Ya sea que sea un ejecutivo corporativo, un gerente o un padre que se queda en casa, poder delegar responsabilidades es una habilidad importante para ser más eficaz. Sin embargo, delegar puede ser complicado: debes ser firme y confiar en la persona a la que delegas tus responsabilidades. Este artículo lo ayudará a lidiar con cualquier inquietud que pueda tener sobre la delegación y luego lo guiará a través del proceso real de delegar el trabajo de manera inteligente y respetuosa.
Paso
Parte 1 de 2: Adopte la mentalidad adecuada
Paso 1. Deja tu ego a un lado
El mayor obstáculo para delegar es la frase "Si quieres que algo se haga bien, tienes que hacerlo tú mismo". Tampoco eres la única persona en el mundo que puede hacerlo bien. Puede que usted sea la única persona que puede hacerlo bien en este momento, pero si se toma el tiempo para capacitar a alguien, es mejor que lo haga bien. Quién sabe, es posible que puedan hacerlo más rápido o mejor que usted y esto no es solo algo que debe aceptar, sino que incluso debe pedir.
Piense de manera lógica y realista: ¿puede hacer este trabajo usted mismo? ¿Tiene que trabajar hasta la muerte para equilibrar este trabajo y sus propias responsabilidades? Si es así, debe estar preparado para delegar parte de su trabajo. No se sienta avergonzado o inadecuado solo porque necesita ayuda con algo; de hecho, se convierte en un trabajador más eficaz si obtiene ayuda cuando la necesita
Paso 2. Deje de esperar a que alguien se ofrezca a ayudar
Si no está dispuesto a delegar el trabajo, es posible que padezca el síndrome de mártir leve; puede sentirse abrumado y, a menudo, se pregunta por qué nadie se ofrece a ayudar. Sea honesto consigo mismo: cuando las personas se ofrecen a ayudar, ¿las rechaza, solo por ser educado? ¿Estás preguntando en secreto por qué no insisten? ¿Siente que, si cambiara sus posiciones, los ayudaría con el corazón palpitante? Si respondió "sí", debe practicar "tomar el control" de sus circunstancias. Obtener la ayuda que necesita, no espere a que la reciba, porque es posible que nunca suceda.
Muchas personas olvidan por lo que están pasando otras personas y no hay nada que puedas hacer para cambiarlas. Olvídese de toda posible decepción en las personas que no se ofrecen a ayudar; recuerde que es su trabajo hablar sobre lo que necesita
Paso 3. No mire las solicitudes de ayuda de manera negativa
Muchas personas se sienten incómodas al pedir ayuda. Puede sentirse culpable, como si estuviera poniendo una carga sobre otra persona, o avergonzado, porque piensa (por alguna razón) que debería poder manejar todo usted mismo. Puede que te sientas orgulloso de la lucha y lo veas como una prueba de que eres un ser humano noble (otra manifestación del síndrome de mártir). Si considera que pedir ayuda es una forma de debilidad, debe olvidarse de ello. rápidamente Por otro lado: tratar de hacer todo solo es un signo de debilidad en el sentido de que indica que no tienes una visión realista de tus habilidades.
Paso 4. Aprenda a confiar en los demás
Si tiene miedo de delegar porque no cree que otras personas puedan hacerlo tan bien como usted, tenga en cuenta dos cosas: primero, casi cualquier persona puede llegar a ser bueno en algo con suficiente práctica, y segundo, es posible que usted no esté dotado para todo.. Cuando delega el trabajo, no solo libera tiempo para usted, sino que también le da a su ayudante la oportunidad de practicar una nueva habilidad o realizar una nueva tarea. Sea paciente: con el tiempo, su ayudante probablemente podrá hacer el trabajo delegado tan bien como usted. A menos que el trabajo que planea delegar sea muy importante, puede ser bueno para su ayudante cómo hacerlo bien con el tiempo. Si el trabajo es muy importante, ¡piénselo dos veces antes de delegarlo!
Incluso si eres el mejor en hacer el trabajo que planeas delegar, ten en cuenta que delegar trabajo te permite hacer otras cosas con tu tiempo. Si usted es el mejor empleado en la oficina que hace un trabajo de ensamblaje de disco duro bastante monótono, pero tiene una presentación importante que preparar, entonces está bien dejar esa tarea a una persona interna. Es mejor priorizar las tareas difíciles; no se sienta mal por delegar tareas simples y repetitivas cuando tiene cosas más importantes que hacer
Parte 2 de 2: Delegar eficazmente
Paso 1. Ejecute la tarea
El primer paso es el más difícil, pero el más importante. Tienes que tener el coraje de pedirle a alguien que te ayude (o, si eres el jefe, que alguien te ayude). No te sientas mal por esto, siempre y cuando seas educado, amable y amistoso. No estás siendo grosero solo por pedir ayuda a otra persona. Trate de ser amigable y amable mientras mantiene su solicitud seria.
- Si no está seguro de cómo conseguir que otra persona haga algo por usted, intente que las cosas sean breves y sencillas. Di algo como: "Oye, ¿puedo hablar contigo un minuto? ¿Puedes ayudarme a armar la enorme pila de discos duros que acaba de llegar? No puedo hacerlo yo mismo porque hoy no estoy en la oficina. ¿Puedes ¿Ayudarme?”presionar a la persona, pero asegúrese de que necesite su ayuda.
- Pregunte y (probablemente) recibirá. No tenga miedo de delegar porque crea que sonará descortés o impresionante. Mírelo de esta manera: ¿cómo se siente cuando la gente le pide ayuda? ¿Te sientes herido y ofendido? ¿O (normalmente) quieres ayudar? ¡Quizás eligió lo último!
Paso 2. No te tomes el rechazo como algo personal
A veces la gente simplemente no puede ayudarte, algo triste, pero cierto. Esto puede deberse a una variedad de razones; la más común es que la persona a la que está pidiendo ayuda esté muy ocupada con el trabajo. No te lo tomes como algo personal, solo porque alguien no pueda (o no quiera) hacer algo por ti en ese momento no significa que te odie. Por lo general, porque están ocupados o son perezosos, nada más.
Si lo rechazan, considere sus opciones; por lo general, puede insistir cortésmente en que necesita la ayuda de esa persona (generalmente funciona si usted es el jefe o alguien con autoridad), puede intentar preguntarle a otra persona o puede hacer el trabajo sí mismo. Si necesita ayuda, ¡no tenga miedo de elegir la primera opción o ambas
Paso 3. Delegue metas, no procedimientos
Esta es la clave para no convertirse en la pesadilla de un microgerente. Establezca estándares claros para los resultados que desea y muéstrele a la persona cómo, pero dígale que puede hacerlo de la manera que quiera, siempre que se haga bien y a tiempo. Deles suficiente tiempo no solo para aprender, sino también para experimentar e innovar. No los entrene como a un robot; entrénelos como un ser humano, alguien que se adapta y mejora.
También es inteligente porque tomará su tiempo y reducirá la ansiedad. Quieres usar el tiempo libre para hacer otras cosas más importantes, no siempre preocuparte por el progreso de tu ayudante. Recuerde, delega el trabajo para reducir el estrés, no para agregarlo
Paso 4. Prepárese para capacitar a su ayudante
Siempre debe reservar tiempo para enseñarle a su ayudante cómo realizar la tarea delegada, incluso si es algo fácil. Recuerde que un proceso que le parezca sencillo y directo puede que no sea tan simple como para alguien que nunca lo ha hecho antes. Esté preparado no solo para llevar a su ayudante a través del trabajo que ha delegado, sino también sea paciente con cualquier pregunta que pueda surgir.
Considere el tiempo que dedica a capacitar a los rescatistas como una sabia inversión a largo plazo. Al reservar tiempo para enseñar adecuadamente a su ayudante, tendrá tiempo libre en el futuro en lugar de dedicar tiempo a corregir sus errores
Paso 5. Asigne recursos suficientes para completar la tarea
Es posible que tenga disponibles los recursos necesarios para completar la tarea, pero es posible que la persona asignada a la tarea no pueda acceder a ellos. Cosas como datos protegidos con contraseña, herramientas especiales y ciertas herramientas pueden ser esenciales para hacer el trabajo, así que asegúrese de que su ayudante tenga lo necesario para tener éxito.
Paso 6. Comprenda que su ayudante solo puede hacer una cosa a la vez
Cuando su ayudante lo está ayudando, no está cumpliendo con sus responsabilidades normales. No olvide que, al igual que usted, su ayudante puede tener una agenda muy ocupada. Pregúntese: ¿qué trabajo apartarían o delegarían para que usted lo hiciera? Asegúrese de conocer la respuesta la próxima vez que delegue una tarea a alguien.
Paso 7. Sea paciente
La persona que delegue cometerá errores a medida que aprenda a realizar una nueva tarea. Es parte del proceso de aprendizaje. Planifícalo. No delegue tareas asumiendo que la persona lo hará perfectamente hasta que tenga un trabajo probado. Si un trabajo no sale como se esperaba porque su colega no puede realizar la tarea a la perfección, entonces es culpa suya, no de él. Sea un recurso para su ayudante y el trabajo delegado puede ser una experiencia de aprendizaje para él, en lugar de asustar a la gente.
Cuando entrena a alguien para hacer algo, está invirtiendo. Al principio, lo ralentizará, pero a la larga aumentará la productividad, según su enfoque del comportamiento positivo y realista
Paso 8. Prepárese para los problemas
Haga un plan de respaldo y esté preparado para actuar si algo sale mal. Sepa lo que sucederá si se incumple un objetivo o una fecha límite. Todo el tiempo surgen obstáculos y desafíos inesperados, ya sea en la oficina o en casa; a veces, la tecnología puede fallar. Deje que su ayudante crea que si surge algo, usted lo entenderá y lo ayudará a cumplir con la fecha límite, no lo deje en una posición difícil.
Hacer esto también es inteligente en un sentido egoísta: si su ayudante tiene miedo de que lo culpen, dedicará más tiempo a compensar sus defectos que a hacer su trabajo
Paso 9. Premie a su ayudante si es digno
Delegar tareas a alguien es importante si tiene más responsabilidades. Pero es contraproducente cuando delegas una tarea, dejas que tu ayudante trabaje duro para ello y luego obtienes el crédito tú mismo. Aprecie y elogie los esfuerzos de otras personas que trabajan en su nombre.
Asegúrese de que cada vez que reciba un cumplido por su trabajo que fue ayudado por otra persona, también mencione el nombre de la persona que lo ayudó
Paso 10. Diga "Gracias
Cuando alguien hace algo por usted, es importante agradecer a esa persona, reconocer la importancia de su ayuda y hacerle saber al ayudante que es apreciado. De lo contrario, parecerá ingrato, incluso si no lo hace. t. Recuerde que las personas no pueden leer su mente. Las personas estarán más que felices de ofrecer ayuda si se sienten apreciadas.
