¿Sueles mirar por la ventana durante minutos a pesar de que tiene trabajo que hacer? ¿Está buscando información inútil o jugando juegos en Internet a pesar de que hay tareas más importantes que deben realizarse de inmediato? Parece que tienes que admitir que tienes tendencia a posponer las cosas. La clave para administrar el tiempo de manera más eficaz es minimizar las distracciones, concentrarse en las tareas más importantes que debe realizar y encontrar formas más confiables de aumentar su productividad.
Paso
Método 1 de 2: Evite el hábito de perder el tiempo
Paso 1. Manténgase alejado de Internet
Hoy en día es muy fácil acceder a Internet y, por lo tanto, a menudo nos sentimos tentados a acceder a él. Cuando te das cuenta de que necesitas dejar de perder el tiempo y hacer algo, evitar Internet se convierte en una forma fácil de romper el hábito de la postergación.
Si su determinación no puede ayudarlo a mantenerse alejado de Internet, o peor aún, el trabajo que tiene que hacer requiere que use Internet, puede instalar aplicaciones de bloqueo de sitios para varios navegadores. Solo tiene que activar esta aplicación si necesita mantenerse concentrado y dejar que este programa lo ayude
Paso 2. Cierre su casilla de correo electrónico
Una encuesta a los empleados de Microsoft mostró que pasaron unos diez minutos respondiendo correos electrónicos y luego quince minutos adicionales volviendo a concentrarse en la tarea en cuestión. Si realmente tiene que concentrarse en una tarea, puede configurar su buzón de voz para que conteste automáticamente y tratar de no revisarlo hasta que haya terminado su trabajo.
Puede hacer lo mismo con mensajes de texto, mensajes instantáneos, notificaciones automáticas, alertas móviles, etc. Estas distracciones pueden hacer que pospongamos las cosas porque a menudo se sienten más productivas que otras cosas que hacen perder el tiempo, pero a menudo son igualmente improductivas. Apague su teléfono celular tanto como sea posible
Paso 3. Haga todo el trabajo en un dispositivo
Si usa una computadora portátil para trabajar en hojas de cálculo, un teléfono celular para revisar el correo electrónico y una tableta para hacer presentaciones, también lo pasará mal. Cada vez que cambias de dispositivo, es probable que te enfrentes a una distracción o dos y después de eso necesitas algo de tiempo para volver a concentrarte. Intente reunir todo lo que necesita en un dispositivo mientras se prepara antes de comenzar a trabajar para que pueda usar solo un dispositivo en el trabajo.
Paso 4. Cree un horario
A la mayoría de las personas no les gusta hacer un horario, pero no es necesario que lo hagas por completo. Antes de comenzar a trabajar en una tarea, tómese cinco minutos para hacer una lista u otras cosas necesarias para completar la tarea. Al crear un buen marco de tiempo, también puede garantizar el progreso en su trabajo.
- Utilice "cuadrículas de tiempo" o segmentos de tiempo definidos para tareas específicas, de modo que pueda dividir esta tarea en partes viables más fácilmente. Este método se puede aplicar a todo tipo de cosas, desde tareas escolares, tareas de oficina o renovaciones en el hogar.
- Si es posible, intente agrupar sus tareas y trabajos. Por ejemplo, si tiene que ir al supermercado y repostar su automóvil, intente hacer ambas cosas en un solo viaje. De esa manera, puede ahorrar tiempo yendo dos veces por cosas que se pueden hacer a la vez.
Paso 5. Hágalo más lentamente
Esto puede parecer improductivo, pero intente trabajar más lento porque si trabaja demasiado rápido o hace más de una tarea a la vez, podría terminar perdiendo el tiempo. Los estudios demuestran que solo el 2% de las personas que realizan una tarea a la vez pueden ser realmente eficaces y ahorrar tiempo.
Trabajar más lentamente también brinda la oportunidad de asegurarse de completar cada tarea de manera correcta y clara, por lo que es menos probable que regrese a la tarea para corregir cualquier error, lo que generalmente toma más tiempo
Paso 6. Continúe trabajando en la tarea actual
Muchas veces posponemos las cosas porque estamos haciendo otras tareas importantes (pero no urgentes) en lugar de las tareas importantes que debemos terminar en este momento. Dedicar tiempo a actividades menos importantes es un paso atrás y una pérdida de tiempo si tiene otras tareas más urgentes. Sepa si la tarea en la que está trabajando es la principal prioridad en su lista de tareas pendientes o no.
Intente priorizar sus tareas. Comience con algunas tareas pequeñas para motivarse, luego concéntrese en las tareas más importantes o urgentes para usted en este momento
Paso 7. Date tiempo para hacer una pausa
Trabajar sin parar puede hacer que se sienta cansado y frustrado. Puede darse un descanso al final de su jornada laboral o en la cena para evitar el exceso de trabajo que podría afectar la calidad de su trabajo.
Incluso si tiene problemas con las tareas que deben entregarse mañana, tómese un tiempo para hacer una pausa antes de volver a trabajar en ellas
Método 2 de 2: usar Retest
Paso 1. Cree una tabla para administrar su tiempo a lo largo del día
A estas alturas, ya ha cubierto muchos pasos para mantenerse enfocado desde el Método 1, y esta prueba iterativa es una buena manera de probar la eficacia con la que lo está utilizando. Empiece por crear una hoja de cálculo o puede crear una tabla en papel o pizarra. Cree una columna para el reloj y cree una columna aún más ancha a la derecha.
Paso 2. Deje de trabajar al comienzo de cada hora
Esta prueba requiere que descanse uno o dos minutos al comienzo de cada hora para evaluar cómo utilizó la hora anterior. Puede configurar un temporizador para asegurarse de que se detiene el tiempo suficiente para llenar esta mesa.
Paso 3. Piense en cómo pasó la hora anterior
Durante el período de evaluación, piense en lo que hizo en la hora anterior. Las cosas que haces varían desde hacer ejercicio hasta estudiar para un examen o pasar una hora frente al televisor. Trate de ser honesto consigo mismo al evaluar esta hora.
Paso 4. Pregúntese si le gustaría repetir la hora
Por lo tanto, esta prueba se conoce como una nueva prueba. Una vez que sepa lo que hizo una hora antes, intente preguntarse si quiere volver a hacerlo o no. Esta pregunta te ayuda a preguntarte si crees que pasaste la hora anterior de manera productiva. Si la respuesta es no, es menos probable que desee repetir el reloj.
Paso 5. Resuma lo que hizo en una hora y escriba su evaluación en la columna de la derecha
Hacer un seguimiento de cómo va tu día y ver cuántas horas quieres repetir y cuántas horas no quieres repetir también puede ser una herramienta de motivación eficaz. Escribe algunas palabras de lo que hiciste en la hora anterior en la columna de la derecha y también evalúa si quieres repetirlo o no.
Paso 6. Conozca las partes de su día que puede controlar
Una de las desventajas de esta nueva prueba es que puede juzgar rápidamente cada hora por su utilidad. Las clases en las que el maestro no está enseñando material nuevo, las reuniones de trabajo improductivas y otras partes de su día pueden parecer una pérdida de tiempo molesta. Trate de recordar que a veces no tiene un control total sobre cada hora de su día y tiene que atender cosas que se sienten improductivas como reuniones de trabajo que para usted son una pérdida de tiempo.
Ser flexible es importante en todos los aspectos de la vida, incluido el tiempo para divertirse y relajarse
Consejos
- Asegúrese de dormir lo suficiente por la noche para que no se sienta lento y perezoso durante el día.
- Trate de ser honesto consigo mismo cuando intente ser productivo en el trabajo. A veces, lo mejor que puede hacer es detenerse a caminar, comer algo o hablar con un amigo durante unos minutos cuando sienta que necesita refrescarse después de un duro día de trabajo.
