio). Es posible que también deba cambiar el tiempo asignado a cada tarea. Por ejemplo, reduzca el tiempo para prepararse en la mañana de 2 horas a 1 hora 3 días a la semana y programe un trote de 30 minutos usando el tiempo restante.
- Sepa que la reprogramación es común y normal. Hasta que te acostumbres al horario más adecuado, por supuesto que lleva tiempo.
Consejos
- Tu tiempo es muy valioso. Crear un horario te ayudará a aprovecharlo al máximo.
- Cumplir con un horario puede hacerle consciente de patrones no detectados previamente. Por ejemplo, tal vez estés constantemente cansado cuando te despiertas todos los jueves porque pasas tiempo en el café después del trabajo todos los miércoles por la noche. De esa manera, se puede cambiar una vez que se dé cuenta. Tal vez, en lugar de pasar tiempo en el café una vez a la semana, pueda reducir la frecuencia a una vez cada 2 semanas. De modo que aún puede divertirse con sus compañeros de trabajo, pero no tiene que sentirse exhausto todos los jueves.
- Crear y ceñirse a un horario puede ayudarlo a trabajar de manera más eficiente y productiva porque asigna tiempo a cada tarea. Esto significa que puede evitar "¡no hay suficiente tiempo!"
