Antes de asumir un nuevo puesto en el trabajo, su gerente o supervisor generalmente le pedirá que acompañe al empleado que continuará con su trabajo. Su disposición a ayudar durante el período de transición haciendo preparativos y traspasos detallados de manera proactiva es una forma de garantizar que las actividades de la empresa se desarrollen sin problemas y de construir una excelente reputación cuando cambia de trabajo o asume un nuevo puesto.
Paso
Parte 1 de 3: Preparación para una entrega de trabajo
Paso 1. Invite a su jefe a discutir el plan de traspaso
Reúnase con su jefe para discutir en detalle lo que debe hacer durante la transición. Dependiendo de su trabajo y del estilo de liderazgo de su jefe, él o ella puede pedirle que contribuya mucho durante el traspaso, por ejemplo, si se le pide que enseñe o capacite a un empleado sustituto durante unos días o algunas semanas.
- Por lo general, debe preparar documentos como prueba de la entrega formal.
- Discuta este plan con su jefe. Pregúntele cuánto espera contribuir y qué debe priorizar durante la transición.
Paso 2. Redacte el documento de traspaso
Después de conocer en detalle las expectativas del jefe, prepare un borrador del documento de traspaso. Además de ayudarlo a prepararse, este documento contiene tareas e información que debe entregar durante la transición. En el documento de traspaso debe incluirse lo siguiente:
- Información detallada sobre actividades diarias, trabajo y prioridades laborales.
- Una descripción de las cosas importantes que debe hacer y las responsabilidades que debe cumplir en su puesto actual.
- Lo que se espera de la persona que le sustituirá.
- La lista contiene archivos importantes que deben enviarse, como un acuerdo o programa de trabajo.
Paso 3. Completa las tareas pendientes
Si tiene que cambiar de trabajo inmediatamente, intente completar cualquier trabajo en curso. Además de brindar satisfacción por este logro, también está ayudando a otros a comenzar su trabajo desde cero. De esta manera, podrá dejar una impresión positiva y construir una buena reputación.
- Por difícil que sea, trabaje más duro si hay una tarea que se acerca a la fecha límite.
- Completar una nueva tarea que se acerca a una fecha límite puede ser muy difícil para las personas que aún no comprenden las complejidades.
Paso 4. Habla con tus compañeros de trabajo
Antes de que comience el período de transición, reserve tiempo para discutir con sus compañeros de trabajo sobre el plan de traspaso y pregúnteles cuáles son sus prioridades. Si hay un problema nuevo del que no tiene conocimiento, aproveche esta oportunidad para buscar información y determinar una solución.
- Los nuevos problemas generalmente no tienen mucho impacto antes de una mudanza, pero pueden transmitirse a la persona que lo reemplazará si ya lo sabe.
- Aproveche esta oportunidad para compartir sus planes y fechas de mudanza con compañeros de trabajo. También infórmeles sobre el período de transición para que puedan prepararse.
- Debe informar a sus compañeros de trabajo sobre sus planes de mudanza, ya que la productividad laboral tiende a disminuir durante el período de transición.
Paso 5. Prepare un documento de entrega formal por escrito
El paso final en la preparación para el período de transición es producir un documento de traspaso formal. Al preparar un borrador, enumere y explique toda la información importante y luego discútala con los superiores y la gerencia que se verán afectados por este plan. Complete el papeleo de entrega y envíelo a su sucesor unos días antes de que comience a trabajar. El contenido puede variar según el trabajo, pero el documento de entrega debe incluir al menos lo siguiente:
- Lista de tareas y horario de trabajo.
- Información sobre trabajos en curso.
- El calendario contiene las actividades planificadas y los plazos.
- Información de palabras clave y procedimientos de inicio de sesión.
- Lista de contactos relacionados con el trabajo.
- Guía para acceder a archivos y directorios en una computadora.
Parte 2 de 3: Atravesando la transición
Paso 1. Tómese el mayor tiempo posible
Después de que el empleado que lo reemplazó comience a trabajar, es posible que usted no se haya mudado y se le haya pedido que lo acompañe hasta que comprenda su trabajo. La duración del período de transición es incierta, puede ser de días o semanas. Sin embargo, cuanto más tiempo se dedique, más información podrá transmitir.
Para asegurarse de brindar información completa y de que no se pierda nada, involucre a su sustituto en una variedad de actividades diarias
Paso 2. Envíe los documentos importantes directamente
Durante el período de transición, deberá entregar los datos y documentos importantes en persona. De esta manera, puede asegurarse de que las cosas importantes se hagan bien y las prioridades estén claramente definidas. Además, ustedes dos todavía tienen tiempo para discutir información que necesita ser discutida más a fondo antes de mudarse.
- Aprovecha para explicarle información importante y puede pedirle cosas muy útiles para hacer un buen traspaso.
- Cuando discuta, tómese el tiempo para brindar una descripción general de la situación laboral y explique el contexto de la conversación para que no se pierda ninguna información.
Paso 3. Haga un esfuerzo por brindar asistencia
Si ambos siguen trabajando en la misma oficina, sea solidario y proactivo. Si hay un problema, proporcione ayuda identificando la causa y encontrando una solución juntos. Los nuevos empleados generalmente se sienten incómodos o incómodos los primeros días y no lo molestarán con preguntas.
- Deje en claro que está disponible para brindar apoyo y asistencia si es necesario.
- De esta manera, ambos pueden apoyarse mutuamente para cumplir con las responsabilidades durante la transición.
Paso 4. Realice una reunión final para discutir el traspaso
Antes de continuar y hacer un traspaso completo, tenga una reunión con la persona que lo reemplazará. Pídale que prepare preguntas y tome notas con las cosas con las que ha estado lidiando. Esta reunión es una buena oportunidad para asegurarse de que comprenda su función y responsabilidades.
- Todos los asuntos que necesiten más aclaraciones pueden discutirse en la reunión.
- Dependiendo de dónde trabaje, considere si invitar o no a su jefe a una reunión.
- Debe decirle a su jefe cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión. Pregúntele si tiene alguna sugerencia o información que le gustaría compartir.
Parte 3 de 3: Preparación de un plan de desarrollo a largo plazo
Paso 1. Describa el apoyo y la capacitación brindados por la empresa
Al realizar la entrega, muestre su voluntad de contribuir abriendo las mejores posibilidades de éxito para los demás. En lugar de simplemente renunciar a sus deberes y trabajo, déle a su reemplazo consejos para que pueda desarrollarse profesionalmente y brinde apoyo a su antiguo jefe para que siempre esté saludable y tenga éxito en el trabajo.
- Brindar información sobre el programa de capacitación relevante para el trabajo.
- Cuando comience a trabajar, es posible que haya asistido a una capacitación para ajustar y aumentar sus conocimientos.
- No olvide transmitir esta información a la persona que continúa con su trabajo y anímela a aprovechar al máximo la oportunidad.
Paso 2. No ignore la cultura laboral
Si durante algún tiempo aún tienes tiempo para trabajar con la persona que ocupará tu lugar, no te enfoques solo en los aspectos técnicos del trabajo. Cada oficina tiene un entorno de trabajo y una cultura únicos que pueden resultar abrumadores o confusos para los recién llegados. Tómese el tiempo para explicar cosas y situaciones reales de la oficina.
- Llévelo por la oficina y preséntele a todos los empleados.
- Explique los roles y responsabilidades de los empleados nuevos y existentes.
- Si, como empleado nuevo, tiene diferentes tareas o sus responsabilidades y prioridades laborales se centran en cosas diferentes, asegúrese de que el antiguo empleado lo comprenda.
Paso 3. Proporcione información de contacto detallada
Si desea ayudar a un empleado nuevo, dígale cómo comunicarse con usted y hágale saber que puede comunicarse con usted si tiene un problema grave o necesita información. Sin embargo, no todo el mundo está dispuesto a ayudar después de cambiar de trabajo u ocupar un nuevo puesto. Esto suele estar influenciado por las relaciones con los ex superiores.
- A menudo, los problemas se pueden resolver simplemente comunicándose por correo electrónico.
- Incluso si se ha mudado, estar dispuesto a ayudar causará una buena impresión y mejorará su reputación.
