Debe haber tratado con bancos, compañías de seguros, agencias gubernamentales, empleadores en empresas o incluso escuelas. Si es así, debe persuadir a alguien para que haga o le ayude a hacer algo. ¿Cómo escribir una carta persuasiva o persuasiva que produzca resultados? Aquí hay algunas ideas clave para usar en su carta de persuasión.
Paso
Parte 1 de 4: Preparación para escribir una carta
Paso 1. Estimule las buenas ideas
Antes de escribir una carta, indique lo que quiere, por qué lo quiere, las razones por las que debería aprobarse, así como los argumentos en contra. Hacer hincapié en todas las ideas a mano puede ayudarlo a redactar la carta y comprender completamente su posición sobre el tema.
- Empiece con esto: quiero persuadir a "mis lectores" de que sea mi "objetivo". Cambie "mis lectores" por lo que quiere persuadir y "mi objetivo" por lo que los persuade a hacer.
- Una vez que lo anterior sea claro e inequívoco, pregúntese: ¿Por qué? Enumere las razones por las que desea que sus lectores hagan lo que usted quiere.
- Después de mapear las razones, ordénelas según el nivel que sea más importante. Ponga todos los detalles importantes en una columna, luego los menos importantes en otra. Esto le ayudará a reducir su mente a los puntos de énfasis más relevantes y destacados.
Paso 2. Conozca sus metas
Asegúrese de saber exactamente lo que quiere o necesita. ¿Qué quieres lograr? ¿Cómo debería actuar esta oficina?
Al definir los objetivos, piense en todas las posibles soluciones que puede ofrecer
Paso 3. Conozca a sus lectores
Analizar y comprender a sus lectores le ayudará a decidir cómo enmarcar su carta. Si es posible, decida si el lector estará de acuerdo con usted, en desacuerdo o será neutral. Esto le ayudará a decidir cuánto peso asignar a cada lado de su argumento.
- Trate de encontrar una persona a la que pueda dirigirse en la carta. ¿Quiénes son, qué poder tienen para ayudarte? ¿Simplemente ignorarán su queja? ¿Cómo debes saludarlos? ¿Están en puestos superiores o funcionales? Habla de acuerdo a su posición.
- Trate de descubrir las creencias y los prejuicios de los lectores sobre su tema. ¿Qué tipo de disputas pueden surgir entre usted y sus lectores? ¿Cómo presenta un contraargumento de manera respetuosa?
- Descubra qué lectores están preocupados por su tema. ¿Tienen fondos limitados para gastar? ¿Están directamente afectados por su tema? ¿Cuánto tiempo tienen para considerar su documento?
- Piense en el tipo de evidencia que sus lectores necesitarán en un argumento para persuadirlos.
Paso 4. Investigue el tema
Una carta de persuasión eficaz contiene pruebas e información fáctica que respalda la posición. Asegúrese de considerar múltiples puntos de vista. No se limite a investigar su punto de vista; También mencione las opiniones contrarias y los hechos que las rodean.
- Utilice hechos, lógica, estadísticas y evidencia anecdótica para respaldar sus afirmaciones.
- No diga inmediatamente que la oposición está equivocada. En cambio, sea respetuoso al explicar por qué su posición es más fuerte y merece atención.
Parte 2 de 4: Dar formato a las letras
Paso 1. Utilice el formato de bloque
Las cartas comerciales tienen un formato especial. Si el formato es limpio y correcto, no cambiará la opinión de los lectores en lo más mínimo. Sin embargo, si el formato es incorrecto y desordenado, le causarán una mala impresión y posiblemente se desecharán.
- Empiece por usar párrafos en bloque a doble espacio.
- Alinear a la izquierda cada párrafo; en otras palabras, no aplique sangría a los párrafos como en prosa o ensayos.
- Deje un espacio de línea después de cada párrafo.
- Utilice una fuente estándar, normalmente Times New Roman o Arial, tamaño 12.
Paso 2. Dirija el membrete correctamente
Comience escribiendo su dirección en la esquina superior izquierda. No ponga su nombre; escriba solo el nombre de la calle, la ciudad, el área y el código postal. También puede incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico, cada uno en una línea separada. Si vive en el Reino Unido, la dirección debe escribirse a la derecha. Complete una línea.
- Escriba la fecha. Escriba la fecha completa, el nombre del mes y el año. Complete una línea.
- "4 de junio de 2013"
- Escriba el nombre y la dirección del destinatario. Trate de encontrar una parte específica a la que enviar la carta. Complete una línea.
Paso 3. Comience la carta con un saludo o saludo
Por lo general, en la forma de la palabra "Estimado" seguida del nombre de la persona a la que se dirige. Asegúrate de haber escrito el nombre correctamente mientras lo escribiste. El nombre aquí debe ser el mismo que el nombre escrito en el membrete de la dirección.
- Al saludar a alguien, use el título o rango correcto (Pak / Madam / Dr. / etc) seguido del apellido. Si no está seguro de cómo prefiere que la llamen una mujer, simplemente escriba "Señorita".
- Siga siempre después de esto con dos puntos.
- Complete una línea entre el saludo y el primer párrafo.
- "Querido doctor. Marrón:"
Paso 4. Cierre la carta con una declaración de cierre
Piense y considere el tono de su ensayo al elegir una declaración de cierre. Los dichos como "Gracias" son bastante estándar, mientras que otras formas como "Saludos" son más íntimos. Decide si quieres que tu carta de presentación sea formal o íntima. Cualquiera que elija, la primera palabra debe estar en mayúscula, mientras que la siguiente palabra es simple. Siga el cierre con una coma.
- Elija la palabra "Con respeto", si desea que sea más formal. “Saludos”, “Saludos”, “Gracias” o “Atentamente” son comentarios de cierre estándar para los correos electrónicos comerciales. Mientras que las palabras "Saludos", "Saludos" o "Nos vemos" parecen más relajadas e íntimas.
- Omita las siguientes 4 líneas para dejar espacio para su firma antes de escribir su nombre.
- "Gracias,"
Parte 3 de 4: Escribir cartas
Paso 1. Conciso y conciso
Una carta persuasiva o persuasiva debe ser concisa y cortés. Las personas ocupadas rara vez leen cartas de más de una página o cuando el tono es duro. No seas palabras demasiado floridas. Trate de usar oraciones claras y ordenadas. No presente información distorsionada e innecesaria, incluidas anécdotas.
- Evite las oraciones demasiado largas. Asegúrate de usar oraciones declarativas fuertes. Su escritura debe ser concisa, concisa, al grano y fácil de leer.
- No arrastres los párrafos demasiado. No acumule tanta información que el lector pierda interés, se desvíe del punto principal o haga que su punto sea difícil de entender. Cíñete a la información relevante y cambia los párrafos cada vez que quieras transmitir una nueva idea o punto.
Paso 2. Exprese su punto principal en las primeras oraciones
Empiece con una frase de apertura amistosa y luego vaya al grano. Indique su necesidad (el propósito principal de escribir la carta) en las dos primeras oraciones.
Este párrafo solo puede constar de 2 a 4 frases
Paso 3. Enfatice la importancia de su solicitud en el segundo párrafo
En este párrafo, resuma su inquietud, solicitud o reclamo. En esta etapa, no ha proporcionado ninguna razón, apoyo o puntos principales específicos; En esta etapa, explica completamente su posición, los parámetros de la inquietud o solicitud y las razones por las que es lo suficientemente importante como para actuar.
Recuerde mantener el cuerpo de la carta lógico, cortés y fáctico. Evite el lenguaje excesivamente emocional, no exija acción ni hable con dureza contra la persona o empresa a la que va dirigida la carta, ni contra la oposición
Paso 4. Apoye su aplicación en el siguiente párrafo
Los siguientes párrafos deberían poder justificar su posición proporcionando antecedentes e información detallada. Asegúrese de que esta información sea lógica, fáctica, razonada, práctica y legítima. No base su solicitud únicamente en emociones, creencias o deseos personales. No aburras al lector con historias largas; llegar al grano de forma rápida y precisa. Hay varias estrategias diferentes que puede emplear para lograr este objetivo:
- Proporcione fragmentos de estadísticas y hechos para atraer la simpatía y la lógica de los lectores. Asegúrese de que las estadísticas y los hechos provengan de fuentes creíbles y respetables, y que también utilice los datos con sinceridad, sin sacarlos de contexto.
- Sugiera citas de expertos en el tema, que apoyen su posición o refuten la oposición. Estos expertos deben ser figuras respetadas en sus campos y de hecho tener las calificaciones adecuadas para tener una opinión sobre el tema en discusión.
- Presente las razones por las que debe concederse su solicitud. Obligar a las personas a hacer lo que usted quiere no es una técnica de persuasión eficaz, pero si explica por qué cree que es necesario hacer algo, puede ayudarles a cambiar de opinión. Explique la situación actual y por qué debería cambiar.
- Presente los detalles, especificaciones y limitaciones de su puesto y aplicación. Discuta los esfuerzos que se han hecho antes, con respecto a la aplicación, o incluso si no hay acción al respecto.
- Dé ejemplos de testimonios que se relacionen con su puesto. Piense en otra evidencia que podría presentarse de por qué su puesto es importante.
- Recuerde limitar lo que puede y quiere incluir en un párrafo. Deja en claro tu punto y tu situación. No se exceda con demasiados detalles, pero incluya todos los puntos importantes. Elija solo las estadísticas, los expertos y los testimonios más relevantes.
Paso 5. Llame a la oposición
Una de las formas más efectivas de persuasión o persuasión es apelar a la oposición. Debe poder predecir las objeciones, objeciones o preguntas de los lectores, para poder responderlas en la carta. Encuentre puntos en común con la oposición o presente un fuerte apoyo para su propia posición.
- Asegúrese de reconocer públicamente las diferencias entre su posición y la oposición. No lo oculte, porque debilitará su argumento. Enfatice sus valores, experiencias y problemas compartidos con la oposición.
- Evite las declaraciones acusatorias. Esto hará que la carta sea demasiado emotiva y debilitará su atractivo lógico. Una actitud demasiado negativa y acusadora también evitará que la oposición esté de acuerdo con tu punto.
Paso 6. Cierre la carta reafirmando su solicitud
Reitere su solicitud u opinión al final de la carta. Este es el párrafo en el que presenta una solución o pide acción. Dígale al lector que hará un seguimiento de esta correspondencia por teléfono, correo electrónico o en persona.
- Termine la carta con una oración contundente que ayudará a persuadir al lector de que se ponga de su lado, o al menos vea más claramente desde su punto de vista.
- Ofrece tus propias soluciones o ayuda. Acepta un compromiso o quedate en el medio. Demuestre que ha terminado o está listo para manejar la situación.
Parte 4 de 4: Dar los toques finales
Paso 1. Compruebe si hay errores
Los errores de gramática, pronunciación y ortografía de las palabras darán una mala impresión. Quiere que el lector se centre en su idea y solicitud, no en el error tipográfico. Vuelva a leer su carta varias veces antes de enviarla. Léalo en voz alta para escuchar cómo suena.
Si es necesario, pídale a alguien que revise su escritura en busca de errores ortográficos (o use la función de revisión ortográfica del software)
Paso 2. Pon tu propia firma
Si prefiere enviar cartas por correo postal al correo electrónico, deberá firmar. Personaliza y certifica tu carta.
Paso 3. Proporcione copias de su carta formal a otras partes clave, si es necesario
Si alguien más en la empresa u organización de destino también debe leer su carta, entréguele una copia. Esto significa imprimir y enviar más de una carta, con firmas originales.
Paso 4. Quédese con una copia
Guarde siempre una copia de sus cartas y tome notas personales, complete con notas sobre cuándo se envió la carta y a quién. Tome nota del seguimiento que hizo hasta que se resolvió el problema.
Consejos
- Permanecer en el tema. Tenga cuidado de no agregar información aleatoria que no esté relacionada con el tema que está discutiendo. Cíñete a los hechos relevantes y mantenlo simple. Utilice estos datos para ser más descriptivo.
- Use viñetas en el medio del párrafo solo si está absolutamente seguro y claro acerca de los pasos, acciones o recomendaciones.
- Adapte sus viñetas al tipo de empresa u organización objetivo. Las instituciones sin fines de lucro tienen una forma de pensar diferente a la de las grandes empresas.
- Escriba en forma estándar escrita en Indonesia. No se trata de mensajes de texto ni de redes sociales; sino una carta formal. El uso de taquigrafía, jerga y emoticonos puede hacer que te ignoren.
- No trate a sus lectores como si le debieran algo y luego se sienta con derecho a demandar. Tranquilícelos manteniendo el tono de la carta amigable y profesional.
