Microsoft Access es un programa de creación de bases de datos que permite a cualquier persona crear y administrar bases de datos. Este programa es adecuado para pequeños proyectos y grandes empresas y opera de manera muy visual. Esto lo hace excelente para la entrada de datos, ya que no tiene que trabajar con tablas u hojas de trabajo. Consulte los primeros pasos a continuación para comenzar a aprovechar al máximo Microsoft Access.
Paso
Parte 1 de 6: Creación de una nueva base de datos
Paso 1. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione "Nuevo"
Una base de datos es un lugar donde se almacenan sus datos de diversas formas. Puede optar por crear una base de datos vacía o elegir entre una plantilla existente.
- Una base de datos vacía es la base de datos estándar de Access y se recomienda para uso local. La creación de una base de datos local incluirá una tabla.
- Las bases de datos web están diseñadas para ser compatibles con los dispositivos web de Access. La creación de una base de datos web incluirá una tabla.
- Las plantillas son bases de datos que han sido diseñadas para varios usos. Elija una plantilla si no quiere perder tiempo diseñando la base de datos.
Paso 2. Nombre la base de datos
Una vez que haya seleccionado el tipo de base de datos, asígnele un nombre que refleje su contenido. Esto es especialmente útil si va a trabajar con muchas bases de datos diferentes. Ingrese el nombre de su base de datos en el cuadro "Nombre de archivo". Seleccione "Crear" para crear un nuevo archivo de base de datos.
Parte 2 de 6: Agregar datos a la base de datos
Paso 1. Determine la mejor estructura para sus datos
Si está creando una base de datos vacía, deberá pensar en cómo organizar sus datos y agregar estructuras de datos adecuadas. Hay varias formas de formatear e interactuar con sus datos en Access:
- Tablas: las tablas son la forma principal de almacenar datos en su base de datos. Las tablas se pueden comparar con hojas de trabajo en Excel: los datos se organizan en columnas y tablas. Por lo tanto, importar datos desde Excel y otros programas de procesamiento de números es un proceso sencillo.
- Formularios: los formularios son una forma de agregar datos a su base de datos. Aunque puede agregar datos a la base de datos directamente en tablas, el uso de formularios acelerará la entrada visual de datos.
- Informes: los informes son útiles para resumir y mostrar datos de su base de datos. Los informes se utilizan para analizar datos y responder preguntas específicas, como cuántas ganancias se obtuvieron o dónde se encuentran la mayoría de los clientes. Los informes están diseñados para imprimirse.
- Consulta: consulta es la forma en que recibe y clasifica los datos. Puede usarlo para mostrar entradas específicas de varias tablas. También puede utilizar consultas para agregar y actualizar datos.
Paso 2. Crea tu primera tabla
Si inicia una base de datos vacía, comenzará con una tabla vacía. Puede comenzar a ingresar datos en esta tabla, ya sea manualmente o copiándolos de otra fuente.
- Cada dato debe almacenarse en su propia columna (campo), mientras que los datos deben colocarse en su propia fila. Por ejemplo, los datos de cada cliente se almacenan en una fila, mientras que los campos disponibles son información diferente sobre ese consumidor (nombre, apellido, dirección de correo electrónico, etc.)
- Puede nombrar las etiquetas de las columnas para que le resulte más fácil saber el nombre de cada campo. Haga doble clic en el encabezado de la columna para cambiarle el nombre.
Paso 3. Importe datos de otras fuentes
Si desea importar desde un archivo o ubicación admitidos, puede configurar Access para que acepte la información y la agregue a su base de datos. Esto es útil para recibir datos de servidores web u otras fuentes compartidas.
- Haga clic en la pestaña Datos externos
- Seleccione el tipo de archivo que desea importar. En la sección "Importar y vincular", verá varias opciones para los tipos de datos. Puede hacer clic en Más para ver más opciones. ODBC son las siglas de Open Database Connectivity e incluye bases de datos como SQL.
- Examinar ubicaciones de datos. Si los datos están en el servidor, debe ingresar la dirección del servidor.
- En la siguiente ventana, seleccione "Especificar cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual". Seleccione "Aceptar". Siga los pasos para importar sus datos.
Paso 4. Agregue otra tabla
Querrá almacenar diferentes registros en diferentes bases de datos. Esto hará que su base de datos funcione sin problemas. Por ejemplo, puede tener una tabla de información del cliente y otra tabla para solicitar información. A continuación, puede vincular la tabla de información del cliente a la tabla de información del pedido.
En la sección "Crear" de la pestaña Inicio, haga clic en el botón "Tabla". Aparecerá una nueva tabla en su base de datos. Puede ingresar información de la misma manera que en la primera tabla
Parte 3 de 6: Gestión de relaciones entre tablas
Paso 1. Comprenda cómo funcionan las cerraduras
Cada tabla tendrá una clave primaria única para cada entrada. Inicialmente, Access crea una columna de ID cuyo número aumenta con cada entrada. Esta columna actuará como la "clave principal". Las tablas también pueden tener campos de "clave externa", que son campos vinculados de otras tablas en la base de datos. Los campos vinculados tendrán los mismos datos.
- Por ejemplo, en la tabla Pedidos, puede tener un campo ID de cliente para registrar lo que pidió el cliente. Puede crear una relación para ese campo con el campo ID en la tabla Clientes.
- El uso de relaciones entre tablas ayudará con la coherencia, la eficiencia y la facilidad de acceso a sus datos.
Paso 2. Haga clic en la pestaña Herramientas de base de datos, luego haga clic en el botón Relaciones en la sección Relaciones
Esto abrirá una nueva ventana con una vista previa de todas las tablas de la base de datos. Cada campo se mostrará bajo el nombre de cada tabla.
Debe crear un campo para "clave externa" antes de crear una relación. Por ejemplo, si desea utilizar el ID de cliente en la tabla Pedidos, cree un campo llamado Cliente en la tabla y déjelo en blanco. Asegúrese de que el formato sea el mismo que el del campo al que está vinculando (por ejemplo, números)
Paso 3. Arrastre el campo que desea usar como clave externa al campo que creó para la clave externa
Haga clic en Crear en la ventana que aparece para establecer la relación entre los campos. Aparecerá una línea entre las dos tablas que conectan los dos campos.
Marque la casilla de verificación "Hacer cumplir la integridad referencial" al crear una relación. Esto significa que si los datos se cambian en un campo, los datos en otros campos también cambiarán. Esto hará que sus datos sean más precisos
Parte 4 de 6: Crear una consulta
Paso 1. Comprender el papel de las consultas
Las consultas son acciones que le permiten ver, agregar y editar datos rápidamente en una base de datos. Hay muchos tipos de consultas, que van desde búsquedas simples hasta la creación de nuevas tablas basadas en datos existentes. Las consultas son importantes en la generación de informes.
Las consultas se dividen en dos tipos principales: Seleccionar y Acción. La primera consulta extrae datos de la tabla y puede calcularlos, mientras que la segunda puede agregar, editar y eliminar datos de la tabla
Paso 2. Utilice el Asistente de consultas para crear una consulta de selección básica
Si desea utilizar una consulta de selección básica, utilice el Asistente de consultas para guiarle a través de los pasos. Puede acceder al Asistente de consultas desde la pestaña Crear. Esto le permite mostrar campos específicos de una tabla.
Crear una consulta de selección con criterios
Paso 1. Abra el diseño de consultas
Puede utilizar criterios para minimizar su consulta Seleccionar y mostrar solo la información que necesita. Para comenzar, haga clic en la pestaña Crear y seleccione Diseño de consulta.
Paso 2. Seleccione su mesa
Se abrirá el cuadro Mostrar tabla. Haga doble clic en la tabla que desea utilizar y haga clic en Cerrar.
Paso 3. Agregue los campos a los que se extraerán los datos
Haga doble clic en cada campo de la tabla que desee agregar a la consulta. El campo se agregará a la lista Diseño.
Paso 4. Agregue criterios
Puede utilizar diferentes tipos de criterios, como texto o funciones. Por ejemplo, si desea mostrar un precio superior a $ 50 en el campo Precio, ingrese
=50
en los criterios. Si solo desea mostrar a los clientes del Reino Unido, ingrese
Reino Unido
en el cuadro Criterios.
Puede utilizar varios criterios en cada consulta
Paso 5. Haga clic en "Ejecutar" para ver el resultado
Este botón está en la pestaña Diseño. Los resultados de su consulta se mostrarán en la ventana. Presione Ctrl + S para guardar la consulta.
Crear una consulta de selección con parámetros
Paso 1. Abra el diseño de consultas
La consulta con parámetros le permite establecer qué datos desea recibir cada vez que ejecuta una consulta. Por ejemplo, si tiene una base de datos de clientes de diferentes ciudades, puede usar una consulta con parámetros para preguntar para qué ciudad desea mostrar los datos.
Paso 2. Cree una consulta de selección y defina la tabla
Agregue los campos para los que desea recuperar datos en la consulta haciendo doble clic en la vista previa de la tabla.
Paso 3. Agregue parámetros en la sección Criterios
Los parámetros están marcados con caracteres "" alrededor de ellos. El texto entre paréntesis se mostrará en la consulta que aparece cuando se ejecuta la consulta. Por ejemplo, para solicitar la entrada de la ciudad, haga clic en la celda Criterios para el campo Ciudad e ingrese
[¿Qué ciudad?]
Puede finalizar los parámetros con? o:, pero no con! o
Paso 4. Cree una consulta con muchos parámetros
Puede utilizar varios parámetros para crear un espaciado personalizado en los resultados de su consulta. Por ejemplo, si su campo preferido es Fecha, puede obtener resultados entre fechas específicas escribiendo el código> Entre [Fecha de inicio:] y [Fecha de finalización:]. Recibirá dos mensajes cuando ejecute la consulta.
Crear una consulta de creación de tabla
Paso 1. Haga clic en la pestaña Crear y seleccione Diseño de consulta
Puede utilizar una consulta para recuperar datos específicos de una tabla existente y crear una nueva tabla con esos datos. Esto es muy útil si desea dividir una parte específica de su base de datos o crear un formulario para una parte específica de la base de datos. Primero, creará una consulta de selección normal.
Paso 2. Seleccione la tabla de la que desea recuperar datos
Haga doble clic en las tablas. Puede seleccionar varias tablas a la vez si es necesario.
Paso 3. Seleccione el campo del que desea recuperar los datos
Haga doble clic en cada campo que desee agregar desde la vista previa de la tabla. Este campo se agregará a su lista de consultas.
Paso 4. Establezca los criterios
Si desea especificar ciertos datos en un campo, use la sección Criterios para configurarlo. Consulte la sección "Creación de una consulta de selección con criterios" para obtener más detalles.
Paso 5. Pruebe su consulta para asegurarse de que los resultados coincidan con sus necesidades
Antes de crear su tabla, ejecute una consulta para asegurarse de que recupere los datos correctos. Ajuste los criterios y campos hasta que obtenga los datos correctos.
Paso 6. Guarde la consulta presionando Ctrl + S
La consulta aparecerá en el marco de navegación a la izquierda de la pantalla. Haga clic en la consulta para seleccionarla nuevamente y haga clic en la pestaña Diseño.
Paso 7. Haga clic en "Crear tabla" en la sección "Tipo de consulta"
Aparecerá una ventana pidiendo un nuevo nombre de tabla. Ingrese un nombre de tabla y haga clic en Aceptar.
Paso 8. Haga clic en Ejecutar
Su nueva tabla se creará en función de la consulta que ha creado. La tabla aparecerá en el marco de navegación a la izquierda de la pantalla.
Creando Consulta de Anexos
Paso 1. Abra la consulta que se creó anteriormente
Puede usar una consulta de Agregar para agregar datos a una tabla existente desde otra tabla. Esto es útil si necesita agregar datos a una tabla que ha creado a través de una consulta de creación de tablas.
Paso 2. Haga clic en el botón Agregar en la pestaña Diseño
Esto abrirá la ventana Adjuntar. Seleccione la tabla a la que desea agregar datos.
Paso 3. Cambie sus criterios de consulta como desee
Por ejemplo, si crea una tabla con los criterios "2010" en el campo "Año", cámbiela por el año que desea agregar, por ejemplo "2011".
Paso 4. Establezca dónde desea agregar los datos
Asegúrese de establecer los campos correctos para cada columna a la que agregue datos. Por ejemplo, utilizando los cambios anteriores, los datos deben agregarse al cuadro Año en la fila "Agregar a".
Paso 5. Ejecute la consulta
Haga clic en "Ejecutar" en la pestaña Diseño. La consulta se ejecutará y los datos se agregarán a la tabla. Luego, puede agregar una tabla para verificar si los datos se ingresaron correctamente.
Parte 5 de 6: Creación y uso de formularios
Paso 1. Seleccione la tabla para la que desea crear el formulario
Los formularios le permiten ver datos en cada campo y moverse entre entradas y crear nuevas entradas rápida y fácilmente. Los formularios son muy importantes si ingresa datos durante un período de tiempo prolongado, porque muchas personas lo encuentran más fácil de usar que las tablas.
Paso 2. Haga clic en el botón Formulario en la pestaña Crear
Esto creará un formulario basado en los campos de la tabla automáticamente. Access crea campos de tamaño suficiente, pero puede cambiar el tamaño y mover elementos en el formulario a voluntad.
- Si no desea que aparezcan ciertos campos en el formulario, puede hacer clic con el botón derecho y seleccionar Eliminar.
- Si su tabla tiene una relación, aparecerá una fila de datos debajo de cada entrada que muestra los datos vinculados. Esto le permite editar datos vinculados más fácilmente. Por ejemplo, cada vendedor de su base de datos puede tener datos de clientes vinculados a su entrada.
Paso 3. Busque su formulario
Los botones de dirección en la parte inferior son útiles para moverse entre las entradas. Las casillas del formulario se llenarán con sus datos a medida que se mueva entre las entradas. Puede utilizar los botones de la esquina para pasar al primer o al último registro.
Paso 4. Haga clic en el botón Hoja de datos para usar la tabla
Este botón está en la parte superior izquierda y le permitirá comenzar a cambiar el contenido de sus datos con el formulario.
Paso 5. Cambie las entradas que ha realizado
Puede editar el texto en el cuadro completo para cada entrada para cambiar los datos existentes en la tabla. Los cambios realizados aparecerán inmediatamente en la tabla y los datos vinculados.
Paso 6. Agregue una nueva entrada
Haga clic en el botón "Agregar registro" cerca de los botones de navegación para crear una nueva entrada al final de la línea. Puede usar cuadros para ingresar datos en cuadros vacíos en la tabla. Esta es una forma sencilla de agregar información, en lugar de utilizar una vista de tabla.
Paso 7. Guarde el formulario cuando termine
Asegúrese de guardar el formulario presionando Ctrl + S para que pueda acceder a él en una fecha posterior. El formulario aparecerá en el marco de navegación a la izquierda de la pantalla.
Parte 6 de 6: Elaboración de un informe
Paso 1. Seleccione una tabla o consulta
Los informes le permitirán mostrar un resumen de sus datos. Los informes se utilizan a menudo para informes de nómina y entrega, y se pueden personalizar para cualquier uso. Los informes recuperan datos de tablas o consultas que ha creado.
Paso 2. Haga clic en la pestaña Crear
Seleccione el tipo de informe que desea crear. Hay varias formas de hacer informes que puede hacer. Access puede generar informes para usted automáticamente y también puede crear informes personalizados.
- Informe: esto generará un informe automático con todos los datos de su fuente. Aquí no hay agrupaciones de datos, pero para bases de datos pequeñas, este tipo de informe puede ser adecuado para sus necesidades.
- Informe en blanco: esto creará un informe en blanco que puede completar con los datos a voluntad. Puede elegir entre los campos disponibles para crear un informe personalizado.
- Asistente de informes: el asistente de creación de informes lo guiará a través del proceso de creación de informes, lo que le permitirá seleccionar y agrupar datos y dar formato a los datos.
Paso 3. Seleccione la fuente de datos para su informe en blanco
Si elige generar un informe en blanco, debe seleccionar la fuente de datos. Primero, haga clic en la pestaña Organizar y seleccione Hoja de propiedades. O también puede presionar Alt + Enter.
Haga clic en la flecha hacia abajo junto a Fuente de grabación. Aparecerá una lista de sus tablas y consultas. Seleccione una tabla o consulta y sus opciones serán seleccionadas para el informe
Paso 4. Agregue campos a su informe
Una vez que tenga las fuentes, puede agregar campos a su informe. Haga clic en la pestaña "Formato" y haga clic en "Agregar campo existente". Aparecerá una lista de campos a la derecha.
- Haga clic y arrastre los campos que desea agregar al marco de Diseño. La entrada aparecerá en su informe. Cuando agregue campos adicionales, se establecerán automáticamente con los campos existentes.
- Puede cambiar el tamaño de un campo haciendo clic en su esquina y arrastrándolo con el mouse.
- Elimine un campo del informe haciendo clic en su título y presionando Eliminar.
Paso 5. Agrupe sus informes
La agrupación le permite procesar rápidamente la información de los informes, porque los datos relacionados ya están organizados. Por ejemplo, es posible que desee agrupar las ventas por región o por vendedor. La agrupación le permite hacer precisamente eso.
- Haga clic en la pestaña Diseño y haga clic en "Agrupar y ordenar".
- Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar del campo que desee agrupar. Seleccione "Agrupar activado" en el menú.
- Se creará un jefe para el grupo. Puede personalizar los títulos de los encabezados para etiquetar grupos.
Paso 6. Guarde y comparta el informe
Una vez que su informe esté completo, puede guardarlo y compartirlo o imprimirlo como cualquier otro documento. Utilice informes para compartir informes de rendimiento con inversores, información de contacto sobre trabajadores y más.
Consejos
Microsoft Access se abre en el modo "Vista entre bastidores", que proporciona opciones de menú que le permiten abrir una base de datos, crear una nueva base de datos o acceder a comandos para editar su base de datos
Advertencia
Algunas funciones de Access no siempre están disponibles, según el tipo de base de datos que esté creando. Por ejemplo, no puede compartir una base de datos de escritorio en la Web y ciertas funciones de escritorio, como el número de consultas, no están disponibles en la base de datos Web
== Fuente ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
