La capacidad para ser profesional juega un papel importante para lograr el éxito profesional. Casi todos los empleados necesitan responder llamadas telefónicas, independientemente de su puesto en la empresa. Para que las personas que llaman se sientan cómodas, aprenda a recibir buenas llamadas para causar una impresión positiva y esté preparado para responder las preguntas que se le hagan.
Paso
Parte 1 de 2: Recibir llamadas telefónicas
Paso 1. Levante el teléfono lo antes posible
Cuando suena el teléfono de la oficina, no es de buena educación hacer esperar a la persona que llama. Antes del tercer timbre, levante inmediatamente el teléfono y salude a la persona que llama.
Paso 2. Sostenga el auricular frente a su cara
Es posible que desee hablar de inmediato, pero primero asegúrese de que el auricular del teléfono esté frente a su cara. Hable cuando el receptor esté en la posición correcta para que la persona que llama reciba información completa.
Paso 3. Respire profundamente antes de hablar
Después de colocar el teléfono frente a tu cara, respira profundamente para calmarte y enfocar tu mente antes de saludar. De esta manera, puede hablar con calma mientras se concentra.
Paso 4. Indique el nombre y el nombre de su empresa
Este método le dice a la persona que llama que ya está conectado con la empresa a la que quiere llamar. Así que asegúrese de que sepa el nombre de su empresa y su nombre. Indique primero el nombre de la empresa. Puede escribir las palabras que desea decir cuando reciba una llamada telefónica para no tener que pensar en qué decir cuando suene el teléfono. La redacción se puede adaptar a la situación y condiciones en las que trabaja.
- Si trabajas como recepcionista, brinda información completa sobre la empresa porque para la persona que llama, tú eres la entrada para obtener lo que necesita. Por ejemplo, salude a la persona que llama diciendo: "Buenos días / tardes / noches. La sede de WikiHow está aquí. Soy Nikita para ayudar". A través de esta información, la persona que llama conoce el nombre de su empresa y su nombre para que se sienta más cómodo para continuar la conversación. Si es una secretaria privada, proporcione el nombre de su empleador (por ejemplo, "La oficina del Sr. Miller está aquí. Soy Nikita") porque la persona que llama quiere comunicarse con su jefe.
- Si es miembro de un departamento en particular, informe su posición para que él pueda hacer preguntas relevantes, por ejemplo, "Buenos días. Soy Yesika en el departamento de contabilidad". De esta manera, la persona que llama sabe si está conectada con el departamento y la persona a la que debe llamar o si necesita hablar con otra persona.
Paso 5. Prepare el material de oficina y el cuaderno al lado del teléfono
De esa manera, puede tomar notas inmediatamente si la persona que llama desea dejar un mensaje o proporcionar información. No lo haga esperar porque tendrá que encontrar papel y un bolígrafo para escribir.
Parte 2 de 2: Hablar por teléfono
Paso 1. Sonríe cuando hables
Incluso si está molesto, fingir una sonrisa hace que su voz suene más agradable para la persona que llama. Aunque forzado, este método puede mejorar el estado de ánimo.
Paso 2. Habla clara y profesionalmente
Cuando trabaje en un entorno profesional, asegúrese de que usted y la persona que llama puedan comunicarse de forma clara y directa. Hable a un ritmo lento y diga cada palabra con una articulación clara para que la información que transmite sea entendida por la persona que llama.
- No diga palabras que no sean estándar, como "no", "sorbo" o "nah". Diga cada palabra claramente, como "sí" o "no" para que ambas partes comprendan bien lo que se está diciendo. Sea cortés diciendo "Gracias" y "De nada" según sea necesario.
- Si necesita compartir números o letras, como dar nombres o números de teléfono, aprenda el alfabeto fonético (pronunciación de los sonidos del habla). De esta manera, las personas que llaman no se confunden cuando pronuncia letras que suenan igual, como las letras B y P. Al deletrear el nombre de Budi, pronuncie la letra B explicando "B de la palabra balinesa".
Paso 3. Salude a las personas que llaman de manera profesional
En lugar de saludar a la persona que llama por su nombre, asegúrese de decir "padre" o "madre" antes de decir su nombre, como "Sr. Jon", especialmente si no conoce personalmente a la persona que llama. Trate de recordar el nombre y dígalo durante toda la conversación.
Escriba el nombre de la persona que llama tan pronto como le diga su nombre para que no lo olvide
Paso 4. Conecte a las personas que llaman con otras personas si es necesario
Alguien que llama a una empresa u oficina normalmente necesita ayuda porque quiere encontrar información o tiene un problema. Si no puede responder una pregunta o encontrar una solución, pregúntele si le gustaría hablar con alguien que pueda ayudarlo. Este paso muestra que se preocupa por la persona que llama y desea ayudar a resolver el problema rápidamente.
- Los teléfonos de oficina suelen utilizar el sistema para transferir llamadas. Descubra si los teléfonos de su oficina son transferibles y aprenda cómo funcionan. Si no es así, averigüe el número de teléfono de la persona a la que necesita llamar y compártalo con la persona que llama.
- Pregúntele cortésmente a la persona que llama si puede conectarlo con otra persona. Por ejemplo, "Lo siento, no puedo responder a su pregunta. ¿Qué tal si transfiero la línea telefónica para que pueda hablar directamente con Pak Bambang? Él puede brindarle una solución". Asegúrese de que la persona que llama esté de acuerdo antes de transferir la línea telefónica.
- Si la persona que puede ayudar no está en la oficina, pregúntele si le gustaría dejar un mensaje. No olvide transmitir el mensaje a personas competentes.
Paso 5. Termine la conversación de manera profesional
Decir "Gracias" o "Buenos días / tardes / noches" es una forma de hacerle saber a la persona que llama que la conversación ha terminado y que puede colgar. No se confunda sobre si la conversación continúa o no.
Espere a que la persona que llama cuelgue. Si es usted quien recibe la llamada telefónica, deje que la persona que llama diga todo lo que quiera decir hasta que termine. Puede parecer grosero o perderá información si cuelga cuando no ha terminado de hablar
Consejos
- No acepte llamadas telefónicas personales en el trabajo. Estás en la oficina por trabajo, no para charlar con amigos. Si quieres charlar o enviar un mensaje de texto a un amigo, pospóngalo hasta que termine su hora de almuerzo o de trabajo.
- Evitar distracciones. Para que la persona que llama se sienta atendida, posponga el trabajo en curso y concéntrese en la persona que llama. No se distraiga ni parezca demasiado ocupado para responder preguntas o brindar ayuda.
- No hable mientras come, bebe o masca chicle mientras habla por teléfono porque su discurso será difícil de entender y hará que la persona que llama no se sienta apreciada.
- Incluso si la persona que llama presenta una queja o es descortés, muestre empatía, mantenga la calma y dé una respuesta profesional.
