Si se siente abrumado con las tareas diarias, tener un horario lo ayudará a ser más productivo, eficiente y organizado. Experimente con un cuaderno, una agenda o una aplicación para administrar su tiempo y apéguese al método que crea que funciona mejor. Asegúrese de establecer resultados realistas y priorice un equilibrio entre la responsabilidad y el tiempo libre. Para mantener el rumbo, haga de la programación una parte de su rutina y recompénsese cada vez que logre marcar una tarea en su lista de tareas pendientes.
Paso
Parte 1 de 3: Hacer un horario
Paso 1. Registre el tiempo que realiza las actividades de rutina
Lleve un registro de la hora en que se prepara por la mañana, lava la ropa por la mañana, sale de compras, responde el correo electrónico, hace las tareas del hogar y realiza otras tareas de rutina. Revíselo durante una semana y anótelo en un cuaderno, hoja de trabajo o aplicación de Bloc de notas.
- Si realiza un seguimiento de su rutina durante toda una semana, podrá estimar el tiempo que necesita dedicar a determinadas tareas.
- Quizás encuentre una manera de ser más productivo. Por ejemplo, puede descubrir que ha pasado 10 horas jugando un videojuego y debería dedicar más tiempo a estudiar.
Paso 2. Intente crear un horario usando una variedad de herramientas, desde cuadernos hasta agendas y aplicaciones
Aproveche una variedad de métodos escritos a mano o digitales cuando configure un horario por primera vez. Si desea comenzar con una hoja en blanco, use un cuaderno o una aplicación de Bloc de notas. Si desea utilizar una hoja que incluya la fecha y la franja horaria, utilice una aplicación de agenda o calendario.
- Elija el método que más le convenga. Si no le gusta el papel, use una aplicación digital. Si la escritura a mano le ayuda a mantenerse concentrado, use un lápiz y un cuaderno.
- Sabrá lo que le gusta y lo que no le gusta cuando utilice el horario. Cuando encuentre el método correcto, siga utilizándolo. Reúna todas sus tareas en un solo lugar, ya sea un cuaderno, una tarea pendiente o una aplicación.
Paso 3. Anote la fecha y el día si es necesario
Si la fecha y el día no están disponibles en su dispositivo, escríbalos en la parte superior de la página de programación. Use una página por solo 1 día para que pueda concentrarse en la tarea actual. Tome notas adicionales si es necesario.
- Enumerar los días en su agenda le ayudará a realizar un seguimiento de las actividades que tienen lugar en un día determinado, como las lecciones de música los lunes y miércoles.
- Si está usando un cuaderno simple, aproveche la página de la izquierda para el orden del horario y luego escriba sus prioridades diarias y otras notas en la página de la derecha.
Paso 4. Ingrese primero las actividades definidas
Las lecciones, las reuniones periódicas y otras asignaciones definidas forman el esquema de su horario. Comience por completar una columna de actividad fija, como "08.30 - Introducción a la psicología" o "16.00 - Clase de yoga".
- Si está utilizando un cuaderno o una hoja de trabajo en blanco, coloque un intervalo de tiempo a la izquierda de la página con un intervalo de tiempo de cada 30 minutos. Este método será muy útil. Dé a cada uno un espacio de tiempo para que haya suficiente espacio para agregar notas debajo de una tarea.
- Si está utilizando una aplicación de agenda o horario, generalmente hay un intervalo de tiempo disponible.
Parte 2 de 3: sincronización
Paso 1. Haga una lista de tareas pendientes en una hoja de papel separada
Es fácil incluir tareas de rutina, pero organizar el tiempo restante del que dispone no lo es. Comience por escribir todo lo que necesita completar en una hoja de papel en blanco o en un nuevo documento en su teléfono o computadora. Indique la prioridad de la tarea escribiendo un número o letra junto a la tarea.
- Por ejemplo, escriba 1 (o A) junto a las tareas más importantes. Estas son las tareas que deberá incluir primero en su programa. Escriba 2 (o B) junto a las tareas de prioridad media y 3 (o C) para las tareas de baja prioridad.
- Al escribir una tarea en su horario, puede marcar el nivel de prioridad junto a ella o simplemente agregar un asterisco o un signo de exclamación junto a las tareas de máxima prioridad.
- Si está planeando una semana, use una lista semanal de tareas pendientes. Escriba una tarea diaria si desea hacer un horario para un día.
Paso 2. Programe sus tareas más importantes para los momentos en que se sienta más productivo
Empiece a llenar su agenda con las tareas más importantes. Calcule cuánto tiempo tomará completar cada tarea y programe las tareas de máxima prioridad para los momentos en los que está más lleno de energía y sin distracciones. Para resaltar las tareas de máxima prioridad, agregue un asterisco, un subrayado o resalte con el Resaltador.
- Por ejemplo, si se siente más productivo por la mañana, programe proyectos importantes antes del almuerzo. La organización de archivos y la eliminación de correos electrónicos se pueden realizar más tarde.
- Trate de hacer una estimación de tiempo razonable. No intente programar su tarea o reunirse con un cliente por muy poco tiempo, digamos 30 minutos, cuando sepa que 1 hora debería ser una hora.
- Luego de ingresar las tareas más importantes, llega el momento de las tareas más simples, como lavar o comprar.
Paso 3. Incluya detalles que le ayuden a recordar qué hacer
Cuando ingrese una tarea, incluya información específica para que pueda recordar el significado de la tarea. Si solo toma notas breves, como "Reunión" o "Buscar datos", tendrá dificultades para recordar lo que significa.
- Si debe asistir a una reunión, también incluya la hora, el lugar y los participantes de la reunión. También puede agregar viñetas a las asignaciones de reuniones.
- Recuerde, no es necesario que escriba un ensayo completo para cada tarea. Simplemente ingrese los detalles requeridos para que no se confunda mientras lo lee.
Paso 4. Anote las horas de inicio y finalización de cada tarea
Independientemente de la herramienta que utilice para programar, las aplicaciones o el Bloc de notas, anotar las horas de inicio y finalización lo ayudará a mantener todas las actividades del día según lo programado. Tendrás una idea de cómo será tu día mañana y dónde estarás en un momento dado.
- Por ejemplo, tal vez tenga que hacer un resumen de 9: 30-10: 30, tomar lecciones de 11: 00-12: 15, almorzar a las 12:30 y asistir a las reuniones de 13: 00-13: 45.
- Recuerde siempre establecer el tiempo estimado de manera sensata. Preste atención a las notas que toma mientras rastrea el pasado para poder estimar con precisión cuánto tiempo tomará completar una tarea.
Paso 5. También haga tiempo para la diversión, la familia y la relajación
No puedes ser productivo todo el tiempo. Por lo tanto, haga tiempo para las personas que ama, pase el rato afuera y diviértase. Si usted es el tipo de persona que a menudo se olvida de descansar, es importante incluir recordatorios para relajarse y divertirse.
Por ejemplo, ingrese entradas como, "Martes, 6:30 pm - Cena con la Sra. Raras y Tanaya (¡termine el trabajo a las 5:45 pm!)" O "Sábado, 12:00 pm - Lleve a Aurora al parque"
Paso 6. Deje el 25% de su tiempo inactivo
Te resultará difícil refinar tu horario si lo llenas con varias tareas en secuencia. Mejor aún, tómese el tiempo para lidiar con las interrupciones o retrasos. Espaciar al menos 15 minutos entre cada tarea es una excelente manera de completar cualquier cambio de horario en su plan.
- Si tiene que ir a algún lugar, siempre agregue de 10 a 15 minutos (o incluso más, dependiendo de dónde viva) en caso de que se quede atascado en el tráfico.
- Incluso si no llega tarde o no hay distracciones, puede utilizar el tiempo sobrante para descansar, hacer ejercicio o incluso realizar tareas adicionales.
Parte 3 de 3: Cumplir con un horario
Paso 1. Establezca su horario a la misma hora todos los días
Si establece un horario a una hora fija, esta actividad se convertirá en parte de su rutina diaria. Puede consultar su lista de tareas pendientes durante su café de la mañana o la noche anterior. Solo tiene que convertir la programación de actividades en un hábito diario.
Puede ser más fácil planificar un horario semanal los domingos por la noche, luego hacer ajustes y establecer un horario diario cada tarde o mañana
Paso 2. Guarde su horario donde pueda verlo
Ya sea en su computadora portátil, tareas pendientes o aplicación, asegúrese siempre de que su horario sea fácil de llevar. Si rara vez toca su horario, tendrá dificultades para cumplir con este objetivo de tiempo.
- Si usa la aplicación, instale y sincronice su cuenta con todos los dispositivos electrónicos que usa. Intente usar una computadora de escritorio o un widget de pantalla de inicio para anclar tareas a la pantalla principal de un dispositivo electrónico.
- Instalar una pizarra o un calendario en el espacio de trabajo será muy útil. Escriba información fácil de entender de un vistazo, como fechas importantes y objetivos semanales.
Paso 3. Marque las tareas completadas para mantenerse motivado
Es simple, poner una marca junto a una tarea completada es muy divertido. Dar estas notas te traerá cierta satisfacción porque lograste progresar mientras intentas mantenerte responsable.
No hay necesidad de entrar en pánico si no completa todas las tareas. Si sucede algo inesperado, revise el horario y conviértalo en una prioridad al día siguiente
Paso 4. Recompénsese cuando complete todas las tareas
Cuando hay una recompensa esperada, las tareas se sienten más fáciles de completar, especialmente las aburridas. Por ejemplo, si su día está lleno de presentaciones, reuniones y fechas límite, recompénsese con un descanso adicional, un helado o alguna otra recompensa simple.
Además de un pequeño obsequio como celebración de la finalización de una tarea, prepare un gran obsequio para usted después de un día ajetreado. Disfrute de más tiempo en la bañera, jugando videojuegos, viendo películas o realizando una actividad favorita
Paso 5. Utilice aplicaciones de productividad para bloquear las distracciones
Si sueles navegar por la web o acceder a las redes sociales, descargue una aplicación como StayFocused o Focusbar. Este tipo de aplicaciones bloquean los sitios web que aparecen y te distraen en el tiempo que has asignado para trabajar.
Es aún más útil si mantiene su teléfono en su bolsillo o bolso en lugar de en su escritorio. De esa manera, aún puede usarlo cuando lo necesite, pero relativamente libre de distracciones al mantenerlo fuera de la vista
Paso 6. Programe descansos regulares para evitar la fatiga
Un horario apretado sin descansos se sentirá cansado e incluso provocará la procrastinación. Obviamente, no puede hacer su mejor esfuerzo si se trata a sí mismo de esa manera. Tómese un tiempo libre para que el trabajo sea más manejable mientras se refresca el cuerpo y la mente.
- Por ejemplo, aprovechar el fin de semana para completar varios asuntos del hogar es bueno. Sin embargo, si corta el césped, lava la ropa y limpia la casa el sábado, programe el domingo para descansar más.
- Todas las noches, programe un momento de relajación de 1 a 2 horas antes de acostarse. Aproveche este tiempo para leer un libro entretenido, sumergirse en la bañera o escuchar música relajante.
Consejos
- Organice todas sus tareas en un solo horario, ya sea en el Bloc de notas, tareas pendientes o una aplicación. Se confundirá si las diferentes tareas se distribuyen en diferentes horarios.
- Sea flexible, escriba con lápiz y revise su horario según sea necesario. No entre en pánico cuando la realidad no va según lo planeado.
- Aprovecha el tiempo restante. En lugar de ir a las redes sociales para pasar 15 minutos antes de una reunión, intente hacer sus tareas diarias en cuotas. También puede aprovechar este tiempo para comer alimentos saludables, estirarse o caminar a paso ligero.
- Incluya posibles distracciones en su horario, pero haga todo lo posible por evitarlas. Si alguien te visita en el trabajo o necesitas levantar el teléfono, di "Lo siento, solo puedo chatear un minuto" o "Gracias por la pregunta, pero lo siento, podré responderla más tarde."
- ¡No se demore! Las tareas seguirán acumulándose si continúas ignorándolas y será cada vez más difícil trabajar en tu horario.
- Si no puede trabajar a tiempo, no se desanime. Cámbielo un poco según sus circunstancias y trate de ceñirse a él tanto como sea posible.
