Establecer un presupuesto comercial realista es una forma efectiva de ayudar a mantener su negocio rentable. La elaboración de presupuestos implica hacer pronósticos de ingresos, estimar costos y dejar suficiente espacio para márgenes de ganancia razonables.
Paso
Parte 1 de 3: Comprensión de los fundamentos presupuestarios
Paso 1. Conozca el presupuesto
Un presupuesto puede verse como un plan de trabajo para su negocio: le da una idea de lo que gastará y producirá durante un período de tiempo en el futuro. Un presupuesto adecuado incluirá una estimación fundamentada de lo que ganará (ingresos) y un plan preciso para sus gastos. Adherirse a un presupuesto con éxito puede garantizar que su negocio sea rentable y logre sus objetivos.
- Por ejemplo, suponga que su empresa está haciendo planes para el próximo año. Un presupuesto describirá sus ingresos estimados, luego incluirá un plan para gastar menos que los ingresos, para que pueda obtener ganancias.
- Un presupuesto equilibrado significa que la cantidad de ingresos es igual a los gastos, un superávit significa que los ingresos exceden los gastos y el significado de un déficit es que los gastos exceden los ingresos. Como empresa, su presupuesto siempre debe estar en un estado de superávit.
Paso 2. Aprenda por qué es importante presupuestar
Un presupuesto bien estructurado es esencial para el éxito empresarial porque le permitirá hacer coincidir lo que gasta con lo que obtiene. Sin un plan claro para sus gastos, sus ingresos se erosionarán fácilmente con el tiempo, lo que eventualmente puede generar pérdidas, un aumento de la deuda y un posible cierre de su negocio.
- El presupuesto será una guía en todos los gastos comerciales. Por ejemplo, si a mitad de año se da cuenta de que su empresa realmente necesita una computadora más nueva, puede revisar su presupuesto para ver cuántos ingresos excedentes espera generar durante el resto del año. Puede averiguar el costo de actualizar la computadora y concluir si todavía tiene un superávit y le permite obtener ganancias o, alternativamente, si hay ingresos adicionales para respaldar la toma de préstamos para computadoras.
- Un presupuesto también puede ayudarlo a determinar si está gastando demasiado, por lo que debe ahorrar a mitad de año.
Paso 3. Identifique cada elemento del presupuesto
Según la Administración de Pequeñas Empresas, hay tres elementos de un presupuesto empresarial, a saber, ventas (también conocidas como ingresos), costos / gastos totales y ganancias.
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Venta:
Las ventas se refieren a la cantidad de dinero que obtiene su empresa de todas las fuentes. El presupuesto incluirá una estimación o estimación de sus ventas futuras.
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Coste total:
Los costos totales son los fondos que su empresa necesita para generar ventas. Estos incluyen costos fijos (como el alquiler), costos variables (como los materiales utilizados para fabricar su producto) y costos semivariables (como los salarios).
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Lucro:
La ganancia es igual a los ingresos menos los costos totales. Dado que las ganancias son un objetivo comercial, su presupuesto debe incluir gastos que sean lo suficientemente bajos como para permitirle obtener un rendimiento suficiente de su inversión.
Parte 2 de 3: Estimación de ingresos
Paso 1. Considere su puesto actual
Si su empresa ha estado en funcionamiento durante varios años, su proceso de previsión de ingresos incluirá los ingresos de años anteriores y realizará ajustes para el año siguiente. Si su negocio recién está comenzando sin experiencia comercial, deberá estimar el volumen de ventas, el precio por producto y hacer una investigación de mercado para ver qué puede esperar de un negocio del tamaño de su negocio.
- Tenga en cuenta que las estimaciones de ingresos rara vez son precisas. El punto es dar la estimación más probable con el conocimiento que tenga.
- Sea siempre conservador. Es decir, debe asumir que obtendrá el volumen de ventas y el precio en el rango más bajo posible.
Paso 2. Realice una investigación de mercado para determinar el precio
Esto es especialmente importante para las nuevas empresas. Busque negocios en su área que ofrezcan bienes o servicios similares. Registre el precio del producto o servicio.
- Por ejemplo, suponga que abre una consulta de terapia. Los terapeutas en su área pueden tener un rango de precios desde Rp. 150,000, - a Rp. 500,000, - por hora. Compare sus calificaciones, experiencia y ofertas de servicios con las de sus competidores, luego calcule sus precios. Puede decidir que 300.000 IDR es un buen precio.
- Si ofrece una variedad de productos y servicios, asegúrese de investigar los precios de la competencia.
Paso 3. Estime el volumen de ventas
El volumen de ventas es la cantidad de productos que desea vender. Su ingreso es el precio de los bienes / servicios multiplicado por la cantidad de bienes o servicios que ofrece. Por lo tanto, debe estimar cuántos bienes / servicios vende durante el año.
- ¿Tiene clientes o contratos esperando? Si es así, inclúyalo en el presupuesto. Luego, puede asumir que las referencias de los clientes y los anuncios se sumarán a este volumen durante todo el año.
- Compare con negocios existentes. Si tiene colegas que ya tienen un negocio establecido, pregúnteles cómo era el volumen en los primeros días del negocio. Para una práctica de terapia, sus colegas probablemente le dirán que durante su primer año, consiguieron clientes un promedio de 10 horas a la semana.
- Descubra qué impulsa el volumen de ventas. Si va a abrir una práctica de terapia, por ejemplo, la reputación, las referencias y la publicidad invitarán a la gente a venir. Con base en estas fuentes, puede decidir que un nuevo cliente cada dos semanas es razonable. Luego, puede seguir adelante y estimar que cada cliente pagará una hora a la semana y funcionará durante seis meses en promedio.
- Nuevamente, recuerde que las estimaciones de ingresos son solo estimaciones.
Paso 4. Utilice datos anteriores
Esto es importante si su empresa ya está establecida. Una estrategia eficaz para hacer pronósticos es tomar las ganancias del año anterior y examinar qué cambios ocurrirán durante el próximo año.
- Mira el precio. ¿Tiene motivos para creer que sus precios subirán o bajarán?
- Mira el volumen. ¿Comprarán más personas su producto o servicio? Si su negocio ha crecido un 2% anual, puede asumir lo mismo el próximo año si no ocurren cambios significativos. Si planifica su anuncio de manera agresiva, puede aumentarlo al 3%.
- Mira el mercado. ¿Está creciendo tu mercado? Por ejemplo, imagina que tienes un negocio de cafetería en el centro de la ciudad. Puede notar que el área está creciendo rápidamente debido a que nuevas personas se mudan allí. Esta puede ser una razón para agregar a la previsión de crecimiento de su negocio.
Parte 3 de 3: Creación de un presupuesto
Paso 1. Obtenga plantillas en línea
La mejor manera de comenzar a presupuestar es obtener plantillas en línea. La plantilla contendrá toda la información disponible y su tarea es simplemente completar los espacios en blanco con sus estimaciones. Esto le evitará tener que perder tiempo creando hojas de cálculo complejas.
- Llame a un contador si tiene problemas. Los contadores profesionales colegiados en el Reino Unido y los contadores públicos autorizados (CPA) en los Estados Unidos, así como el Instituto de Contadores de Indonesia (AIA) en Indonesia están capacitados para asesorar a las empresas sobre la elaboración de presupuestos y, por una tarifa, pueden ayudarlo a cualquier aspecto del proceso presupuestario.
- Una simple búsqueda en línea de "plantillas de presupuesto comercial" puede generar miles de resultados. Incluso puede encontrar plantillas que se pueden adaptar a su tipo de negocio específico.
Paso 2. Determine su margen de beneficio objetivo
El margen de beneficio es igual a los ingresos menos los gastos totales. Por ejemplo, si se espera que su negocio genere $ 1,300,000,000 en ventas y sus gastos totales son $ 1,170,000, obtendrá $ 130,000,000 en ganancias. Esto significa que el margen de beneficio es del 10%.
- Investigue un poco en línea o pregúntele a un asesor financiero cuáles deberían ser los márgenes generales para su tipo de negocio.
- Si el 10% es una cifra común para su negocio, sabrá que si sus ingresos estimados son de $ 1,300,000,000, sus gastos no deben superar los $ 1,170,000.
Paso 3. Determine los costos fijos
Los costos fijos son costos que generalmente permanecen iguales durante todo el año e incluyen cosas como el alquiler, el seguro y los impuestos sobre la construcción.
- Sume todos estos costos para tener una idea de los costos fijos para el año siguiente.
- Si hay datos financieros anteriores, use los costos fijos y ajústelos para aumentar los alquileres, las facturas o las nuevas tarifas.
Paso 4. Estime los costos variables
El costo de las materias primas y el inventario para permitir que se produzcan las ventas es un costo variable clave. Por ejemplo, si su negocio es un concesionario de automóviles, los costos variables incluirán el inventario que compra y vende cada año.
Este número variará dependiendo de cuánto venda, por lo que se conoce como costo variable. Puede utilizar su pronóstico de ingresos para determinar esto. Por ejemplo, si espera vender 12 automóviles en su primer año, su costo de inventario será el costo de comprar 12 automóviles
Paso 5. Estime los costos semivariables
Se trata de un gasto que suele tener un elemento fijo, pero también varía en función de la actividad. Por ejemplo, los planes de datos de telefonía e Internet tienen una tarifa fija más cualquier uso en exceso. El salario también es un ejemplo. Es posible que tenga salarios estimados para los empleados, pero las horas extraordinarias o el tiempo extra causado por el trabajo adicional pueden aumentar estos costos.
Sume todos los costos semivariables que ha estimado
Paso 6. Ingrese los tres tipos de costos y realice ajustes
Después de obtener la cantidad para cada tipo de costo, súmelos todos. Este será su costo total para el año. Entonces puedes hacerte las preguntas centrales.
- ¿Son sus costos totales menores que los ingresos?
- ¿Están sus costos totales proporcionando un margen de beneficio mayor o igual a su objetivo?
- Si la respuesta a ambas preguntas es no, necesita ahorrar. Para hacerlo, eche un vistazo a todos sus costos y calcule lo que podría hacer sin incluirlos. Los costos laborales son una de las áreas más flexibles para ahorrar (aunque corre el riesgo de molestar a sus empleados cuando se reducen sus horas). También puede buscar ubicaciones con costos de alquiler más bajos o costos de instalaciones reducidos.
