Escribir correos electrónicos de recordatorio amigables puede ser complicado. No querrás parecer agresivo o impaciente, pero tu mensaje tiene que llegar. Use un tono amigable en los correos electrónicos con saludos y expresiones amables. Incluya el motivo por el que envía el correo electrónico de recordatorio para que los destinatarios sepan lo que desea. Asegúrese de que no haya errores en el correo electrónico para que no solo parezca amigable, sino también profesional.
Paso
Parte 1 de 3: Usar un tono amigable
Paso 1. Salude al destinatario
En una situación empresarial, puede "debería" utilizar un saludo formal, como "Estimado". Sin embargo, el correo electrónico personalizado se utiliza cada vez con más frecuencia. Algunos saludos por correo electrónico que pueden ayudar a crear un tono amistoso incluyen:
- ¡Hola!
- Hola amigo
- Mucho tiempo sin verte
- ¡Oye!
Paso 2. Alude a su relación con el destinatario
Si solo se enfoca en el recordatorio, su mensaje parecerá frío. Alude a una relación personal con el destinatario al incluir frases que reflejen amistades y experiencias compartidas. Esto incluye:
- ¿Cómo es la escuela?
- ¿Hola amigo como estas?
- El fin de semana pasado fue muy divertido.
- ¿Cuándo fue la última vez que hablamos, hace un mes?
- ¡Nuestro último viaje fue muy divertido! Tenemos que volver a hacerlo.
Paso 3. Refina tu expresión
Esto es especialmente importante para la sección de recordatorios del correo electrónico. Si no ha estado en contacto con el destinatario durante mucho tiempo, es mejor disculparse o proporcionar una excusa para llamarlo solo para recordárselo. Algunos ejemplos de expresiones sutiles incluyen:
- Sé que no hemos hablado en mucho tiempo, pero quería recordarte …
- La llegada de un nuevo bebé me ha mantenido ocupada, solo recordé recordarte …
- Sé que estás ocupado, así que no quiero molestarte, pero quería enviarte un recordatorio …
Paso 4. Sea cortés
Si el recordatorio es importante, puede parecer agresivo. Recuerde que el destinatario está ocupado con su vida. Diga siempre "por favor" y "gracias" con expresiones apropiadas. Es posible que desee incluir frases amables como:
- Lamento molestarte, pero quería asegurarme …
- Responda a este correo electrónico lo antes posible …
- Gracias por tomarse el tiempo de leer y responder este correo electrónico de recordatorio. Realmente lo aprecio.
- Estoy esperando por tu respuesta.
Parte 2 de 3: Requisitos de listado
Paso 1. Utilice encabezados de columna
No es necesario que escriba una columna de encabezado inteligente. Los encabezados de columna que sean claros e inequívocos serán más útiles. De esa manera, el destinatario puede conocer el propósito del correo electrónico de un vistazo. Algunas opciones comunes para los correos electrónicos de recordatorio amigables incluyen:
- Cheque
- Recordatorio rápido sobre…
- Próximos viajes / eventos.
- Contando participantes de viajes / eventos.
Paso 2. Recuerde incluir un recordatorio
Cuando se esfuerza tanto por ser educado y amable, puede olvidar algo importante, como un recordatorio. Escriba un recordatorio del paquete al comienzo del correo electrónico, después del saludo y una oración de relación personal. Por ejemplo:
- "Hola amigo, No hemos hablado en mucho tiempo, Ben. ¿Cómo están tu esposa e hijos? Mi esposa y mi hijo me han mantenido ocupada, pero quería preguntarte sobre …"
-
¡Hola!
Abuela, he querido enviar este mensaje durante mucho tiempo. Lamento estar demasiado ocupada. Quiero recordarle a la abuela sobre nuestro almuerzo …"
Paso 3. Utilice un lenguaje conciso
Es cierto que el lenguaje cortés requiere oraciones más largas. Por ejemplo, la frase "Trabaja más duro" sería más educada si escribieras "Sería mejor si trabajaras más duro". Si bien es educado, las oraciones largas pueden hacer que el enfoque de tu correo electrónico no sea claro.
Utilice una estructura más simple para sus correos electrónicos. Tal vez algo como esto: Saludo (apertura) → Relaciones personales → Recordatorio → Saludo final (cierre)
Paso 4. Edite la información innecesaria
Para cada oración y parte de la oración, pregúntese: "¿Es esto necesario?". En algunos casos, "necesario" puede tener un significado amplio, como "Esto es necesario para que mi correo electrónico no suene frío". Elimine las partes innecesarias del correo electrónico.
En general, los adverbios (como "muy", "muy", "realmente", "una vez" y "por supuesto") se pueden eliminar para que su correo electrónico sea más conciso
Paso 5. Termine el correo electrónico con un saludo de cierre
"Bendiciones" significa decir "adiós". El saludo de cierre incluye expresiones como "Saludos", "Atentamente", "Atentamente" y "Saludos". Su firma debe escribirse después del saludo de clausura. Un saludo de clausura general como este puede parecer formal. Es posible que desee probar algo como:
- tu amigo
- tu amigo
- envía saludos por el éxito
- Que tenga un lindo día
- tu turno
- Espero escuchar de usted
Parte 3 de 3: Asegurarse de que no haya errores en el correo electrónico
Paso 1. Revise su correo electrónico
Incluso leer un correo electrónico una o dos veces reducirá los errores básicos que puedan aparecer mientras los escribe. Después de redactar su correo electrónico, vuelva a verificar la ortografía y la gramática en su correo electrónico.
- Muchos proveedores de correo electrónico tienen funciones de revisión ortográfica y gramatical. La calidad de la función depende del proveedor de correo electrónico. En algunos casos, esta función puede no ser muy precisa.
- Recuerde verificar el título, el saludo y los campos de cierre (cierre). Probablemente te olvides de esto y te concentres en el contenido del correo electrónico.
Paso 2. Lea el correo electrónico en voz alta
Si está escribiendo un correo electrónico importante, o si desea parecer cortés y amigable con alguien, lea su correo electrónico de principio a fin en voz alta. ¿Suena como una conversación? Si es así, su correo electrónico está listo para ser enviado.
Reescribe oraciones o pasajes que suenen incómodos. Utilice su mejor juicio al evaluar esto. Cada persona tendrá una vista diferente dependiendo de cómo hables
Paso 3. Pídale a otra persona que lea su correo electrónico
Para comunicaciones importantes, como con fines comerciales, es posible que desee pedirle a otra persona que consulte el correo electrónico de recordatorio antes de enviarlo. Si su correo electrónico es conciso, generalmente solo tomará un corto tiempo y es fácil detectar incluso los errores más pequeños.
- Consulte los servicios de mensajería en línea. Envíe un correo electrónico a sus amigos en línea y haga preguntas como: “Hola, ¿puedes leer el breve correo electrónico que necesito enviar? No tomará mucho tiempo ".
- Recuerde siempre agradecer a todos los que lean su correo electrónico. Después de todo, te ayudan.
