Los planes de contingencia, que se conocen mejor como planes de respuesta a emergencias, son muy útiles para anticipar la ocurrencia de cosas que resulten en el cese de las actividades operativas. En la gestión de la organización, pueden ocurrir varios riesgos, desde perturbaciones técnicas (por ejemplo, pérdida de datos) hasta eventos naturales (por ejemplo, inundaciones). Por lo tanto, toda organización debe desarrollar un plan de contingencia eficaz para estar preparada para hacer frente a diversos eventos adversos.
Paso
Parte 1 de 3: Anticiparse a varios riesgos
Paso 1. Prepárese antes de desarrollar un plan de contingencia
El propósito principal de preparar un plan de contingencia es mantener la continuidad de las actividades operativas de la organización en caso de desastre.
- Primero, defina una política formal que indique que la organización debe desarrollar un plan de contingencia.
- Haga un plan que sea simple y práctico. Utilice palabras que sean fáciles de entender y proporcionen pautas que sean fáciles de aplicar por el lector porque este plan debe ser llevado a cabo por todo el personal de la organización.
- Determine las razones específicas por las que debe realizar un plan de contingencia. Piense en indicadores que sirvan como puntos de referencia para determinar la implementación exitosa de un plan de contingencia para que la organización pueda continuar con las actividades como de costumbre. Determine las actividades operativas que juegan un papel importante en la continuidad de su negocio.
Paso 2. Cree un plan de contingencia respondiendo tres preguntas importantes
Crear un plan que pueda responder a estas tres preguntas es una forma de asegurarse de que no se pierda ni un solo aspecto a considerar.
- ¿Qué eventos pueden ocurrir?
- ¿Qué acciones tomaremos para abordarlo?
- ¿Qué debemos hacer para prepararnos?
Paso 3. Descubra los riesgos que probablemente enfrentará su organización
La determinación de los riesgos que pueden ocurrir es uno de los aspectos importantes en la elaboración de un plan de contingencia. Sin embargo, el proceso será diferente según la situación y condición de cada organización. También debe considerar las circunstancias de su propia organización al determinar los riesgos. Se necesitan planes de contingencia para anticipar los riesgos comerciales en forma de:
- Desastres naturales, por ejemplo: inundaciones, huracanes y sequías. Otros riesgos: crisis financieras, accidentes laborales, problemas de personal (por ejemplo, muerte de un líder de la organización o huelga de empleados), pérdida de datos, caos de gestión y problemas de productos (por ejemplo: productos defectuosos).
- Centrarse en la elaboración de planes sobre aspectos de gestión, comunicación, finanzas, coordinación, logística y resolución técnica de problemas.
- Los problemas técnicos generalmente los enfrenta el equipo que maneja la infraestructura de comunicación. Debe considerar el riesgo de perder datos o clientes.
Paso 4. Considere los riesgos según la prioridad
Determine la clasificación de riesgo en función de la magnitud de la probabilidad de que ocurra el riesgo. En general, los planes de contingencia no pueden anticipar todos los riesgos porque las posibilidades de que ocurran no son las mismas. Trate de averiguar los riesgos que tienen la mayor probabilidad de ocurrir y que afectarán en gran medida las actividades operativas.
- Concéntrese en los eventos con las consecuencias más fatales. Anote todos los eventos que afectan las operaciones y asigne una calificación de 1 a 10. Piense en el impacto de cada uno de estos eventos, por ejemplo: los incendios de motores tienen una calificación más baja que los incendios de fábricas.
- Después de eso, determine la calificación según la frecuencia de ocurrencia del riesgo. Por ejemplo: otorgue una calificación de 1 para un riesgo que ocurre una vez al mes y una calificación de 10 para un riesgo que ocurre una vez cada 100 años. Multiplique los dos números para obtener una puntuación total que muestre la magnitud del riesgo y su impacto en la organización.
- Desarrolle un plan de contingencia comenzando con el evento con la puntuación más alta. Prepare soluciones para anticipar estos eventos. Además, puede mejorar los procesos de trabajo para eventos de baja puntuación. Los aspectos fundamentales que aseguran la continuidad de las actividades de la organización deben ser una prioridad máxima, por ejemplo: administrar el flujo de caja, desarrollar la participación de mercado y mejorar el desempeño de los empleados.
Parte 2 de 3: Definición de múltiples escenarios
Paso 1. Determine el escenario para el evento con mayor riesgo
Para desarrollar un plan de contingencia efectivo, defina escenarios realistas para cada riesgo. Cree un marco específico para anticipar cuál sería el impacto si ocurriera el mayor riesgo.
- Puede determinar el impacto después de compilar el escenario a fondo. Piense en el mayor impacto de cada escenario en detalle.
- A partir de un escenario, prepare varias versiones del plan con intensidad de impacto graduada, por ejemplo: impacto leve, impacto moderado e impacto severo.
Paso 2. Elaborar un cronograma para la implementación del plan de acuerdo con el escenario
Determine qué personal es responsable de qué acciones y cuándo. También prepare una lista actualizada o lista de contactos y determine quién debe proporcionar notificaciones.
- Prepare un horario para que todo el personal responsable sepa lo que tiene que hacer el primer día o durante la primera semana. Desarrolle un cronograma específico para cada escenario.
- Elaborar un cronograma acorde al escenario para anticipar la aparición de obstáculos en varios aspectos de la organización, por ejemplo en términos de instalaciones de trabajo (limitaciones de infraestructura), organización (no existe un sistema de alerta para emergencias ni un equipo de respuesta capacitado) e instituciones. (por ejemplo: falta de fuentes de financiación o socios comerciales externos). Determinar el personal que debe ser responsable de determinados aspectos.
Paso 3. Piense en los factores más importantes para que su negocio vuelva a funcionar
Discuta esto en detalle realizando una revisión de las capacidades y vulnerabilidades dentro de la organización. ¿Tiene la organización las capacidades adecuadas para abordar o abordar cada riesgo?
- Por ejemplo: un desastre que puede ocurrir es una inundación porque el agua del río se desborda e inunda las viviendas en las orillas del río. Una infraestructura deficiente puede desencadenar la vulnerabilidad y la disponibilidad de personal calificado es una capacidad organizativa.
- Realice una evaluación honesta de los recursos. Determine qué necesita cambiarse o reducirse debido a los recursos limitados. Realice análisis para determinar el impacto en las actividades comerciales para que pueda determinar las acciones que se deben tomar para que la organización continúe operando y pueda lograr sus objetivos.
Paso 4. Determine cómo reducir el riesgo
Después de hacer un plan de contingencia, no se quede atrás y espere que no pase nada malo. Tome varias medidas para reducir el riesgo y tomar medidas preventivas.
- Descubra si hay compañeros dispuestos a ayudar. ¿Hay recursos locales que se puedan utilizar en caso de desastre? ¿Hay vecinos dispuestos a ayudar?
- Un plan de contingencia efectivo es capaz de revelar varios aspectos que deben mejorarse para que un plan que originalmente era muy útil, ahora ya no sea necesario.
- Por ejemplo: se da cuenta de la necesidad de contar con un seguro o realiza una simulación de gestión de desastres. Instale un sistema de respaldo de datos para evitar la pérdida de datos. Haga un plan para cada escenario.
Parte 3 de 3: Implementación de un plan de contingencia
Paso 1. Comunique el plan de contingencia a todos los empleados
Debe informar el plan de contingencia a todos los niveles de la administración de la organización lo antes posible antes de que ocurra una emergencia.
- Explique los roles y responsabilidades de cada personal para que no se confundan cuando se deba ejecutar este plan para evitar el pánico.
- Brindar capacitación útil para que cada personal pueda cumplir con las responsabilidades de acuerdo con el plan. Realice las simulaciones necesarias y haga los ajustes necesarios después de que se hayan realizado las observaciones.
Paso 2. Pruebe su plan
Realice pruebas en 4 etapas para ser más eficiente y efectivo. Si hay problemas o conflictos entre departamentos, ajuste el plan y vuelva a realizar la prueba.
- Mantener reuniones con personal superior. Permítale fijar la fecha y la hora de la reunión para hacer una revisión completa del plan de contingencia y apreciar a las personas que han hecho el trabajo hasta el final.
- Realizar reuniones interdepartamentales para revisar los planes departamentales. En esta etapa, debe asignar recursos e identificar conflictos emergentes.
- Encuentre la causa de fallas cruciales del sistema. La evaluación del plan se puede realizar dentro del departamento simulando fallas del sistema y / o del proveedor. Las simulaciones de escenarios se pueden realizar sin apagar el equipo o retrasar los procesos que deben continuar ejecutándose.
- Haz una prueba. Sin embargo, debe probar el plan de contingencia deteniendo temporalmente las operaciones.
Paso 3. Mantenga el plan de contingencia en un lugar seguro y de fácil acceso
En caso de un desastre, no permita que el plan se incendie o sea arrastrado por la inundación. Para facilitar el acceso cuando sea necesario, no mantenga en secreto el almacenamiento de archivos de su plan.
- Guarde el archivo del plan y las copias en varios lugares para que puedan usarse lo antes posible cuando sea necesario.
- Guarde una copia del plan en diferentes lugares del original. Indique a algunas personas autorizadas cómo acceder a él.
Paso 4. Establezca un cronograma regular para realizar revisiones
Los cambios ocurren todo el tiempo, por lo que los supuestos que subyacen a la preparación del plan ya no son válidos. El riesgo puede ser mayor que cuando se elaboró el plan.
- Involucre a varias personas al redactar y ajustar los planes. Por ejemplo: pida a los nuevos empleados que aporten información o realicen mejoras desde una perspectiva diferente.
- Compare todas las suposiciones utilizadas al redactar el plan con los datos actuales o solicite a un tercero que lo verifique. El sistema de respaldo de su computadora puede almacenar menos datos de los que cree.
Consejos
- ¡No pase por alto la importancia de un plan de contingencia para no crear uno!
- Desarrollar planes de contingencia en varios escenarios.
- Empiece a planificar formando un comité y nombrando un presidente. Elija personas que tengan las habilidades, herramientas y conocimientos para que cada departamento pueda desarrollar sus propios planes.
- Vuelva a leer los planes que se han elaborado para encontrar las cosas que se perdieron.
