Si trabaja como profesor o como redactor de manuales técnicos, por supuesto, tendrá que escribir instrucciones todos los días. Sin embargo, para la mayoría de las personas, puede resultar difícil redactar directrices claras. Puede omitir un paso importante porque asume que el lector lo hará automáticamente o confundir al lector con las muchas acciones involucradas en un solo paso. Para poder escribir pautas claras, primero debe saber cómo completar la tarea. Tome su guía literalmente para asegurarse de que ayude al lector a completar la tarea.
Paso
Parte 1 de 3: Comprensión de las tareas
Paso 1. Reúna los materiales necesarios
Antes de escribir una guía, debe estar familiarizado con la tarea involucrada. Prepare todas las herramientas y equipos necesarios y colóquelos en el orden en que se utilizan.
Anote todo lo que necesite. Al escribir una guía, es posible que deba enumerar todos los suministros y materiales necesarios para completar la tarea
Paso 2. Complete la tarea relacionada usted mismo
Incluso si logra completar la tarea relacionada usted mismo varias veces, es una buena idea repetir la tarea nuevamente al escribir la guía para que no se pierda nada.
- Si conoce bien la tarea, es posible que desee tomar un atajo. Asegúrese de no perderse ningún paso o información al escribir la guía.
- Imagina que estás escribiendo una receta para alguien. Si cocina este plato con frecuencia, es posible que pueda medir los ingredientes que necesita con solo mirarlos. Sin embargo, otras personas, por supuesto, necesitan un número exacto de dosis de estos ingredientes.
Paso 3. Cree un esquema detallado
Mientras realiza las tareas, tómese un minuto para escribir lo que hizo. Esto le ayudará a escribir sus guías en un orden lógico. Si realiza una tarea mientras escribe los pasos, sabrá exactamente qué debe hacerse y cuándo completarlo.
Paso 4. Defina su audiencia
La forma en que está redactada la guía se puede adaptar al tipo de personas que leerán y seguirán su guía. La forma de escribir una guía para adolescentes será diferente a la de los adultos.
También afecta las razones de la audiencia para completar la tarea. El objetivo de un estudiante que trabaja en un proyecto es ciertamente diferente al de un adulto que quiere completar su trabajo
Paso 5. Cree una breve introducción
Esta introducción le dirá al lector qué se puede hacer y cuáles serán los resultados al completar la tarea. Tenga en cuenta que la mayoría de las personas se saltearán la introducción o la leerán. Por lo tanto, no incluya información o advertencias importantes en la introducción.
- Por ejemplo, si está escribiendo una guía sobre cómo hacer sándwiches de mantequilla de maní y mermelada, podría mencionar brevemente que los sándwiches de mantequilla de maní y mermelada son una opción buena y sencilla para los almuerzos y meriendas de los niños.
- Si cree que necesita incluir una advertencia en su introducción, es una buena idea incluirla en uno de los pasos en caso de que el lector pierda su introducción.
Parte 2 de 3: Redacción de la guía
Paso 1. Divida la tarea en pequeños pasos
Cada paso debe contener una acción. Si tiene más de una oración o dos por paso, intente dividirlas en pasos más cortos y simples.
Por ejemplo, escribió una guía sobre cómo pasear a su perro. El paso que dice "Poner el collar alrededor del cuello del perro y atar la correa" es un paso combinado que consta de dos acciones: sujetar la correa y atar las riendas. Por lo tanto, escriba “Ponga la correa alrededor del cuello del perro” como primer paso y “Ponga la correa en la correa” como segundo paso.
Paso 2. Comience cada paso con una palabra de acción
Cada paso escrito debe ser factible. Utilice verbos para indicar exactamente qué acción se debe realizar para completar un paso en la tarea.
- Construya sus oraciones para decirle a alguien lo que debe hacer, no lo que necesita saber.
- Por ejemplo, digamos que está escribiendo una guía sobre cómo pasear a su perro y un paso es ajustar el tamaño de las correas. Para este paso, la frase "verifique el tamaño de las correas" o "mida el cuello de su perro" es más probable que simplemente "Conozca el tamaño de sus correas".
Paso 3. Siga el progreso lógico
Suponga que el lector se pondrá a trabajar inmediatamente después de leer el primer paso. Por lo general, el lector no leerá los pasos de la guía hasta el final. Si hay información que el lector necesita saber para completar la tarea, incluya esta información en los pasos de la guía.
- Si existe un peligro en un paso en particular, incluya una advertencia en ese paso. No incluya una advertencia en la introducción o al final de la guía cuando sea demasiado tarde.
- Incluya las instrucciones adecuadas para que los lectores sepan cuándo han realizado los pasos correctamente. Por ejemplo, puede escribir "Las correas son del tamaño correcto si puede deslizar dos dedos entre la parte posterior del collar y el cuello del perro".
Paso 4. Elija sus palabras con cuidado
Utilice un lenguaje sencillo que sea fácil de entender para todos. Debe evitar el uso de jerga o términos técnicos. Si debe utilizar un término técnico, sea breve y sencillo.
Por ejemplo, si está escribiendo una guía sobre cómo presentar una demanda, es posible que deba incluir términos legales. Primero escriba una explicación simple, luego continúe con los términos técnicos utilizados en la prueba
Paso 5. Utilice verbos positivos
Por lo general, es una buena idea escribir lo que el lector debe hacer para completar la tarea, en lugar de lo que no debe hacer. Cuando una persona lee una guía, su mente apuntará a completar la tarea. Si comienzas con cosas que no deberían hacer, pueden confundirse y hacer lo que no deberían.
Por ejemplo, si está escribiendo una guía sobre cómo pasear a su perro, es posible que desee escribir "asegúrese de que la correa esté bien sujeta" o "ajuste el collar para que le quede bien" en lugar de "no ponga la correa" en demasiado apretado "o" no use un collar que esté demasiado apretado ". demasiado estrecho."
Paso 6. Escriba en segunda persona
Utilice la palabra "usted" para dirigirse directamente a sus lectores para que no se confundan. Cuando use la palabra "usted", los lectores sabrán lo que se debe hacer para completar la tarea sin tener que adivinar.
Por ejemplo, si escribe “la palanca debe estar presionada”, está haciendo que el lector adivine quién debe presionar la palanca. La frase “hay que presionar la palanca” o incluso “presionar la palanca” no dejará en duda al lector
Paso 7. Incluya alternativas
A veces, hay más de una forma de completar uno o más pasos. Incluya alternativas junto con los pasos para que los lectores puedan elegir la forma que prefieran.
Por ejemplo, si está escribiendo una guía sobre cómo hacer un sándwich de mantequilla de maní y mermelada, incluya un relleno alternativo, como "Mantequilla de almendras para personas con alergia al maní"
Paso 8. Incluya una imagen si le ayuda
Hay un proverbio que dice algo como esto, "una imagen es mejor que mil palabras". Para crear pautas claras, a veces las imágenes o los diagramas facilitarán a los lectores la comprensión de las pautas que usted proporciona.
Para obtener más orientación técnica, asegúrese de que la imagen pueda ayudar claramente al lector y que la acción sobre la imagen no se vea obstruida por herramientas o manos
Parte 3 de 3: Prueba de las guías creadas
Paso 1. Organice su guía en secciones
Las tareas complejas tienen más de una parte. Si está escribiendo una guía para una tarea grande que tiene varias secciones más pequeñas, divídalas en secciones separadas.
- Si está numerando las guías, asigne un número a cada sección. El lector sentirá el éxito del logro después de completar cada sección.
- Incluso si su tarea no tiene partes que sean solo parcialmente controlables (semiindependientes), divídala en partes si la tarea tiene varios pasos. De esa manera, el lector no se sentirá abrumado por la cantidad de pasos de la guía.
Paso 2. Intente seguir la guía que escribió
Si no puede seguir las pautas escritas, nadie más lo hará. Pídale a un amigo que lea y siga la guía, y pregúntele si hay alguna parte que lo confunda.
Es posible que deba probar la guía varias veces, especialmente si su guía es larga o compleja
Paso 3. Edite su guía con cuidado
Los errores tipográficos y gramaticales estropearán la claridad de su guía, lo que dificultará su seguimiento. Lea su guía de un lado a otro para asegurarse de que no haya errores.
Si no confía en sus habilidades de edición, pídale a un amigo que consulte su guía
Paso 4. Incluya una lista de herramientas y materiales necesarios
Especialmente si la tarea requiere herramientas o materiales especiales, esta lista será de gran ayuda para el lector. Coloque esta lista al principio de la guía para que el lector pueda reunir todas las herramientas y materiales antes de comenzar la tarea.
Imagina que estás escribiendo una receta. Las recetas siempre incluyen todos los ingredientes y utensilios de cocina necesarios al principio. De esa manera, puedes recolectar todo antes de cocinar
Paso 5. Proporcione las advertencias adecuadas
Al probar la guía, es posible que descubra peligros ocultos que no se revelaron cuando escribió la guía por primera vez. Advierta a los lectores para que puedan protegerse contra este peligro.
