Un proceso empresarial es un sistema que utiliza una empresa para lograr sus objetivos. Este proceso también se puede interpretar como los pasos que se toman para generar valor para los clientes. Los gerentes analizan los procesos comerciales para evaluar qué tan bien están funcionando. El administrador primero analiza los procesos que se están ejecutando actualmente. Después de eso, la gerencia puede determinar cambios para mejorar los procesos existentes. Las mejoras en los procesos pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, reducir costos o crear productos que sean más adecuados para los clientes.
Paso
Parte 1 de 2: Determinar cómo se crean los procesos comerciales
Paso 1. Defina los procesos comerciales
Los procesos comerciales se refieren a las actividades que los empleados realizan a diario para lograr los objetivos de la organización. Este proceso refleja las acciones de la empresa para lograr ciertos objetivos. El proceso comercial debe incluir todas las variaciones o excepciones del proceso. Para comprender cómo analizar un proceso empresarial, debe considerar cómo se crea un proceso empresarial.
- Considere el alcance de la tarea. Por ejemplo, actualiza el proceso utilizado para enviar facturas a los clientes. El alcance de la tarea se refiere a cuán amplio es el alcance de la tarea a realizar. En este caso, suponga que el alcance son todas las facturas enviadas a un cliente. Determina que en un mes se envían a los clientes una media de 200 facturas.
- Especifique el resultado deseado. Piense en lo que este proceso está tratando de lograr. En este caso, desea que las facturas se envíen con precisión a cada cliente tan pronto como se envíe el producto. Enviará una copia física de la factura al enviar el pedido. También enviará por correo electrónico a cada cliente una factura electrónica.
- Enumere los subprocesos que están en proceso. Cuanto más específico es un proceso, más fácil es analizarlo y mejorarlo.
- Documentar los procesos comerciales. Puede documentar el proceso como una lista de pasos y considerar representarlos en un diagrama de flujo. Los procesos a menudo atraviesan varios departamentos en grandes organizaciones. El proceso de creación de facturas, por ejemplo, involucraría a los departamentos de facturación y contabilidad.
- Defina los distintos departamentos o funciones de la entidad en el proceso junto con todas las entradas y salidas. Por ejemplo, hacer un recibo de pago requiere la participación del departamento de producción para averiguar el número y las horas de los trabajadores trabajados, el departamento de recursos humanos para averiguar las tarifas y las reducciones salariales, etc.
- Enumere todas las excepciones al proceso. Casi todos los procedimientos comerciales tendrán excepciones y variaciones. Por ejemplo, es posible que algunos clientes reciban grandes descuentos. Este cliente solicita productos en grandes cantidades. Dar un gran descuento hace que el personal de facturación deduzca el monto del descuento calculado en el software de facturación. Los grandes descuentos deben ingresarse manualmente para crear una factura precisa.
Paso 2. Documente el proceso comercial y piense qué tipo de proceso comercial crear
La separación de varios procesos comerciales por tipo ayudará al análisis de procesos comerciales y a la mejora de procesos. Si dos procesos son del mismo tipo, las actualizaciones de procesos pueden ser similares. Un proceso en particular puede ser un proceso operativo, de soporte o de gestión.
- Los procesos operativos se refieren a las tareas diarias de entregar productos a los clientes. El proceso de creación de facturas para clientes se puede incluir en el proceso operativo. Es muy importante enviar facturas precisas a los clientes para que los pagos se puedan cobrar lo más rápido posible.
- Los procesos de soporte se refieren a las actividades de soporte operativo de su empresa. El Departamento de Recursos Humanos es un ejemplo de área de apoyo a la empresa. Este departamento apoya a los gerentes de departamento en la entrevista y contratación de nuevos empleados. Aunque los recursos humanos no están directamente involucrados con los clientes, apoyan al departamento de operaciones.
- Toda organización necesita administración para ejecutar la dirección comercial general de la empresa. El proceso de planificación e implementación del presupuesto es un proceso de gestión. Todas las empresas deben tener un proceso de presupuestación formal. Este proceso debe involucrar a la gerencia discutiendo el presupuesto de la empresa con el gerente financiero.
Paso 3. Analice los procesos de negocio para encontrar síntomas de ineficiencia del proceso
Los procesos comerciales constan de entradas (entradas) y salidas (salidas). La mano de obra, la energía, los materiales y el equipo de capital se consideran insumos. Los insumos son activos que se utilizan para generar ingresos y ganancias. Por otro lado, la salida es un producto o servicio físico. Las entradas ingresan al proceso y producen salidas. Deberá realizar un análisis para buscar las ineficiencias de este proceso.
- Su proceso debe utilizar las entradas de manera eficiente para producir salidas. Por ejemplo, administra una sucursal de un taller de reparación. Su aportación es mano de obra, equipos y piezas. Su salida son los servicios de reparación de vehículos del cliente.
- Un tiempo de reparación prolongado o una acumulación de trabajo es un indicio de ineficiencia del proceso. El problema puede deberse a que el programa de reparación de algunos clientes está demasiado ajustado.
- También se pueden ver indicios de ineficiencia del proceso si el costo de reemplazo de piezas excede con creces el presupuesto. En este caso, el problema puede ser específico del departamento de compras o de las piezas del proveedor.
- Determine qué procesos necesitan mejorar en función de los problemas identificados. Debe priorizar varios procesos comerciales. Elija el proceso que tenga el mayor impacto en su negocio. Por ejemplo, es posible que desee corregir el tiempo de ejecución primero. El largo tiempo de procesamiento hará que la empresa pierda clientes. Priorizar la mejora del proceso.
Parte 2 de 2: Análisis de procesos comerciales
Paso 1. Hablar con personas clave sobre los procesos dentro de la empresa
Una vez que haya determinado el proceso a mejorar, analice el proceso con las personas responsables de su implementación. Tómese el tiempo para entrevistar a los participantes clave y solicite las mejoras que se podrían realizar.
- Pregunte sobre las acciones del personal y por qué.
- Determine la entrada necesaria para realizar cada tarea y de dónde obtiene cada entrada. Si la empresa produce jeans de mezclilla, debe saber quién es el proveedor de mezclilla y la frecuencia con la que se envían las materias primas a la empresa.
- Identifique los resultados de cada tarea y quién los recibirá. Si administra un taller, el personal del taller debe documentar su trabajo. El personal de reparación debe transmitir la información al departamento de facturación, que luego genera una factura para el cliente.
- Solicite sugerencias sobre cómo abordar las ineficiencias del proceso que encuentre su personal.
Paso 2. Cree un diagrama de flujo empresarial para cada proceso
Los diagramas de flujo de procesos pueden ayudarlo a describir los procesos comerciales. Puede utilizar la documentación de la discusión del proceso para crear un diagrama de flujo. Este diagrama de flujo debe tener todos los pasos necesarios para completar un proceso comercial en particular.
- Es importante tener en cuenta que un diagrama de flujo de procesos comerciales solo debe contener procedimientos definidos que los empleados deben seguir.
- Los diagramas de flujo se pueden dibujar manualmente o con software. Se pueden utilizar programas de Word y hojas de cálculo con funciones de mapeo para crear diagramas de flujo. También puede encontrar software especializado para crear diagramas de flujo.
- Los diagramas de flujo son herramientas muy útiles para ver claramente los procesos comerciales que tiene delante. Esta herramienta facilitará la identificación y corrección de ineficiencias.
- Una vez que se realicen cambios en el proceso, revise los resultados nuevamente y vea si el proceso ha mejorado según sus expectativas. De lo contrario, repita el proceso de análisis e intente identificar las áreas que necesitan mejoras. El análisis de procesos comerciales es una actividad continua en su negocio.
Paso 3. Realice una sesión de lluvia de ideas para encontrar mejoras en el proceso
Muchos procesos involucran a más de un departamento dentro de su negocio. Las sesiones grupales identificarán las ineficiencias del proceso que afectan a más de un departamento. Estas sesiones también pueden validar la información proporcionada durante las entrevistas personales con los participantes.
- Resuma la información recibida y compártala con los participantes del proceso. Esto incluirá a los participantes que hayan sido entrevistados y no hayan sido entrevistados anteriormente. Pide comentarios a todos. Esta retroalimentación proporcionará una guía adicional para su análisis.
- La información recibida de los participantes en el proceso debe darle una idea clara de cómo funciona el proceso y cuál es el problema.
- La discusión interpersonal se convierte en la base para realizar cambios en un proceso. Los cambios pueden ser reducciones de costos, reducciones de tiempo de ciclo de procesos, simplificaciones de procesos o mejoras de servicio para los clientes.
