El análisis de costos es uno de los cuatro tipos de evaluación económica (además del análisis de costo-beneficio, análisis de costo-efectividad y análisis de costo-utilidad). Como su nombre lo indica, el análisis de costos se centra en los costos de implementar un programa independientemente del resultado primario. El análisis de costos es un primer paso importante antes de emprender cualquier otra evaluación económica para determinar la idoneidad o confiabilidad de un proyecto.
Paso
Parte 1 de 3: Definición de objetivos y alcance
Paso 1. Sepa por qué se necesita un análisis de costos
El alcance del análisis de costos dependerá de estas razones, por lo que antes de considerar el alcance del análisis, debe asegurarse de que los resultados del análisis de costos responderán a su pregunta principal.
- Si está haciendo un análisis de costos solo para preparar un presupuesto o un plan para el futuro, el alcance generalmente es solo a nivel organizacional.
- Por otro lado, para un propósito más estrecho y específico, como determinar la viabilidad y el costo de un servicio en particular, puede requerir un análisis de costos más estrecho que solo esté dirigido a ciertos servicios.
Paso 2. Identifique su punto de vista de análisis de costos
Además de por qué necesita un análisis de costos, también necesita saber "de quién" los costos deben analizarse. Esto determina los datos que se recopilarán y cómo clasificarlos.
- Por ejemplo, tal vez desee calcular el costo de ofrecer un servicio en particular a un cliente. Si es así, mire los costos desde su punto de vista y considere el monto de las tarifas de servicio cobradas (o se facturarán), el transporte a la ubicación y otros costos.
- Si solo desea saber el costo de un programa, generalmente considerará los gastos de la empresa. También puede estar considerando los costos de oportunidad, como si ofrecer un programa le impide ofrecer otro.
Paso 3. Diversificar los programas ofrecidos
La forma en que describa el programa determinará cómo se analizará la asignación de costos. Si la organización ejecuta programas que son fácilmente distinguibles, la división se puede ver claramente. Para programas superpuestos o programas que comparten los mismos recursos, determine cómo separarlos.
- Los programas superpuestos pueden agruparse hasta cierto punto, en lugar de evaluarse por separado. Elija la forma más lógica de acuerdo con las operaciones de la organización e intente trabajar de la manera más eficiente posible.
- Para determinar si los programas deben desglosarse, observe los servicios que ofrece cada programa, los recursos necesarios para brindar los servicios y a quién se brindan los servicios. Si 2 de 3 de estos factores son iguales en los dos programas relacionados, puede combinarlos en un análisis de costos.
Paso 4. Determine el período de tiempo que desea evaluar
La forma de clasificar y calcular los costos depende del período de tiempo para el que se analizan los costos, como a largo plazo (varios meses o años) o corto plazo (varias semanas o solo una vez).
- Por ejemplo, si está tratando de determinar la viabilidad de un servicio en particular, primero determine cuánto costaría producir ese servicio. Realizará un análisis de costos a largo plazo para determinar si la organización puede pagar los costos del servicio.
- Por lo general, es mejor elegir un período de tiempo que le permita obtener datos de ingresos precisos, en lugar de solo estimaciones. Esto es útil si planea utilizar el análisis de costos como base para una evaluación económica adicional.
Parte 2 de 3: Clasificación de costos
Paso 1. Revise los informes de análisis de costos anteriores, si es posible
Si la organización ya ha realizado un análisis de costos, aplique la misma forma o una forma similar de clasificar los costos. De esta forma, los dos informes se pueden comparar, haciéndolos más útiles con el tiempo.
También puede intentar analizar los análisis de costos que realizan organizaciones similares o que ofrecen los mismos servicios
Paso 2. Enumere todos los costos directos del programa que se está evaluando
Los costos directos incluyen salarios y beneficios para los miembros del equipo, materias primas y suministros, y cualquier mobiliario o equipo necesario. Dependiendo del tipo de programa o servicio ofrecido, también puede incurrir en tarifas de contrato, licencia o seguro.
- Los costos directos son costos incurridos específicamente por programas o servicios que se evalúan en un análisis de costos. Esta tarifa no se comparte con otros programas.
- Los costos generales, como los servicios públicos (incluidos el agua y la electricidad), pueden ser costos directos si el programa o servicio tiene su propia ubicación.
Paso 3. Costos indirectos
Los costos indirectos incluyen los gastos administrativos generales o los sueldos y subsidios de gestión, las instalaciones, el equipo y cualquier otra cosa a la que contribuya algún otro programa o servicio. Lo que se clasifica como costo indirecto dependerá de cómo separe los programas o servicios que ofrece la organización.
En particular, al calcular un programa o servicio por separado, debe asignar estos costos indirectos
Paso 4. Organice los costos para reflejar el propósito del análisis
En última instancia, el informe de análisis de costos debería ser útil para la organización. En lugar de depender de categorías financieras amplias, elija categorías que reflejen con precisión los objetivos del análisis de costos.
Las categorías estándar pueden ser costos de personal, costos operativos y costos de puesta en marcha. Dentro de cada categoría, identifique qué costos se clasifican como costos directos e indirectos
Parte 3 de 3: Cálculo de costos
Paso 1. Recopile información e informes financieros
Para cada tipo de costo que se planea incluir en el análisis, anote las fuentes de datos necesarias para poder calcular los costos asociados. Si desea estimar costos, cree una lista de informes que contengan la información necesaria para que pueda realizar estimaciones confiables.
- Utilice la información de costos reales tanto como sea posible. Esto aumentará la confiabilidad y la utilidad de su análisis de costos.
- Para obtener estimaciones, busque fuentes confiables que se puedan aplicar de la manera más restringida posible. Por ejemplo, si necesita estimar el pago, use la tarifa promedio para los empleados dentro de una ciudad, en lugar de una nacional.
Paso 2. Sume los costos directos del programa
Con la información recopilada, sume los gastos por salarios, equipo, materias primas y otros costos directamente relacionados con el programa que se está revisando. Extienda estos costos durante el período de tiempo analizado.
- Si está haciendo un análisis de costos a largo plazo, primero calcule los costos directos de forma semanal o mensual y luego amplíelos.
- Cuando calcule los costos de personal, asegúrese de incluir el costo (o valor) de los beneficios proporcionados a los empleados que trabajan en el programa relacionado.
Paso 3. Asignar costos indirectos al programa analizado
Para asignar los costos indirectos, determine cómo se puede dividir cada costo entre varios programas. Después de eso, calcule la proporción de costos en programas relacionados.
Por ejemplo, digamos que asigna el salario del director de recursos humanos. Dado que este director es responsable del personal del programa, es natural que su salario se divida de acuerdo con el número de empleados en el personal. Si tiene un total de 10 empleados y 2 están delegados al programa o servicio bajo revisión, puede asignar el 20 por ciento del salario del director al programa en un análisis de costos
Paso 4. Calcule la depreciación del activo
Si los activos de capital de la organización, incluidos el mobiliario o el equipo, se utilizarán para implementar el programa o proporcionar el servicio que se está evaluando, la depreciación del activo debe incluirse en el costo total del programa o servicio.
Calcular la depreciación puede resultar difícil. Si no tiene experiencia en la depreciación de activos, le recomendamos que utilice los servicios de un contador
Paso 5. Considere los costos ocultos
Dependiendo de la organización y el programa que se esté evaluando, puede haber costos adicionales que no aparecen en el presupuesto o en el historial financiero. Incluya estas estimaciones de costos en el análisis para que los resultados sean más creíbles.
- Por ejemplo, si está realizando un análisis de costos del programa para una fundación, los costos ocultos podrían incluir el valor estimado de las horas de trabajo voluntario, las materias primas donadas o el espacio donado.
- Los costos ocultos también pueden incluir costos de oportunidad. Por ejemplo, el lanzamiento de un programa puede afectar la capacidad de una organización para ofrecer otros programas.
Paso 6. Saque conclusiones basadas en sus hallazgos
Regrese a su objetivo de realizar un análisis de costos y determine la acción que debe tomarse. También puede incluir proyecciones o estimaciones de costos futuros asociados con el programa o servicio.
- Como mínimo, su análisis de costos proporcionará una cifra real del costo de ejecutar un programa o servicio en particular.
- Su análisis de costos también puede generar nuevas preguntas, lo que indica que se necesita un análisis más detallado antes de tomar una decisión final.
