Access es una interfaz de administrador de base de datos que permite a los usuarios importar una o más partes de una base de datos de Excel al sistema para que puedan encontrar coincidencias entre o dentro de sus campos (campos). Debido a que un solo archivo de Access puede contener varias hojas de cálculo de Excel, este programa también es ideal para recopilar o analizar grandes cantidades de información de la hoja de cálculo de Excel en Access. Solo necesita seguir algunos pasos clave.
Paso
Parte 1 de 3: Preparación para importar Excel a Access
Paso 1. Abra ambos programas en la computadora
Deberá comprar y descargar un plan de Microsoft Office que incluya Excel y Access. Solo puede hacer esto a través del sitio web de Microsoft.
- Una vez que el programa haya terminado de descargarse, haga clic en "Inicio" en Windows y seleccione "Todos los programas".
- Haga clic en "Microsoft Office" y seleccione "Acceso" (o "Excel") en el menú desplegable. Quizás la hoja de cálculo de Excel se envió por correo electrónico o se descargó de un sitio. El archivo abrirá un programa de Office en su computadora.
Paso 2. Limpie la hoja de cálculo de Excel antes de importarla a Access
Para facilitarle las cosas, le recomendamos que siga unos sencillos pasos antes de importar el archivo de Excel a Access. La clave es que los datos entre las hojas de cálculo a importar deben ser consistentes.
- Es una buena idea asegurarse de que la primera fila de la hoja de cálculo de Excel contenga los encabezados de las columnas (o los nombres de las celdas) y se pueda entender de forma clara y sencilla. Por ejemplo, para una columna que contiene los apellidos de las personas, le recomendamos que proporcione el título de la columna "Apellido". Proporcione encabezados claros y precisos para que sea más fácil hacer coincidir los encabezados de columna de una hoja de Excel con otra.
- Access le permite vincular dos o más campos entre varias hojas de trabajo. Supongamos que tiene una hoja de cálculo de Excel que contiene información sobre la nómina. Esta hoja de cálculo contiene el nombre y apellido, la dirección y el monto del salario de la persona. Supongamos que desea hacer coincidir una hoja en Access con una segunda hoja de Excel que contiene información sobre una campaña de contribución financiera. Esta segunda hoja contiene el nombre, la dirección y la donación de la persona. Access le permite hacer coincidir un encabezado de columna con otro. Por ejemplo, puede vincular Títulos de nombres para ver personas con el mismo nombre que aparecen en ambas bases de datos.
- Escanee la hoja de Excel para asegurarse de que cada tipo de datos se maneje de la misma manera y límpielo antes de importarlo a Access. Esto es lo que se llama un "relacional" en Access. Por ejemplo, si su hoja de cálculo de nómina contiene el nombre, el apellido y la inicial del segundo nombre en una columna, pero la segunda hoja de cálculo contiene solo los nombres en columnas separadas, Access no mostrará coincidencias. Los encabezados de columna / campo deben coincidir exactamente.
Paso 3. Divida la información en columnas en Excel
Para solucionar este problema, la información debe dividirse en columnas en Excel para que no resulte en "ninguna coincidencia" en Access.
- Por ejemplo, puede dividir el nombre, la inicial del segundo nombre y el apellido para que cada uno tenga su propia columna. Si la segunda hoja de trabajo se ha estructurado de la misma manera, cuando vincula, digamos, apellido con apellido en Access, aparecen resultados de coincidencia para los mismos nombres.
- Para dividir una columna en Excel, resalte la columna que tiene la información que desea dividir. Haga clic en los datos de "datos" en la barra de herramientas del programa Excel. Haga clic en "texto a columnas". Por lo general, elegirá la opción "delimitado". Haga clic en siguiente (siguiente).
Paso 4. Continúe usando el asistente para dividir las columnas convergentes
Ahora está listo para ejecutar el proceso de dividir la información que está concatenada en una columna en varias columnas.
- Elija cómo "delimitar" los datos en la columna. Es decir, cada dato de una columna está separado por algo. Por lo general, este separador es un espacio, una coma o un punto y coma. A menudo, esta información está simplemente separada por espacios. Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, diga que el nombre "Budi A. Dodo" aparece en una columna. El nombre (Budi) y las iniciales A. están separados por espacios. El apellido y las iniciales A. de Dodo también están separados por espacios. Entonces, elija un espacio en el asistente delimitado.
- Haga clic en siguiente, luego termine (terminado). El programa separará a Budi, A. y Dodo en tres columnas. Luego, puede darles nuevos títulos a estas nuevas columnas para indicar el tipo de información que contienen (apellido, nombre, etc.). Es mejor crear primero algunas columnas en blanco a la derecha de los datos divididos para que los datos se envíen. a una nueva columna en blanco (en lugar de -en lugar de sobrescribir columnas que ya contienen información).
Parte 2 de 3: Importación de Excel a Access
Paso 1. Abra el programa Access en su computadora
Vaya al menú del programa de computadora. vaya al menú Inicio, seleccione Microsoft Office y haga clic en Microsoft Access. Debe abrir una nueva base de datos de Access en blanco para poder importar Excel.
- Seleccione "base de datos de escritorio en blanco" para crear una nueva base de datos en el programa de Access.
- Dale un nuevo nombre si quieres. Haga clic en "crear" (crear).
Paso 2. Importe la hoja de cálculo de Excel a Access
El siguiente paso es arrastrar la hoja de cálculo de Excel (una o más) a la base de datos de Access.
- Haga clic en "Datos externos" en la barra de herramientas una vez en el administrador de bases de datos de Access. Seleccione "Excel". En algunas versiones de Access, esta función se puede encontrar haciendo clic en "archivo" en la barra de herramientas y "Obtener datos externos".
- Cuando aparezca "nombre de archivo", haga clic en "examinar" para encontrar la hoja de Excel en su computadora.
- Mantenga la casilla que dice "importar los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual" sin marcar. Esta configuración está predeterminada de forma predeterminada.
- Cuando encuentre la hoja de cálculo que desea importar a su computadora, haga clic en ella. Haga clic en Aceptar". Este paso lo llevará al asistente para importar Excel a Access.
Parte 3 de 3: Uso del asistente para completar el proceso de importación
Paso 1. Siga los pasos del asistente que aparece en Access
Para completar el proceso de importación de la hoja de cálculo, complete los pasos del asistente.
- Seleccione la hoja de trabajo en la hoja de cálculo de Excel que desea importar. Sin embargo, a veces las personas crean varias páginas en una hoja de cálculo de Excel, que se pueden ver haciendo clic en las etiquetas en la parte inferior de la hoja de cálculo. Si es así, debe indicarle al asistente de Access la hoja de trabajo seleccionada. Haga clic en Siguiente.
- La siguiente página tiene un cuadro que pregunta si la primera fila de la hoja de Excel tiene encabezados de columna. Esto significa que las filas de la hoja de cálculo que representan los datos de cada columna (por ejemplo, apellido, dirección, salario, etc.) deben limpiarse primero para asegurarse de que la primera fila sea el encabezado de la columna. Luego, marque “sí, que la primera fila contiene encabezados de columna” (sí, la primera fila contiene encabezados de columna). Esta es la forma más sencilla. Haga clic en Siguiente.
- Si su primera fila no contiene encabezados de columna, la página siguiente le preguntará si desea nombrar los llamados "campos" en Access (estos son encabezados de columna). Si no llenó cada uno de estos campos con nombres claros y fáciles de recordar antes de importar (recomendado), hágalo aquí.
Paso 2. Complete el proceso de importación
Quedan algunos pasos en el proceso de importación. La siguiente página del asistente le preguntará si desea identificar la clave principal.
- Este paso no es obligatorio, pero se puede realizar. La clave principal significa que el programa de computadora asignará un número único a cada línea de información. Este paso puede resultar útil más adelante al ordenar los datos. Haga clic en Siguiente.
- La pantalla final del asistente tiene un espacio que contiene el nombre inicial. Puede cambiar el nombre de la hoja de Excel importada (el archivo se convertirá en una "tabla" en Access en el lado izquierdo de la página cuando termine de importar).
- Haga clic en "importar", luego haga clic en "cerrar". Verá una tabla en el lado izquierdo de la pantalla. La hoja ahora se importa a Access.
- Si desea vincular más de un conjunto de datos, repita este proceso con una o más hojas de cálculo. Ahora, está listo para hacer coincidir los datos de la hoja en Access.
Advertencia
- Si el archivo de Excel es de una versión de Office que no sea Access, el proceso de importación puede resultar un poco complicado.
- Nuevamente enfatizamos que necesita limpiar la hoja de cálculo antes de importarla. Una de las razones es analizar la existencia de problemas en los datos.
- Guarde siempre una copia de la hoja de cálculo original para que este proceso no tenga que repetirse si comete un error.
- No puede importar más de 255 celdas / cajas en Access.
