El plan de gestión es una descripción de cómo funcionará la organización o el negocio. Con un plan de gestión, puede formular estructuras y operaciones de gestión. El plan también garantiza que todos los miembros compartan la misma opinión y que se logren los objetivos. Puede elaborar un plan de gestión fácilmente a través de unos sencillos pasos.
Paso
Parte 1 de 4: Iniciar un plan de gestión
Paso 1. Determine la necesidad de un plan de manejo
El plan de gestión sirve para formular los procedimientos y políticas que son importantes para la organización, así como las responsabilidades y autoridades de todos los involucrados. Sin un plan, las operaciones pueden ser inconsistentes, las responsabilidades no están claras y la organización no está preparada para ciertos eventos.
- El plan de negocios permite que todos los miembros de la organización conozcan claramente su puesto, incluido a quién deben informar, quién les informa y sus responsabilidades.
- La afirmación de roles también crea un sentido de responsabilidad porque quedará claro quién tiene la culpa si algo sucede o no sucede.
Paso 2. Delinee el plan
El plan de manejo debe contener una serie de elementos clave. Dibuje un esquema simple en una pizarra o documento de computadora, mostrando las secciones del plan de manejo para que usted y su equipo puedan discutirlas. El plan de manejo debe incluir las siguientes secciones:
- Descripción de la estructura de gestión.
- Una sección que detalla a cada miembro y sus responsabilidades y autoridades.
- Un gráfico que muestra las interacciones y responsabilidades entre cada nivel de la organización.
- Secciones que describen varios aspectos de la organización que se gestiona, así como políticas y procedimientos de gestión.
- Calendario de actualización, ampliación y desarrollo de planes de manejo y manejo.
Paso 3. Describa su estructura de gestión
Cada organización o empresa tiene una estructura de gestión algo diferente. Al comienzo del plan, describa la estructura de gestión en palabras o diagramas. Deje en claro quién toma las decisiones finales, ya sea la gerencia, la junta o una sola persona. Incluya a los tomadores de decisiones internos y externos, así como a los consultores. Si es necesario, explique cómo la asignación de la toma de decisiones se basa en la jerarquía organizativa.
Paso 4. Enumere los diversos aspectos de la organización que se gestionarán según el plan
Divida todos los procesos y funciones en categorías. Las categorías se pueden definir por departamento en una gran empresa o por proceso comercial en una pequeña empresa. Los aspectos de las operaciones que generalmente se incluyen son la gestión de empleados, el control financiero, el control de inventarios o suministros, el marketing o las relaciones públicas y las operaciones (como la fabricación o las ventas). Divida todos los aspectos de la organización para que pueda definir sus respectivos roles y procedimientos.
Parte 2 de 4: Descripción de propiedad y administración
Paso 1. Preste atención al tipo de propiedad de la organización
Describa la propiedad de la empresa en términos claros. Indique si la organización es pública, privada o sin fines de lucro. Además, si hay varios propietarios o inversores, deberá explicar la división de poderes, responsabilidades y acciones. Por ejemplo, la propiedad de la organización puede compartirse en una sociedad o en un acuerdo de accionistas de la empresa.
Paso 2. Enumere los nombres de los miembros de la junta
Si su empresa tiene una junta, enumere los miembros. Escriba un resumen de su liderazgo, experiencia, fortalezas y debilidades. Las empresas privadas pueden no tener una junta directiva. Si no hay tablero, no es necesario que ingrese a esta sección.
Incluya una copia de las políticas de la junta, incluidos los términos de elección, mandato, responsabilidades, poderes y resolución de conflictos. Esta información debe indicarse en el acuerdo de operación comercial u otro documento de incorporación
Paso 3. Presente a los miembros clave de la gerencia
Escriba las calificaciones y la experiencia de cada miembro. Además de los propietarios y miembros de la junta, esta sección incluye inversores, ejecutivos, gerentes, empleados y personal clave y empresarios. Describa los antecedentes de los miembros, junto con sus características y contribución al éxito del negocio.
Paso 4. Presentar las fortalezas de cada individuo en el equipo de gestión
Explique cuán valiosas son estas cualidades para el puesto que ocupa cada miembro. Incluya atributos como capacidad de motivación, aptitud financiera y destreza empresarial.
- Enumere los puestos y deberes anteriores de cada miembro, que se aplican a sus obligaciones actuales. Explique cómo la obligación aprovecha las capacidades y fortalece la posición de la gerencia.
- Ingrese la formación académica de cada gerente. Explique cómo su formación es beneficiosa para la empresa. Incluya la educación que solo sea relevante para su puesto actual.
- Si es el único empleado, incluya su propia experiencia y fortalezas.
Paso 5. Describe el proceso de contratación
Explique los conceptos básicos de la contratación de nuevos empleados. Indique las calificaciones y experiencia requeridas para cada puesto. Esto es especialmente importante si no ha contratado a un gerente. Incluya el proceso de capacitación y cualquier programa de incentivos o recompensas implementado. También se puede incluir aquí una descripción de los beneficios.
Paso 6. Incluya el nombre del consultor o asesor externo que utilizará
Hay personas a las que puede contactar para marketing, asesoramiento personal y consultoría financiera. Por ejemplo, su empresa puede necesitar:
- Abogado
- Contador
- Agente de seguros
- Consultor
Paso 7. Incluya un resumen de las capacidades del equipo de gestión
Escriba una breve descripción que explique por qué su equipo tiene éxito. Al final del plan de gestión, indique específicamente por qué su equipo determinará el éxito del negocio. Explique cómo la combinación de gerentes en este modelo de negocio ayudará a la empresa en los próximos años. Esta sección combina los distintos puntos del plan.
Por ejemplo, “Nuestro equipo de personas de diferentes habilidades tiene una combinación de 40 años de experiencia en este campo. Con una estructura democrática coordinada, pueden trabajar juntos de manera eficaz para lograr los resultados deseados. Con este equipo, creemos que el negocio será rentable en dos años”
Paso 8. Describa la relación entre la gerencia, los propietarios y los empleados
Un aspecto importante de las operaciones de gestión es la interacción entre los niveles de gestión y entre la dirección / propietarios y los empleados. Describa la autoridad, responsabilidad y función de cada nivel en aspectos de las operaciones comerciales. Incluya procesos compartidos de toma de decisiones y colaboración, así como las reuniones o líneas de comunicación necesarias. Asegúrese de que todos estén de acuerdo sobre cómo resolver disputas y compartir el poder.
Parte 3 de 4: Políticas y procedimientos de redacción
Paso 1. Considere la necesidad de una política escrita
Las políticas escritas tienen como objetivo definir las operaciones en grandes organizaciones. Las políticas crearán coherencia y garantizarán que todos los procesos se ejecuten sin problemas. Sin embargo, es posible que una empresa u organización muy pequeña no necesite una póliza. De hecho, las políticas a veces pueden limitar la colaboración y ralentizar el trabajo en grupos pequeños. Piense en el tamaño y las necesidades de su organización antes de redactar una política.
Paso 2. Reúna un grupo de administradores y empleados
En cada consideración de los aspectos de las operaciones, reúna a los miembros de la gerencia y los empleados que son directamente afectados o responsables del proceso o área. Defina políticas y procedimientos con ellos, acepte aportes y aclare todos los detalles. Esto permite que los planes se implementen en operaciones reales y les da a los empleados un sentido de propiedad.
Paso 3. Escriba políticas y procedimientos para cada aspecto del negocio
Esto se utilizará como una explicación para la gerencia y los empleados sobre cómo operar esta parte de la organización. Las políticas, filosofías y regulaciones organizacionales están diseñadas para lograr los objetivos y asegurar que las operaciones estén en línea con los principios organizacionales. Esta política se realiza a través de procedimientos, que son métodos específicos para realizar operaciones comerciales.
Por ejemplo, una política para usar y vender solo materiales y productos amigables con el medio ambiente. El procedimiento para respaldar esta política es comprar bienes de proveedores amigables con el medio ambiente o verificar el impacto ambiental de los materiales o productos utilizados
Paso 4. Asegúrese de que la política se ajuste a su cultura y filosofía
Las políticas y procedimientos deben estar alineados con la filosofía y los objetivos. Verifique cada punto de la política para asegurarse de que todos conduzcan al mismo final. Si algo no se alinea o es cuestionable, realice cambios para adaptarse mejor a la misión.
Parte 4 de 4: Revisión del plan
Paso 1. Vuelva a leer el plan con atención
El plan de manejo debe ser profesional. El documento debe estar libre de errores ortográficos y gramaticales. Imprima en papel blanco sin arrugas ni manchas.
Paso 2. Elija un formato claro
El formato del plan de manejo debe ser el mismo que para cualquier otra propuesta comercial. Puede marcar las secciones principales con títulos en negrita. Utilice una fuente fácil de leer. La fuente estándar es Times New Roman, tamaño 12. Puede usar viñetas para enumerar sus experiencias, habilidades y responsabilidades, o presentar información importante en párrafos cortos.
Paso 3. Considere pedirle a un consultor empresarial que revise el borrador del plan
Cuanta más gente lo lea, mejor. Un asesor de negocios o un planificador financiero puede brindar un mejor asesoramiento. Discuta con un consultor. Es posible que puedan encontrar lagunas o conflictos en él.
Paso 4. Envíelo a todos los propietarios
Todos los propietarios y gerentes de alto nivel de la empresa deben aprobar el plan de manejo. Asegúrese de que cada propietario tenga una copia. Pueden enviarle correcciones y revisiones. Considere cuidadosamente sus aportes. Si no está de acuerdo con un cambio, discútalo con ellos para encontrar un compromiso.
Una vez que estén de acuerdo, haga que todos los propietarios firmen un plan de gestión antes de entregarlo a inversores, bancos u organismos de financiación
Paso 5. Comprométase a cambiar el plan si es necesario
Todos los planes de manejo recién creados no están probados y probablemente requerirán revisión una vez que se implementen. Por lo tanto, debe incluir una estipulación de que los planes se pueden cambiar y revisar a medida que los viajes de negocios. Empiece por hacer un cronograma de evaluación, indicando cuándo se llevará a cabo una reunión para discutir la efectividad del plan y el éxito o fracaso de su implementación.
- Asegúrese de que haya una forma para que toda la gerencia y los empleados envíen comentarios relacionados con el plan de gestión.
- Luego, cree el método de aprobación y aplique los cambios.
