Una forma de que las empresas sigan siendo competitivas es mejorar sus procesos comerciales, tanto desde una perspectiva operativa como financiera. Hacerlo requiere una forma de medir el progreso de un proceso específico. "Lo que no se puede medir, no se puede administrar". Una empresa no puede administrar un proceso si no tiene un método de medición adecuado. Por lo tanto, las métricas (detalles medibles del proceso) se utilizan para recopilar datos antes y después de implementar los cambios. El análisis de estas métricas proporciona datos que comunican la cantidad de mejora que se debe a los cambios en el proceso. Para comenzar, primero deberá seleccionar una métrica que se ajuste al proceso que está midiendo.
Paso
Parte 1 de 3: Configuración del sistema de mejora de procesos
Paso 1. Determine qué debe medirse
Es decir, a qué te refieres con "mejora". ¿Quiere un proceso que sea más confiable, más rápido, eficiente o mejor en otra cosa? Esto aclarará su proyecto. Asegúrese de que su proceso produzca resultados medibles.
Por ejemplo, una empresa que quiera aumentar la velocidad de entrega del producto medirá el tiempo de entrega. Es posible que las empresas de digitalización de datos deseen medir el porcentaje de errores de caracteres en un lote o en la salida del proceso
Paso 2. Asegúrese de que el vocabulario de su proyecto sea coherente
Utilice términos comúnmente entendidos para asegurar la precisión y consistencia de las mediciones. Esto asegura la confiabilidad de la información compartida con otras partes de diferentes ubicaciones e instalaciones. Esto evitará malentendidos y aclarará las definiciones de todas las variables que se miden.
Por ejemplo, la empresa mide el tiempo en días. Otras sucursales de la misma empresa pueden tener diferentes interpretaciones de la palabra "un día". Quizás, piensan en ello como una jornada laboral de 8 horas, y no de 24 horas. Cosas como esta pueden dar lugar a malentendidos entre las sucursales de la empresa
Paso 3. Decida cómo se recopilarán los datos
Los datos deben recopilarse de la misma manera en toda la empresa. Por ejemplo, si un departamento utiliza una muestra aleatoria para recopilar datos, todos los departamentos deben hacer lo mismo. De lo contrario, los datos no serán comparables. Además, las unidades de medida también deben ser las mismas. Asegúrese de que las unidades de medida utilizadas sean todas iguales al medir la salida.
Por ejemplo, la velocidad de entrega se puede medir en minutos u horas. Convertir de una unidad a otra es solo una pérdida de tiempo
Paso 4. Determine el estándar de precisión de cálculo
Esto significa que un departamento no debe redondear números hasta que no haya comas y otro departamento debe redondear hasta dos dígitos después de la coma. La diferencia en el nivel de detalle de los números estropeará los resultados. No olvide que las unidades más pequeñas tienden a dar resultados más precisos.
Por ejemplo, todos los departamentos deben ponerse de acuerdo sobre cómo redondear los números
Parte 2 de 3: Determinar métricas apropiadas para el proyecto
Paso 1. Elija una métrica principal
Las métricas clave definen los resultados u objetivos de la mejora del proceso. Por ejemplo, un fabricante de automóviles podría medir la cantidad de automóviles producidos por hora. Antes de llevar a cabo la mejora del proceso, primero se toma la base de medición. Al final del proyecto, se vuelve a medir el proceso. Luego, se realiza el cálculo del número de mejoras en el proceso.
Paso 2. Conecte las métricas clave con las métricas comerciales
Las métricas comerciales miden cómo las mejoras en los procesos operativos logran uno de los objetivos de la empresa. Por ejemplo, si la métrica principal es acelerar la producción de productos, la métrica empresarial puede aumentar las ganancias o disminuir los costos fijos. Existe una relación de causa y efecto entre las métricas clave y las métricas comerciales. Esta discrepancia explica la razón por la cual las mejoras en las métricas clave también mejoran el desempeño de la empresa.
Paso 3. Considere posibles resultados inesperados
Pueden surgir cargas inesperadas como resultado de proyectos de mejora de procesos. Si la métrica principal mide lo que debería mejorarse, habrá otras métricas consecuentes para medir lo que no debería cambiar. Los datos métricos consiguientes deben obtenerse antes, durante y después del proyecto. De las muchas métricas de consecuencias posibles en un proyecto, solo unas pocas tienen un impacto importante en la calidad de la producción y deben tenerse en cuenta.
Por ejemplo, una empresa que busque aumentar la velocidad de entrega no debería experimentar mayores costos debido a una mala manipulación y daños en el producto. En este caso, la proporción de defectos del producto es una métrica consecuente
Paso 4. Defina métricas financieras
Ahorrar dinero no es necesariamente la métrica principal de la empresa. Sin embargo, las empresas deben monitorear los resultados financieros de las mejoras de procesos. Esto no debe confundirse con los costos contables del proyecto. Las métricas financieras deben ser una herramienta para analizar los beneficios económicos de los proyectos emprendidos. Muchas empresas continúan monitoreando las métricas financieras hasta un año después de que se completa el proyecto.
Por ejemplo, se puede esperar que un aumento en el tiempo de fabricación aumente los ingresos de la empresa. La empresa controlará los ingresos, junto con otros factores como las ganancias, desde el momento de la implementación del cambio, y medirá cómo será el impacto del cambio de proceso
Parte 3 de 3: Recopilación de datos
Paso 1. Mida el tiempo
El tiempo de proceso mide la duración de los pasos en el proceso de hacer que un producto o servicio dure. Otras métricas de tiempo miden la cantidad de tiempo que un proyecto agrega valor o la cantidad de tiempo que lleva responder a la solicitud de un cliente. El cálculo de la métrica puede ser un porcentaje del tiempo de entrega.
Se ha demostrado que las estrategias para reducir el tiempo de proceso aumentan el negocio. Esto puede aumentar la producción y acelerar la entrega de productos o servicios. Si el precio y la calidad de los bienes o servicios son los mismos que los de la competencia, los clientes optarán por comprar bienes o servicios que sean aceptados más rápidamente. Si se puede reducir el tiempo de procesamiento, las posibilidades de recibir nuevos pedidos y negocios serán mayores
Paso 2. Mida los costos
La métrica de costos evalúa el costo total del proceso de producción. Esta métrica también mide los costos operativos en relación con los niveles de producción. El costo por transacción mide el costo de producir una unidad. El ahorro de costos mide la reducción de costos por transacción. El ahorro de mano de obra mide la reducción de las horas de trabajo necesarias para producir bienes o servicios.
Una estrategia de reducción de costos se vuelve importante cuando los ingresos comerciales comienzan a disminuir. Por ejemplo, Bank of America experimentó una disminución en los ingresos por préstamos y transacciones en 2011. Por lo tanto, redujeron su fuerza laboral para seguir pagando a los accionistas. Los gerentes y consultores bancarios decidieron utilizar métricas de costos para identificar trabajos que podrían cancelarse para ahorrar dinero sin perjudicar a la empresa
Paso 3. Mida la calidad
Las métricas de calidad miden la satisfacción del cliente. Los datos de satisfacción del cliente se pueden obtener a través de encuestas, quejas de los clientes y otros comentarios. Las métricas de calidad también evalúan si un proceso agrega valor al cliente. Esta métrica también analiza la frecuencia de errores y reprocesos. El porcentaje de errores se verá en el nivel de defectos del producto. El porcentaje de finalización y el nivel de precisión miden la frecuencia de los procesos sin defectos.
- La industria de la salud se basa en gran medida en métricas de calidad. La mejora de la calidad debe basarse en datos. Los analistas observan datos financieros y clínicos para determinar variaciones en la prestación de atención médica. El proceso de prestación de servicios se desglosa y luego se buscan áreas innecesarias o redundantes para crear un proceso que ofrezca resultados de alta calidad. La reducción de costos no agrega valor si no puede mejorar o mantener un determinado nivel de calidad.
- La clave para mejorar la calidad es aumentar la eficiencia sin reducir la efectividad. La eficiencia se refiere a la cantidad de recursos necesarios para entregar un producto o servicio. La eficacia se refiere a qué tan bien se logran los objetivos del producto o servicio.
Paso 4. Mida la salida
Las métricas de salida miden la cantidad de un producto o servicio proporcionado durante un período de tiempo. Los objetivos de producción deben estar alineados con las demandas del cliente. Las métricas de salida también miran la acumulación y el exceso de inventario (la suma de ambos debe ser mínima). Finalmente, el trabajo en progreso se mide para determinar la cantidad de productos o servicios que están en proceso.
Una estrategia para aumentar la producción en la fabricación es el trabajo estandarizado. Por ejemplo, en la industria automotriz, los fabricantes de automóviles tienen métodos estándar para instalar automóviles. Los fabricantes pueden establecer estándares en el proceso de producción para aumentar la producción. Las métricas pueden ayudar a analizar qué tan bien un proceso está mejorando la producción. Se dice que el proceso tiene éxito si el producto se fabrica dentro de un cierto tiempo con un nuevo proceso estandarizado que aumenta en número
Paso 5. Mida la complejidad del proceso
Esta métrica mide la cantidad de pasos en el proceso de producción que deben pasarse. Esta métrica también muestra la frecuencia de desaceleración del proceso debido a cambios de manos o solicitudes de aprobación del supervisor. El número de pasos en el proceso se cuenta junto con los pasos del proceso de valor agregado. Estos pasos hacen que el producto o servicio sea más valioso. La métrica también mide la frecuencia de devoluciones de productos por reparaciones de defectos.
