Excel es excelente para tablas y datos, pero ¿cómo puede usarlo y estructurarlo para que satisfaga sus necesidades? La herramienta Ordenar le permite ordenar rápidamente columnas con varios formatos, o puede crear sus propios formatos para múltiples columnas y tipos de datos. Utilice la función Ordenar para organizar sus datos y facilitar su comprensión y uso.
Paso
Parte 1 de 3: ordenar alfabéticamente o por número
Paso 1. Seleccione sus datos
Puede hacer clic y arrastrar (hacer clic y arrastrar) para seleccionar la columna por la que desea ordenar, o puede hacer clic en una celda de la columna para activar esa celda y dejar que Excel ordene los datos automáticamente.
Todos los datos de una columna deben organizarse de acuerdo con su tipo para ordenarlos (ejemplo: texto, números, fechas)
Paso 2. Busque el botón Ordenar
Este botón se encuentra en la pestaña Datos en la sección Ordenar y filtrar. Para ordenar rápidamente, use los botones "AZ ↓" y "AZ ↑".
Paso 3. Ordene sus columnas haciendo clic en el botón correspondiente
Cuando ordena números, puede ordenarlos de menor a mayor ("AZ ↓") o de mayor a menor ("AZ ↑"). Cuando ordena el texto, puede ordenarlo alfabéticamente ("AZ ↓") o en orden alfabético inverso ("AZ ↑"). Cuando ordena fechas u horas, puede ordenarlas de la más antigua a la más reciente ("AZ ↓") o de la más antigua a la más antigua ("AZ ↑").
Si hay otra columna que contiene datos además de la columna que está ordenando, aparecerá una ventana de pregunta preguntándole si desea ingresar los datos para ordenar. El resultado del orden aún se basa en la columna que seleccionó, pero los datos al lado de esa columna seguirán el orden de acuerdo con los datos en la columna seleccionada
Paso 4. Problema con la columna que no se ordena
Si encuentra un mensaje de error cuando intenta ordenar, la causa más común es un problema de formato con los datos.
- Si está ordenando números, asegúrese de que todas las celdas tengan el formato de números y no de texto. Las cifras se pueden "importar" accidentalmente o leer como texto desde ciertos programas o aplicaciones de contabilidad.
- Si ordena el texto, pueden surgir errores debido a la presencia de espacios o al formato incorrecto de los datos.
- Si ordena por fecha u hora, el problema generalmente surge del formato de los datos. Para que Excel ordene por fecha, debe asegurarse de que todos sus datos tengan el formato de fechas.
Parte 2 de 3: ordenar por criterios múltiples
Paso 1. Seleccione sus datos
Supongamos que tiene una hoja de cálculo con una lista de nombres de clientes y sus ubicaciones en la ciudad. Luego, desea ordenar las ciudades alfabéticamente, luego ordenar alfabéticamente a cada cliente también dentro de cada ciudad. Puede hacer esto creando una clasificación personalizada.
Paso 2. Haga clic en el botón Ordenar
Se encuentra en la sección "Ordenar y filtrar" de la pestaña Datos. Aparecerá una ventana que le permitirá crear una secuencia específica con varios criterios.
Si su columna tiene encabezados en la primera celda, por ejemplo, “Ciudad” y “Nombre”, asegúrese de marcar la casilla Mis datos tienen encabezados en la esquina superior izquierda de la ventana Ordenar que aparece antes
Paso 3. Realice sus primeros ajustes
Haga clic en el menú Ordenar por para seleccionar la columna que desee. En este ejemplo, primero ordenará la ciudad, así que seleccione la columna apropiada del menú.
- En el menú "Ordenar por", seleccione "Valores".
- Organiza el orden "A a Z" o "Z a A" a tu gusto.
Paso 4. Realice el segundo ajuste
Haga clic en el botón Agregar niveles. Esto agregará una configuración más debajo de la primera configuración. Seleccione la segunda columna (Nombre de columna en este ejemplo), luego ajuste la configuración (para una lectura más fácil, elija el mismo menú de configuración que en la primera configuración).
Paso 5. Haga clic en Aceptar
Su lista se ordenará según la configuración que realizó anteriormente. Puede ver las ciudades ordenadas alfabéticamente y los nombres de los clientes ordenados alfabéticamente dentro de cada ciudad.
Este ejemplo es un ejemplo simple y solo incluye dos columnas. Sin embargo, puede crear secuencias complejas e incluir varias columnas si lo desea
Parte 3 de 3: ordenar por color de celda o letra
Paso 1. Seleccione sus datos
Puede hacer clic y arrastrar (hacer clic y arrastrar) para seleccionar la columna por la que desea ordenar, o puede hacer clic en una celda de la columna para activar esa celda y dejar que Excel ordene los datos automáticamente.
Paso 2. Haga clic en el botón Ordenar
Se encuentra en la pestaña Datos en la sección "Ordenar y filtrar". Aparecerá la ventana Ordenar. Si tiene otra columna que contiene datos junto a la columna que seleccionó, se le preguntará si desea ingresar esos datos.
Paso 3. Seleccione "Color de celda" o "Color de fuente" en el menú "Ordenar por"
Esto le permitirá seleccionar el primer color que desea ordenar.
Paso 4. Elija el color que desea ordenar primero
En el menú Pedido, puede usar el menú 'desplegable' para seleccionar qué color desea poner primero o último en el pedido. Solo puedes elegir el color que está en la columna.
No hay una configuración "predeterminada" o predeterminada para ordenar los colores. Tienes que hacer los arreglos tú mismo
Paso 5. Agrega otro color
Deberá agregar otras configuraciones para cada color que ordene. Haga clic en Agregar nivel para agregar configuraciones. Seleccione el siguiente color por el que desea ordenar, luego configure los órdenes de disposición en el orden en que desea hacerlos.
Asegúrese de que cada comando de configuración sea el mismo para cada configuración. Por ejemplo, si está ordenando de arriba a abajo, asegúrese de que en el menú Ordenar cada configuración que seleccione En la parte superior
Paso 6. Haga clic en Aceptar
Cada configuración tendrá efecto individualmente y las columnas se ordenarán según el color que haya establecido.
Consejos
- Intente ordenar los datos de una manera diferente; Diferentes puntos de vista pueden mostrar diferentes aspectos de la información presentada.
- Si su hoja de cálculo tiene sumas, promedios u otra información de recapitulación debajo de la información que desea ordenar, tenga cuidado de no ordenarlos también.
