La contabilidad, el registro de los detalles de las transacciones financieras, es un proceso crítico necesario para el éxito de las grandes y pequeñas empresas. Las grandes empresas generalmente tienen grandes departamentos de contabilidad con muchos empleados (y trabajan en estrecha colaboración con firmas de auditoría), mientras que las pequeñas empresas pueden tener solo un empleado de contabilidad. Mientras tanto, las empresas dirigidas por una sola persona deben manejar la contabilidad de forma independiente. Ya sea que esté tratando de administrar sus propias finanzas o esté interesado en trabajar en contabilidad, aprender los conceptos básicos de contabilidad puede ayudarlo.
Paso
Parte 1 de 4: Desarrollo de habilidades contables
Paso 1. Comprender la diferencia entre teneduría de libros y contabilidad
Los términos teneduría de libros y contabilidad a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, las habilidades y responsabilidades de los dos son diferentes. El contable generalmente registra los detalles de la venta. Su tarea principal es garantizar cada rupia ganada y utilizada por la empresa que cotiza en bolsa, mientras que el contador es responsable de hacer y analizar los estados financieros y auditar los registros financieros para garantizar la exactitud y exactitud de los informes.
- Los tenedores de libros y los contables a menudo trabajan juntos para brindar un servicio completo a la empresa.
- La diferencia entre los dos está marcada por un título profesional, certificación oficial u organización profesional.
Paso 2. Adquiera el hábito de crear hojas de trabajo en Excel
Microsoft Excel u otros programas de hojas de cálculo son muy útiles para los contadores porque pueden ayudar a monitorear números usando gráficos o realizar cálculos para crear informes financieros. Si solo conoces lo básico, siempre puedes aprender a avanzar a intermedio o experto en la creación de hojas de trabajo, cuadros y gráficos.
Paso 3. Lea el libro de contabilidad
Visite una biblioteca local para pedir prestado un libro de contabilidad o compre un libro en la tienda de su elección. Busque libros sobre los conceptos básicos de la contabilidad escritos por personas con experiencia, ya que generalmente brindan información confiable.
- “Introducción a la contabilidad” de Pru Marriott, JR Edwards y Howard J Mellett es un libro de uso común y se considera bueno para las personas que desean tener un conocimiento general de contabilidad, así como para los estudiantes que desean explorar la contabilidad.
- “College Accounting: A Career Approach” de Cathy J. Scott es un libro que se usa a menudo en la universidad para las clases de contabilidad y administración financiera. Este libro también ofrece un útil CD-ROM de contabilidad Quickbooks para contadores novatos.
- “Estados financieros: una guía paso a paso para comprender y crear informes financieros” de Thomas R. Ittelson es un popular libro introductorio sobre estados financieros que se puede utilizar para principiantes interesados en contabilidad.
Paso 4. Realice un curso de contabilidad
Puede buscar cursos cerca de usted o tomar un curso de contabilidad en línea gratuito. Pruebe el sitio de Coursera u otras plataformas educativas que ofrecen cursos gratuitos de los mejores profesionales en el campo de la contabilidad.
Parte 2 de 4: Práctica de los fundamentos contables
Paso 1. Comprender el sistema de contabilidad dual
Los contables realizan dos o más entradas para cada transacción financiera. Una transacción se puede registrar como un aumento de números en ciertas cuentas y una disminución de números en otras cuentas. Por ejemplo, una empresa acepta el pago de bienes vendidos a crédito. Este pago se registra como una adición a la cuenta de efectivo y una reducción en la cuenta de cuentas por cobrar (consumidores por pagar a la empresa). Las sumas y restas registradas deben ser iguales (al monto de las ventas).
Paso 2. Practique el registro de débitos y créditos
El Sistema de contabilidad dual registra las transacciones en forma de débitos y créditos. Ambos términos describen la suma o resta de ciertas cuentas debido a transacciones. Usar esos términos es relativamente fácil si tiene dos cosas en cuenta:
- Débito significa registro en el lado izquierdo de la cuenta t (Cuenta T estimada) y crédito significa que debe usar el lado derecho. T-account es un diario estándar de estimación de cuentas T cuyos lados verticales se utilizan para registrar el tamaño de la transacción.
- Activos = Deuda + Capital. Esta es la ecuación contable. Plántalo en tu cabeza. Esta ecuación es una guía para determinar las posiciones de débito y crédito de una transacción. Para el lado de “Activos”, débito significa suma y crédito significa resta. Para el lado “Deuda + Capital”, débito significa resta y crédito significa suma.
- Cargar una cuenta que incluye un activo (como una cuenta de efectivo) significa agregar efectivo. Sin embargo, cargar una cuenta que incluye deuda (como una cuenta corriente por pagar) significa una reducción de la deuda.
- Practique tratando de ingresar varios tipos de transacciones en el Sistema de contabilidad dual, como emitir facturas de electricidad o recibir pagos de los consumidores.
Paso 3. Cree y mantenga un diario general
Un diario general es un medio para registrar transacciones con un sistema de contabilidad múltiple. Cada transacción (débito y crédito) se registra utilizando las cuentas relevantes en el diario general. Por lo tanto, para las transacciones de pago de facturas en efectivo, debe realizar una entrada de crédito en la cuenta de efectivo y una entrada de débito en la cuenta de gastos. Este proceso se vuelve más simple si usa un programa de contabilidad, pero aún es relativamente fácil de hacer manualmente.
Paso 4. Diferenciar las transacciones en efectivo y devengadas
Una transacción en efectivo ocurre cuando un cliente compra dulces en una tienda y usted recibe efectivo de inmediato. Las transacciones de acumulación se ocupan de cosas como créditos, facturas, facturas, no pagos directos en efectivo. Las transacciones de acumulación también registran activos intangibles como el fondo de comercio.
Parte 3 de 4: Estudio de estados financieros
Paso 1. Sepa cómo se preparan los estados financieros
Los estados financieros describen la situación financiera actual de la empresa y su desempeño financiero durante un período contable. Los estados financieros se preparan con base en la información contenida en el diario general. Al final del período contable, cada cuenta se calcula para crear un balance. Los débitos y créditos totales deben estar equilibrados. Si están fuera de balance, el contador debe volver a examinar el saldo de cada cuenta y hacer ajustes o correcciones si es necesario.
Cuando todas las cuentas están ajustadas y son apropiadas, el contador puede ingresar la información resumida en los estados financieros
Paso 2. Aprenda a crear un estado de resultados
La cuenta de resultados es un principio básico de contabilidad. Este informe registra las ganancias de la empresa durante un período de tiempo que va desde una semana hasta un año. La cuenta de resultados está determinada por dos factores: los ingresos y los gastos de la empresa.
- Los ingresos son la entrada de dinero por la venta de bienes o servicios durante un período de tiempo, aunque no necesariamente significa que el efectivo se paga realmente durante un período determinado. Los ingresos pueden ser en forma de efectivo o transacciones de acumulación. Si las acumulaciones se incluyen en la cuenta de resultados, significa que los ingresos en una determinada semana o mes tienen en cuenta las facturas y recibos enviados o recibidos en ese período aunque no se haya recibido efectivo. La cuenta de resultados muestra el nivel de rentabilidad de la empresa, no cuánto dinero recibió la empresa en un período determinado.
- Los gastos son el uso del dinero por parte de la empresa para cualquier propósito, como el costo de comprar materiales o los salarios de los empleados. Al igual que los ingresos, los gastos también se informan cuando se realizan los gastos, no cuando la empresa literalmente distribuye efectivo o paga.
- El principio de concordancia en contabilidad requiere que las empresas hagan coincidir los gastos e ingresos relacionados, siempre que sea posible, para determinar el nivel real de rentabilidad de la empresa en un período determinado. En un negocio exitoso, este proceso es solo una imagen de una relación de causa y efecto. Por ejemplo, un aumento en las ventas aumentará los ingresos y los gastos comerciales de la empresa, como un aumento en la necesidad de comprar inventario para las tiendas y las comisiones de ventas.
Paso 3. Haga un balance general
A diferencia del estado de resultados, que describe la situación financiera en un período determinado, el balance general es una instantánea de las finanzas de la empresa en un momento determinado. El balance tiene tres componentes importantes: activos, pasivos, capital (accionistas o propietarios de la empresa) en un momento dado. Piense en el balance general como una ecuación que expresa los activos de una empresa iguales a la deuda más el capital. En otras palabras, su propiedad consiste en lo que pidió prestado y lo que es suyo.
- Los activos son propiedad de la empresa. Piense en los activos como todos los recursos de la empresa, como vehículos, efectivo, inventario y equipo que la empresa posee en un momento dado. Los activos pueden ser tangibles (planta, equipo) e intangibles (patentes, marcas registradas, fondo de comercio).
- Las cuentas por pagar son todos los préstamos (o pasivos) que una empresa debe en el momento en que se escribe el balance. La deuda incluye préstamos por pagar, dinero a pagar por inventario comprado a crédito y sueldos de empleados impagos.
- El capital es la diferencia entre activos y deuda. El capital se equipara a menudo con el "valor contable" de una empresa. Si la empresa entra en la categoría de una gran empresa, el capital puede ser propiedad de los accionistas; si el negocio es propiedad de una sola persona, el capital escrito en el balance general es el capital que posee esa persona.
Paso 4. Escriba un estado de flujo de efectivo
En esencia, este informe describe cómo las empresas utilizan y gastan el dinero, incluidas las actividades de inversión y financiación durante un determinado período de tiempo. Este informe se prepara utilizando información del balance y el estado de resultados del mismo período.
Parte 4 de 4: Aprendizaje de los principios contables
Paso 1. Siga los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)
En Indonesia, los PCGA se denominan "Normas de contabilidad financiera" creadas por la Junta de normas de contabilidad financiera. Los principios y supuestos utilizados para guiar las prácticas contables para asegurar la transparencia e integridad de las transacciones financieras son:
- El principio de entidad económica requiere que un contador que trabaja para una empresa unipersonal (un negocio propiedad de una persona) separe las transacciones comerciales de las transacciones personales del propietario de la empresa.
- El Supuesto de Unidad Monetaria es un acuerdo que establece que la actividad económica registrada debe expresarse en ciertas unidades de moneda. Por lo tanto, la contabilidad solo registra las actividades que se pueden cuantificar en rupias.
- El supuesto de período de tiempo es un acuerdo en el que los informes de transacciones deben basarse en un período de tiempo específico y ese período debe registrarse con precisión. Este período es generalmente corto: al menos un año, aunque muchas empresas utilizan un período de una semana. El informe debe especificar cuándo comienza y termina el período del informe. No es suficiente incluir la fecha de generación del informe; un contador debe especificar en el informe si el informe representa una semana, un mes, un trimestre financiero o un año.
- El principio de costo o el principio de costo histórico significa que los registros se hacen con base en el valor del dinero cuando se realiza la transacción sin considerar la inflación.
- El Principio de Divulgación Total requiere que los contadores proporcionen toda la información financiera relevante a las partes interesadas, especialmente a los inversores y acreedores. La información debe presentarse en el cuerpo de los estados financieros o en las notas al final del informe.
- El principio de negocio en marcha o el principio de continuidad del negocio asume que la empresa sobrevivirá en el futuro. Este principio requiere que los contadores proporcionen toda la información sobre ciertos cambios o fallas que ocurrirán en el futuro. Si un contador cree que una empresa está en quiebra, está obligado a proporcionar esa información a los inversores y otras partes interesadas.
- El principio de concordancia instruye a los contadores a relacionar los gastos con los ingresos en todos los estados financieros.
- El principio de reconocimiento de ingresos es un principio que establece que los ingresos deben registrarse cuando se completan las transacciones, no cuando se paga realmente el dinero.
- La materialidad es una guía que brinda a los contadores la libertad de evaluar profesionalmente si las transacciones con una cierta cantidad de dinero son importantes para su inclusión en el informe. Este principio no significa que los contadores puedan proporcionar informes inexactos. El principio de materialidad da a los contables la libertad, por ejemplo, de redondear el valor de transacción a la rupia más pequeña en los estados financieros.
- El conservadurismo o el conservadurismo es un principio que aconseja a un contador que informe las pérdidas potenciales (de hecho, esto es una obligación), pero no se le permite al contador informar las ganancias potenciales como ganancias reales. Esto se hace para evitar que los inversores tengan una imagen inexacta de la situación financiera de la empresa.
Paso 2. Siga las normativas y estándares nacionales y / o internacionales
Las empresas en los Estados Unidos tienen regulaciones elaboradas por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera, mientras que Indonesia tiene regulaciones elaboradas por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera. Estas juntas tienen reglas y estándares que tienen como objetivo garantizar que las partes interesadas tengan información confiable y precisa y que los contadores trabajen de manera ética y honesta. El concepto de marco de FASB se puede encontrar en el sitio web de FASB y las Normas de Contabilidad Financiera se pueden obtener en el sitio web del Instituto de Contadores de Indonesia.
Paso 3. Siga las prácticas que se siguen comúnmente en la industria
A continuación se presentan las expectativas que un contador tiene de otros contadores al dar forma a la práctica general de la contabilidad:
- Los principios de confiabilidad, verificabilidad y objetividad requieren que un contador informe cifras en las que otros contadores probablemente estarían de acuerdo si estuvieran expuestos a la misma información. Este principio se implementa para mantener la dignidad de la profesión contable y garantizar que las transacciones futuras se lleven a cabo de manera justa y honesta.
- El principio de coherencia requiere que los contadores lleven a cabo prácticas y procedimientos coherentes en la preparación de los estados financieros. Si una empresa cambia sus supuestos de flujo de efectivo, los contadores de la empresa tienen la obligación de informar el cambio.
- El principio de comparabilidad o comparabilidad requiere que los contadores sigan ciertos estándares, como GAAP o SAK, para garantizar que los estados financieros de una empresa se puedan comparar con los estados financieros de otras empresas.
