El documento de especificación técnica es un documento que contiene las reglas y requisitos que debe cumplir un producto o proceso de producción. Los productos o procesos de producción que no cumplen con los requisitos y reglas enumerados en el documento no cumplen con las especificaciones y, por lo general, se los denomina fuera de especificación. Las especificaciones técnicas se utilizan al emitir contratos de producción o servicio técnico, para determinar las reglas de cumplimiento del contrato.
Utilice los siguientes consejos para redactar un documento de especificaciones técnicas.
Paso
Método 1 de 3: Consideraciones generales
Paso 1. Decida si desea escribir una especificación abierta o cerrada
- Considere escribir una especificación abierta. El documento de especificación abierta solo describe el desempeño que se debe lograr, sin explicar cómo lograr ese desempeño. Por lo tanto, los implementadores tienen la libertad de utilizar cualquier esfuerzo para cumplir con las especificaciones. Por ejemplo, si está escribiendo una especificación de memoria de computadora, no necesita especificar el tipo específico de memoria que debe usarse.
- Considere escribir una especificación cerrada. Además de describir el desempeño que se debe lograr, el documento de especificaciones cerradas también describe el equipo, la tecnología y los métodos de ensamblaje que deben usarse en el diseño del producto o en los procesos de producción. Por ejemplo, un documento de especificaciones de ensamblaje de la máquina puede requerir que el operador use un motor de propulsión hidráulica.
Paso 2. Determine los requisitos evaluando las especificaciones existentes
Paso 3. Determine su estilo de escritura
- Utilice frases directas cortas.
- Evite el uso de pronombres relativos. Exprese claramente lo que quiere decir en el texto.
- Explicar términos técnicos y abreviaturas que se usan comúnmente en el campo. Para explicar los términos técnicos, agregue un capítulo de "definiciones" al principio del documento.
Paso 4. Cree una tabla de contenido
Coloque los requisitos generales del producto o proceso de producción al principio del documento, seguidos de secciones más específicas.
Método 2 de 3: creación de especificaciones
Paso 1. Anote todas las necesidades que debe satisfacer el producto o proceso de producción
Utilice la palabra "debe" para describir una necesidad. El implementador debe satisfacer plenamente las necesidades descritas por la palabra "debe". Considere los siguientes factores para determinar la necesidad y agregue otros factores según sea necesario:
- Determine el peso y / o tamaño apropiado del producto.
- Describa en su totalidad las condiciones ambientales adecuadas para el funcionamiento del producto. Si el producto está sujeto a una degradación del rendimiento en condiciones de humedad o temperatura extremas, anótelo en las especificaciones.
- Dar tolerancia al desempeño del producto o proceso de producción.
- Defina los estándares de seguridad o mano de obra de terceros que se deben aplicar al producto o al proceso de producción. Por ejemplo, puede requerir que su producto pase la certificación UL o CSA.
- Describa las especificaciones técnicas específicas que debe cumplir el producto o proceso de producción. Por ejemplo, en una especificación de proceso de producción electrónica, puede especificar los requisitos de interfaz y la velocidad de producción, mientras que para una especificación de proceso de producción mecánica, puede especificar un estándar de densidad o capacidad.
- Determine la vida útil del producto o proceso de producción. Si el producto o proceso de producción requiere mantenimiento periódico, incluya una descripción detallada del proceso en la especificación. En la especificación, debe enumerar las condiciones bajo las cuales se requiere el mantenimiento y la frecuencia con la que se debe realizar el mantenimiento.
Método 3 de 3: Finalización de la especificación
Paso 1. Cree un título y un número de control para la especificación
También asegúrese de crear un documento de especificaciones que pueda revisarse.
Paso 2. Defina la autoridad que puede emitir y modificar especificaciones e incluya un campo de firma como atestación
Paso 3. Lea las especificaciones de manera crítica
Colóquese como un implementador sin experiencia o un ejecutor que busca ahorrar dinero eludiendo las especificaciones siempre que sea posible. Después de eso, ajuste las especificaciones según sea necesario para ayudar a los implementadores novatos y para cerrar las lagunas de la astucia.
