Como su nombre lo indica, una carta de respuesta es una carta hecha para responder a la pregunta o solicitud de alguien, que generalmente también se envía por escrito por carta y se usa comúnmente como un medio para intercambiar información en el mundo empresarial. Para producir la carta de respuesta perfecta, lo primero que debe hacer es revisar el contenido de la carta que contiene la pregunta o solicitud que recibió. Luego, busque cualquier información adicional necesaria para responder la carta. Después de hacer ambas cosas, comience a escribir una carta de respuesta con oraciones que sean amables, directas, claras y capaces de responder a todas las preguntas o solicitudes enumeradas en la carta original. Además, asegúrese de que el tono de su oración también sea amigable e informativo para garantizar que la carta pueda satisfacer la satisfacción del destinatario.
Paso
Método 1 de 3: revisión del contenido de la carta original
Paso 1. Identifique la información solicitada o cuestionada por el remitente de la carta
Debido a que las cartas de respuesta están ahí para proporcionar todo lo que el remitente necesita saber, siempre tómese el tiempo para revisar cuidadosamente el contenido de la carta. En particular, comprenda la necesidad de que el remitente de la carta sepa qué información puede proporcionarle.
- A veces, determinar el significado de una letra no es tan fácil como girar la palma de la mano, especialmente si el estilo de escritura del autor de la carta no es claro. Por lo tanto, siempre tómese el tiempo para comprender las necesidades del remitente de la carta antes de redactar una carta de respuesta.
- Si es necesario, anote algunas de las cosas importantes que encuentre en la carta para comprender mejor la intención del remitente. En particular, resuma lo que pidió el remitente y diseñe su respuesta a cada pregunta o solicitud.
Paso 2. Obtenga más información sobre la información solicitada por el remitente de la carta
Si el remitente de la carta solicita información sobre algo, es probable que ya lo sepa y pueda responderlo de inmediato, o viceversa. Si no comprende la información solicitada, tómese el mayor tiempo posible para recopilar información antes de responder a la carta.
Por ejemplo, el remitente de la carta puede querer confirmar el estado de su solicitud de empleo en su empresa. Si contratar a un nuevo empleado no es su área de especialización, comuníquese con un empleado del departamento de recursos humanos para que lo ayude a verificar el estado de la solicitud del remitente antes de enviar una respuesta
Paso 3. Reenvíe la carta a otra persona que sea más capaz de responder la pregunta formulada
Especialmente en el mundo empresarial, a veces los clientes envían una carta a la dirección de una empresa o al número de contacto de la empresa que encuentran en Internet. Por lo tanto, si recibe una carta pero cree que no está calificado para responder las preguntas que contiene, envíela a la persona adecuada. Hágalo para asegurarse de que el remitente de la carta pueda recibir la respuesta más precisa y útil.
Si la persona tarda mucho en responder, intente informarle al remitente que ha reenviado la carta a alguien con más capacidad para responder a sus preguntas. Al menos, el remitente de la carta sabe que la carta que envió ha sido recibida y procesada
Método 2 de 3: compilación de respuestas
Paso 1. Dirija la carta a la persona que solicita información o hace preguntas en la carta original
Siempre comience una carta con un saludo cortés, como "Estimado", seguido del nombre del destinatario de la carta, en lugar de utilizar una oración inicial demasiado general, como "Para el destinatario de esta carta". Además de sonar impersonal, la oración da la impresión de que la carta de respuesta fue escrita por una computadora. Por lo tanto, salude siempre al destinatario por su nombre para demostrarle que su carta de respuesta fue escrita con mucho cuidado y aprecio.
- Si no conoce personalmente al remitente de la carta, utilice el saludo Sr. o Sra. Seguido de su apellido. Sin embargo, si el remitente de la carta tiene un título específico, use ese título en lugar de Sr. o Sra.
- Si realmente no conoce al remitente de la carta o no sabe el género, simplemente use su nombre de pila.
- En general, puede utilizar el nombre del remitente que figura en la carta original. Por ejemplo, si el remitente de la carta incluye el nombre “Dr. Johnson”en su carta, abra su carta de respuesta con el saludo,“Estimado. Dr. Johnson ".
Paso 2. Señale que esta carta fue escrita en respuesta a una carta original que envió
Al principio de la carta, no olvide transmitir el propósito de su carta al lector, que es responder la carta. De esta manera, el destinatario de la carta sabrá que la carta ha sido leída y procesada, así como la intención detrás de la carta que envió.
- Una oración simple, "Esta carta es en respuesta a la carta que envió el 13 de junio" es perfecta para abrir una carta de respuesta.
- Si no es el destinatario de la primera carta, proporcione la identidad de la persona que le dio la carta. Por ejemplo, podría escribir: "Uno de nuestro personal de servicio al cliente, Michelle Harris, ha reenviado la carta que me envió".
Paso 3. Responda inmediatamente las preguntas del remitente
Después de escribir el saludo, pase inmediatamente al corazón de la carta. En el corazón de la carta, responda a todas las preguntas y / o quejas enumeradas en la carta original de la manera más completa posible. Asegúrese de que no se pierda nada para que el destinatario de la carta se sienta satisfecho al leerla.
- En su respuesta, reitere brevemente el contenido de la carta original. Por ejemplo, podría decir: “En respuesta a su consulta sobre el personal de nuestra empresa que tiene contacto directo con los medios de comunicación, nos gustaría informarle que el nombre del personal es Janet Walters. Aquí está su dirección de correo electrónico y su número de teléfono ".
- Para responder preguntas más largas, use un sistema de numeración para responder cada pregunta de manera más específica. Además de ser más fácil de leer, este método hará que el lector esté más satisfecho porque siente que todas las preguntas han sido respondidas en detalle.
- Proporcione la información más completa posible en oraciones que no sean demasiado largas. Por lo general, se puede decir que responder una pregunta en unas pocas oraciones cortas es una buena respuesta.
Paso 4. Sea honesto sobre cualquier solicitud que no pueda cumplir
A veces, hay preguntas que no puede responder o solicitudes que no puede cumplir. Cuando se enfrente a una situación así, siempre dé una respuesta honesta. En otras palabras, no use oraciones complicadas solo para suprimir las opiniones negativas del remitente de la carta. Créame, el remitente de la carta agradecerá mucho más una respuesta directa y clara. Lo más importante es asegurarse de que la información siempre se transmita cortésmente y esté precedida de una disculpa para que el remitente de la carta no se sienta ofendido.
- Utilice siempre un tono firme pero comprensivo cuando rechace una solicitud del remitente de la carta. Por ejemplo, podría decir: “Desafortunadamente, no podemos conceder su solicitud. En este momento, no tenemos la información que necesita y no podemos decirle cuándo estará disponible ".
- Si se siente capaz de proporcionar información más detallada, intente decir: “Antes de responder a su pregunta, hay algunas cosas que debo confirmar primero. Si el tiempo lo permite, proporcione la fecha de presentación de su solicitud, junto con el nombre del oficial con el que se comunicó. Una vez finalizado el proceso de confirmación, me pondré en contacto con usted de inmediato ".
Paso 5. Gracias por la carta enviada
Independientemente de si puede o no conceder una solicitud o responder a la pregunta de una carta, muestre siempre su agradecimiento dándole las gracias. Da la impresión de que valoras su atención y quieres mantener una relación positiva con ellos.
Algunas personas prefieren abrir su carta con un agradecimiento. La ubicación del discurso no es realmente importante. Y lo más importante, asegúrese de pronunciarlo en un punto
Paso 6. Termine la carta escribiendo su nombre completo y título
Cierre la carta con un saludo formal de clausura, como "Atentamente", seguido de su nombre completo. Si la carta está destinada a fines comerciales, indique también su puesto con su nombre completo.
Ya sea en una carta mecanografiada o escrita manualmente, siempre deje espacio para su firma después de incluir su nombre completo. Sin embargo, si la carta se envía por correo electrónico, generalmente es suficiente incluir su nombre completo sin firma
Paso 7. Vuelva a leer el cuerpo de su carta de respuesta para asegurarse de que se hayan respondido todas las preguntas
Recuerde, el destinatario de la carta puede irritarse o frustrarse si recibe una respuesta que no responde a su pregunta. Además, ¡el descontento corre el riesgo de enviarle una carta de seguimiento y terminar agregando a su trabajo! Para garantizar la satisfacción del lector, asegúrese de responder todas las preguntas o solicitudes de la forma más completa posible. Antes de enviarla, vuelva a leer su carta para asegurarse de que no se haya perdido ninguna solicitud o pregunta.
Si es necesario, solicite la ayuda de un amigo o compañero de trabajo para leer la carta. En particular, pídales que se pongan en el lugar del destinatario y midan su satisfacción después de leer su carta
Método 3 de 3: uso de un tono profesional
Paso 1. Utilice un formato de carta comercial estándar
Comprender los diferentes tipos de cartas de respuesta que se utilizan como medio de comunicación empresarial. Luego, siga el formato que crea más apropiado para escribir una carta de respuesta que suene profesional.
- En la esquina superior izquierda de la carta, escriba su nombre, cargo, nombre de la empresa (si corresponde) y la dirección de su empresa. Debajo, incluya la fecha en que se escribió la carta seguida del nombre completo y la dirección del destinatario de la carta.
- Si desea escribir una carta de respuesta, utilice siempre un margen de 2,5 cm en cada cara del papel. También asegúrese de que la carta esté escrita con 1 espacio entre líneas y 2 espacios entre párrafos.
- Si la carta de respuesta se escribe a máquina en lugar de escribirla manualmente, utilice siempre la fuente y el formato de escritura estándar de 12 puntos. Sin embargo, si la carta se escribe manualmente, asegúrese de que la letra utilizada sea clara y fácil de leer.
Paso 2. Da la impresión de que la solicitud o pregunta enviada te hace feliz
Este método es especialmente obligatorio para personas de negocios o proveedores de servicios basados en clientes. Recuerde, el cliente es el rey. Esto significa que debes mostrar agradecimiento por el tiempo y el pensamiento que pusieron en escribir la carta. Por lo tanto, no olvide agradecerles sus solicitudes o preguntas, y utilice siempre frases cálidas y amigables en las cartas de respuesta.
- Una frase tan simple como “Gracias por contactarnos. Realmente apreciamos sus comentarios, "¡pueden cambiar significativamente el tono de la carta en una dirección más positiva! Por lo tanto, intente que sea un hábito el incluir siempre esas frases en sus cartas de respuesta.
- No dé la impresión de que su petición o pregunta le irrita y le molesta. Créame, es mejor ser demasiado amigable que hacer que el destinatario piense que está enojado o molesto con él.
Paso 3. No es necesario escribir una carta demasiado larga para que el destinatario de la carta pueda leerla rápidamente
¡Aprecia el tiempo libre! No envíe una carta de 3 páginas si, de hecho, la pregunta o solicitud se puede responder en 1 párrafo. Por lo tanto, proporcione respuestas adecuadas y luego envíe inmediatamente la carta. No agregue otra información que él realmente no necesite saber.
- Es importante implementar este método, especialmente si la carta de respuesta está destinada a responder preguntas de sus clientes o socios comerciales. Por supuesto, no quiere frustrar al cliente al tener que pasar horas leyendo una respuesta que debería haberse reducido a la mitad, ¿verdad?
- Por otro lado, no escriba tan brevemente que no pueda responder la solicitud o pregunta que figura en la carta original. Si la pregunta necesita ser respondida con una explicación extensa, no dude en proporcionarla. Lo más importante es asegurarse de que toda la información proporcionada sea realmente importante para que los lectores la conozcan.
Paso 4. Escriba lo más claramente posible para que el destinatario de la carta pueda entender su respuesta
¡No use oraciones que sean demasiado largas o complicadas! En su lugar, escriba usando una dicción que sea directa, clara y que no tenga el potencial de confundir al lector. Cuanto más corta y densa sea tu escritura, mejores serán los resultados.
Imagine que el destinatario de la carta no tiene tiempo suficiente para leer el contenido de su carta en detalle. Incluso si solo escaneara el contenido de la carta, ¿podría entender a qué te refieres? Si no es así, corrija la dicción que usa para aclarar su punto
Paso 5. Evite el uso de jerga y términos técnicos que sean difíciles de entender para los lectores
Este aspecto debe cumplirse para maximizar el nivel de legibilidad y claridad del contenido de su carta. Por lo tanto, si el destinatario de la carta no es un profesional capaz de comprender los términos técnicos, no la utilice. En su lugar, intente reemplazar la jerga o los términos técnicos con otra dicción que incluso los legos puedan entender.
Para editar una carta, haga la siguiente pregunta: "¿Puede alguien que no entienda mi trabajo entender de qué se trata mi carta?" Si no es así, cambie el idioma utilizado en la carta para que la mayoría de la gente pueda entenderlo. De hecho, es una forma poderosa de reducir el uso de jerga técnica en sus cartas
Paso 6. Vuelva a leer el cuerpo de su carta
Para evitar errores de redacción que pueden hacer que su carta parezca menos profesional, no olvide volver a leer la carta y corregir los errores ortográficos, gramaticales, de formato y de flujo. Créame, solo tomarse unos minutos para verificar el contenido de la carta puede ser de gran ayuda para que la carta se vea más profesional.
- No se limite a confiar en un programa informático para comprobar si hay errores en su correo. Generalmente, estos programas solo son capaces de detectar errores de ortografía y puntuación, no errores gramaticales. Por lo tanto, vuelva a leer cada palabra escrita en su carta para encontrar errores que la computadora no pueda detectar.
- Si el contenido de su carta es muy importante, como cuando una carta está dirigida a un socio comercial, pídale a otra persona que la lea también. A veces, otras personas pueden encontrar fallas que antes no conocías.
