La mayoría de los padres necesitan ponerse en contacto con el maestro de su hijo al menos una vez al año escolar por una variedad de razones, desde pedir una licencia debido a una enfermedad o incluso discutir los problemas de un niño. La mayoría de los profesores utilizan el correo electrónico, lo que hace que el proceso de correspondencia sea más fácil y rápido, pero también puede escribir cartas o notas. Con la carta o el correo electrónico adecuados, puede establecer una comunicación abierta y sólida con el maestro de su hijo.
Paso
Método 1 de 2: enviar un correo electrónico
Paso 1. Sepa cuándo enviar un correo electrónico
Hay varias razones por las que es posible que desee comunicarse con el maestro de su hijo, desde presentaciones hasta discutir asuntos más serios. Las siguientes son algunas razones comunes para comunicarse con el maestro de su hijo:
- Preséntese cuando se mude o cuando su hijo comience a estudiar en una nueva escuela.
- Discuta el problema.
- Pregunte el trabajo o el progreso del niño.
- Pide reunirte.
- Informe al maestro de un problema especial, como las necesidades especiales de un niño o problemas familiares.
- Pida permiso cuando el niño esté ausente por enfermedad u otras necesidades.
Paso 2. Reúna la información que necesita para escribir un correo electrónico completo y profesional al maestro
La información completa hará que la comunicación sea más eficiente y demostrará que respeta al maestro y se toma en serio los temas que se discuten.
- Pídale a su hijo el nombre del maestro o busque el nombre del maestro en el sitio web de la escuela.
- Prepare copias de los documentos necesarios, como el diagnóstico del médico y los documentos de colocación del niño, si su hijo tiene necesidades especiales.
Paso 3. Cree un primer borrador del correo electrónico utilizando la información que ha recopilado
Los borradores le permiten describir completamente su problema. Cuando hayas terminado, vuelve a leer el borrador y edítalo si es necesario.
- Evite escribir su dirección de correo electrónico en el campo "Para", para no enviar accidentalmente un borrador de correo electrónico.
- Mantenga su borrador lo más breve y conciso posible.
- Escriba correos electrónicos en un tono personal, cortés y profesional.
- Presentarte. Diga el nombre de su hijo y explique por qué escribió el correo electrónico. Por ejemplo, "Estimada Sra. Jasmin, mi nombre es Ros y soy el padre de Upin e Ipin. Estoy escribiendo esta carta porque me doy cuenta de que Upin está teniendo dificultades para seguir las matemáticas".
- Haga que el núcleo del correo electrónico sea de 1 a 3 párrafos de largo, indicando el problema que desea resolver. También es posible que desee preguntar acerca de las formas de apoyar a su hijo de manera constructiva.
- Cierre el correo electrónico dando las gracias e incluya su información de contacto para consultas adicionales. Por ejemplo, "Gracias por su atención. El maestro puede comunicarse conmigo por correo electrónico o al +628123456789. Espero que el problema de Upin se pueda resolver pronto con su ayuda".
Paso 4. Haga el correo electrónico con una nota positiva
Al escribir un borrador, mantenga el tono de su correo electrónico lo más positivo posible. Puede irritarse rápidamente al lidiar con los problemas de su hijo, pero mantener un tono positivo y proactivo en los correos electrónicos puede abrir un diálogo abierto y productivo con el maestro de su hijo.
- Evite usar lenguaje acusatorio con el maestro de su hijo.
- Utilice palabras como "consígalo", "coopere" y "hable".
- Utilice adjetivos como "positivo" y "proactivo".
- Conecte las palabras en frases como "Según Upin, él tiene dificultades para aprender matemáticas. Queremos saber cómo cambiar eso y cómo podemos ayudar al maestro a mejorar las habilidades de Upin".
Paso 5. Sea honesto al escribir correos electrónicos
Los niños son criaturas honestas y las mentiras de su carta pueden salir de la lengua de su propio hijo. Escriba el correo electrónico de la manera más honesta posible, pero mantenga un tono profesional en el correo electrónico.
Vaya directamente al meollo del asunto. Por ejemplo, "Tengo que trabajar en un museo y quiero llevar a mi hijo a estudiar. ¿Hay alguna tarea que deba terminar antes de volver a la escuela el viernes?"
Paso 6. Vuelva a leer y edite su correo electrónico
Una vez que haya escrito un borrador del correo electrónico, piense en el contenido y el tono del correo electrónico, luego edítelo si es necesario. Editar un correo electrónico le permite agregar o eliminar el cuerpo del correo electrónico, así como encontrar errores ortográficos, de puntuación y gramaticales.
- Asegúrese de que el correo electrónico revisado tenga un saludo, un cuerpo de carta y un cierre honestos y proactivos.
- Lea la carta en voz alta para ayudar a detectar errores o frases que puedan parecer culpables.
- Considere solicitar la ayuda de un socio, amigo o experto en educación para leer su carta. La persona a la que está pidiendo ayuda puede sugerirle que haga su carta más sólida o más profesional.
Paso 7. Después de editar el borrador, escriba un mensaje de cierre y un saludo amigable y profesional, para que el maestro de su hijo sea más receptivo a la carta
Los mensajes finales y los saludos amistosos también allanan el camino para una respuesta constructiva.
- Escriba saludos con el apodo del maestro de su hijo. Por ejemplo, "jasmin ma'am", seguido de una coma.
- Evite usar el nombre del maestro, a menos que el maestro ya se haya conocido y se ofrezca a llamarlo por su nombre.
- Cierre con "Saludos", seguido de una coma. También puede escribir "Esperamos que esta carta llame su atención, señora, gracias", para esperar una respuesta del maestro de su hijo.
- Indique su nombre e información de contacto.
Paso 8. Adjunte la documentación apropiada, dependiendo de su correo electrónico, para referencia al maestro de su hijo
Las referencias ayudarán al maestro de su hijo a comprender su problema.
Prepare un archivo de referencia en un formato fácil de abrir
Paso 9. Escriba la dirección de correo electrónico del maestro a quien enviar el correo electrónico
Consulte el sitio web de la escuela de su hijo para asegurarse de que la dirección de correo electrónico sea correcta.
- Envíe un correo electrónico a otras partes interesadas, como cónyuges u otros maestros autorizados.
- Considere incluirse en BCC para asegurarse de que se entregue el correo electrónico.
Paso 10. Edite el borrador final del correo electrónico leyendo el borrador una vez más antes de enviarlo
La edición evitará olvidar cierta información o errores en el correo electrónico.
Paso 11. Dele tiempo al maestro de su hijo para responder
Los profesores son criaturas ocupadas, por lo que es posible que no siempre puedan responder o prestar atención a sus correos electrónicos de inmediato. Espere un tiempo antes de volver a llamar al maestro.
- Anote la fecha si necesita una respuesta rápida.
- Vuelva a enviar la carta o el correo electrónico si su correo electrónico no ha sido respondido después de una semana.
Método 2 de 2: Envío de cartas escritas
Paso 1. Sepa cuándo enviar una carta escrita
Las cartas escritas son más personales que los correos electrónicos y, en algunos casos, son necesarias. Es posible que desee enviar una carta por escrito cuando:
- Para dar las gracias.
- Preséntese brevemente.
- Pida permiso cuando su hijo esté enfermo o no pueda asistir a la escuela.
Paso 2. Escriba la carta lo más prolijamente posible para que la lea el maestro de su hijo
Asegúrese de que su letra sea fácil de leer.
- Si su escritura es mala, escriba despacio, para que su escritura sea más clara.
- Evite escribir con lápices o bolígrafos que se desvanecen fácilmente. Preferiblemente, use un bolígrafo.
- Considere la posibilidad de redactar en una computadora y luego escribir su carta a mano. Los borradores te permiten pensar con más claridad sobre lo que quieres escribir.
- Si lo desea, escriba la carta en la computadora, imprímala y luego firme la carta.
Paso 3. Escribe tu carta
Si opta por escribir la carta manualmente, siga el mismo proceso que para escribir el correo electrónico en el paso anterior. Sin embargo, si lo que quieres hablar no es demasiado serio, como una nota de agradecimiento, no es necesario que escribas un borrador varias veces.
- Use buena papelería si tiene una. Pero si no es así, utilice papel limpio y no arrugado.
- Escribe la fecha en la carta.
- Escriba un saludo debajo de la fecha, por ejemplo, "Señorita Jasmin", seguido de una coma.
- Use los mismos elementos que los elementos del correo electrónico en el paso anterior y asegúrese de que su carta sea breve y concisa. Por ejemplo, "Señorita Jasmin, soy Ros, la madre de Upin e Ipin. Gracias por ayudar a Upin a comprender las matemáticas. Después de la escuela, a menudo le pregunta a la Sra. Jasmin sobre preguntas que no entiende. Si hay algo en lo que pueda ayudar Upin lo entiendo mejor., Por favor avíseme. Gracias. Ros ".
- Firme su carta, luego escriba su nombre si es necesario.
Paso 4. Verifique su carta antes de enviarla para evitar errores, información faltante o tinta descolorida y partes ilegibles
Vuelva a escribir la carta si encuentra un error fatal
Paso 5. Envíe la carta
Puedes enviar una carta de varias formas, según la formalidad de la carta o la urgencia, por ejemplo:
- Por vía postal. Asegúrese de mencionar el nombre del maestro en la carta e incluya la dirección de la escuela en su carta.
- Enviado por mí mismo. Envíe su propia carta a la escuela. El personal de la escuela se lo entregará al maestro de su hijo.
- A través de su hijo. También puede dejarle una carta a su hijo, pero es posible que se olvide de dársela. Si lo desea, puede meter la carta en el uniforme escolar de su hijo.
