Un comunicado de prensa es una declaración escrita a los medios. Puede contener un abanico de novedades, incluyendo cronograma de actividades, promociones, premios, nuevos productos y servicios, resultados de ventas, etc. Los comunicados de prensa también se pueden utilizar para crear historias especiales. Los reporteros generalmente considerarán más una idea de noticias si reciben primero un comunicado de prensa. Esta es una herramienta de relaciones públicas muy básica, una que cualquiera que quiera usarla puede usar en el formato correcto. Te mostraremos cómo.
Paso
Método 1 de 2: Crear un comunicado de prensa que sea interesante de ver
Paso 1. Escribe un título original
El título debe ser breve, claro y directo; en otras palabras, una versión muy condensada del punto principal del comunicado de prensa. Muchos expertos en relaciones públicas sugieren que el título debe escribirse al final, después de que se haya escrito todo el resto del contenido. Si sigue estas instrucciones, siga escribiendo el comunicado de prensa y escriba el título después. El título llama la atención y es una parte muy importante de un comunicado de prensa.
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wikiHow es conocido como la fuente de información más popular.
Lo has visto, ¿no? ¡Ahora quieres saber más sobre las novedades! El título debe poder atraer la atención de los periodistas, al igual que el titular de un periódico atrae a los lectores. El título puede describir los logros recientes de una organización, un evento que vale la pena informar o un nuevo producto o servicio.
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¡El título debe estar escrito en negrita!
Un título generalmente se escribe en negrita y usa un tamaño de fuente más grande que el cuerpo del manuscrito.
- La primera letra está en mayúscula. Y también todos los sustantivos que deben escribirse con mayúscula. La mayoría de las palabras del título están en minúsculas, aunque el uso de "minúsculas" puede hacerlo más atractivo visualmente. No use mayúsculas en palabras completas.
- Utilice palabras clave importantes. La forma más sencilla de crear un título de comunicado de prensa es tomar las palabras clave más importantes en su comunicado de prensa. A partir de estas palabras clave, intente formar una declaración lógica y que llame la atención. Si incluye una oración de resumen después del título, puede utilizar el mismo método. El uso de palabras clave por adelantado hará que su página sea más fácil de encontrar en los motores de búsqueda, y será más fácil para los periodistas y lectores captar ideas del contenido de su comunicado de prensa. Eche un vistazo a la explicación completa en este primer paso y tenga en cuenta que todos pueden ser títulos de comunicados de prensa.
Paso 2. Escribe el cuerpo del guión
Los comunicados de prensa deben redactarse de la manera que desee que aparezcan en las noticias. Y recuerde esto: la mayoría de los periodistas están muy ocupados y no tienen tiempo para investigar los anuncios de su empresa, por lo que los periodistas usarán lo que escriba para sus comunicados de prensa para escribir sobre sus grandes eventos. Lo que sea que quieras que digan, ponlo aquí.
- Comience con la fecha y la ciudad donde se escribió el comunicado de prensa. Esta ciudad se puede eliminar si los resultados son confusos, por ejemplo, si el comunicado está escrito en Bandung, pero describe actividades en la sucursal de Jogjakarta.
- La primera oración debe captar la atención del lector y expresar claramente su punto. Por ejemplo, si el título es "Carpren Publishing publica una nueva novela sobre la Segunda Guerra Mundial", la primera oración podría ser algo así como "Carpen Publishing, Ltd., publicó hoy su novela de la Segunda Guerra Mundial del reconocido autor Arcy Kay". Esto amplía el título lo suficiente como para proporcionar un poco de detalle y mantiene al lector interesado en tu historia aún más. El siguiente párrafo o dos deben ampliar la primera oración.
- El cuerpo del guión del comunicado de prensa debe ser sólido. Evite el uso de oraciones y párrafos largos. Evite la repetición y el uso excesivo de jerga o lenguaje sofisticado. Mantenga su escritura simple y evite desperdiciar palabras.
- El primer párrafo (dos o tres oraciones) debe concluir todo el comunicado de prensa, y el contenido adicional debe explicarlo con más detalle. En un mundo acelerado, ningún periodista u otro lector leerá un comunicado de prensa completo si el comienzo del artículo no es interesante.
- Trabaje con hechos: actividades, productos, servicios, personas, objetivos, metas, planes o proyectos. Intente maximizar el uso de hechos. Esta es una noticia. Una forma sencilla de crear un comunicado de prensa eficaz es utilizar la siguiente lista de aclaraciones: quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
Paso 3. Diga claramente "5W" y "1H"
Quién (quién), qué (qué), cuándo (cuándo), dónde (dónde), por qué (por qué) y cómo (cómo) pueden proporcionar a los lectores toda la información que necesitan. Preste atención a los puntos a continuación, usaremos el ejemplo anterior para crear nuestro comunicado de prensa:
- ¿Quiénes son los actores principales? Editorial Carpren.
- ¿Cuál es la historia principal? Carpren Publishing publica el libro.
- ¿Cuando esto pasó? Mañana.
- ¿Dónde se desarrolla esta actividad? Por todas las grandes tiendas.
- ¿Por qué aparece esto en las noticias? Porque el libro fue escrito por el famoso autor Arcy Kay.
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¿Cómo se desarrolló esta actividad? La actividad principal es un libro de autógrafos en Chicago, seguido de un recorrido del libro por la metrópolis.
- Con la información básica definida, complétela con información sobre personas, productos, bienes, fechas y otras cosas relacionadas con la noticia.
- Si su empresa no es el tema principal de las noticias, pero es una fuente de comunicados de prensa, explíquelo en el cuerpo del texto.
- Mantenga el guión breve y directo. Si envía un formulario impreso, el texto debe estar a doble espacio.
- Cuanto más convincente sea su comunicado de prensa, es más probable que lo cubran los periodistas. Descubra qué es "interesante" para un mercado en particular y utilice este conocimiento para atraer a editores y reporteros.
Paso 4. Cree un comunicado de prensa que sea claro, nítido y apropiado para sus lectores
Lo más probable es que, dondequiera que envíe sus comunicados de prensa, ya tengan docenas de comunicados de prensa similares apilados y listos para ser desechados. Si quiere que se vote su comunicado de prensa, tiene que ser bueno. No solo tiene que ser bueno, sino que tiene que estar muy "listo para publicar".
- Cuando un editor vea su escritura, pensará cuánto tiempo llevará imprimir su comunicado de prensa. Si su escritura está llena de errores, tiene muy poco contenido o necesita mucha revisión, no perderán el tiempo en eso. Así que asegúrese de escribirlo con buena gramática, con todos los conceptos básicos y contenido de escritura completo.
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¿Por qué debería importarle a estas personas lo que dices? Si lo envía a los lectores adecuados, esta pregunta tiene una respuesta muy clara. Si no es así, ¿por qué estás perdiendo el tiempo? Brinde a las personas adecuadas las noticias adecuadas (noticias, no anuncios) y estará en el camino correcto.
Te lo agradecerán más si lo envías por la mañana. Esto les da tiempo para agregar su escritura a lo que están trabajando. Considere eso
Paso 5. Conéctese con otras cosas
Proporcione enlaces a información adicional que respalde su comunicado de prensa. ¿La empresa sobre la que escribe tiene información adicional en Internet que los lectores puedan encontrar útil? Bueno. Agregue eso.
Si tiene dudas sobre lo que tiene, investigue un poco sobre lo que se publica comúnmente. Es posible que alguien haya escrito una actividad como tú. PR Web y PR Newswire son excelentes lugares para comenzar
Método 2 de 2: formato de masterización
Paso 1. Aprenda la estructura básica
Bien, ahora que sabes lo que tienes que escribir, ¿cómo lo pones en papel? Para empezar, mantenga su comunicado de prensa lo más breve posible, una página como máximo. Nadie quiere perder el tiempo leyendo cinco párrafos a menos que esté escribiendo sobre la Tercera Guerra Mundial. Esto es lo que necesitará (algunos de los cuales ya se han mencionado):
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PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA debe escribirse en la parte superior izquierda de la página.
Si desea que la publicación se retrase, escriba "EMBARGO HASTA …" y la fecha que desea. Las versiones que no estén acompañadas de una fecha de emisión se considerarán emitidas inmediatamente
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El título, generalmente en negrita, se coloca debajo y se centra en la página.
Si lo desea, agregue un subtítulo en cursiva (explicando brevemente el título)
- Primer párrafo: la información más importante. Puede escribirse como una noticia, que comienza con la fecha o la fuente de la noticia.
- Segundo (y posiblemente tercer) párrafo: información adicional. Es una buena idea incluir hechos y citas.
- Información de la empresa: más información sobre su empresa. ¿Quién eres tú? ¿Qué logros has logrado? Cuál es tu misión?
- Información de contacto: más información sobre el autor (¡quizás tú!). Si captas la atención de alguien, ¡puede estar interesado en obtener más información!
- Multimedia: en esta era moderna, debe tener una cuenta de Twitter para actividades promocionales.
Paso 2. Escriba la información de la empresa en el cuerpo del texto de su comunicado de prensa
Este es el momento de incluir información sobre su empresa. Cuando un periodista escribe su comunicado de prensa para su historia, deberá mencionar su empresa allí. Los periodistas pueden obtener información de la empresa en esta sección.
- El título de esta sección debería ser algo como esto: "Acerca de [COMPANY_XYZ]".
- Después del título, escriba uno o dos párrafos que describan su empresa en cinco o seis líneas para cada uno. El texto debe describir su empresa, línea de negocio clave y políticas comerciales. Muchas empresas ya cuentan con folletos, presentaciones, planes de negocios, etc. escrito profesionalmente. Pueden incluirse aquí.
- Al final de esta sección, escriba su sitio web. El enlace debe estar en la URL completa para que cuando se imprima, el enlace permanezca en la búsqueda. Por ejemplo: https://www.example.com en lugar de "Haga clic aquí para visitar nuestro sitio web".
- Las empresas que tienen páginas de medios independientes en sus sitios web deben incluir una URL a esa página. Las páginas de medios suelen tener información de contacto y un kit de prensa.
Paso 3. Agregue su información de contacto
Si su comunicado de prensa realmente merece cobertura, los periodistas definitivamente buscarán más información o entrevistarán a personas clave asociadas con él. Si no le importa que los medios de comunicación entrevisten a estas personas clave, puede proporcionar sus datos de contacto en la página del comunicado de prensa. Por ejemplo, si escribe sobre innovación, puede proporcionar la información de contacto del equipo de investigación o ingeniería para los medios.
- De lo contrario, debe proporcionar detalles de la sección de relaciones públicas / medios en la sección "Contacto". Si no tiene un equipo dedicado a esto, debe designar a alguien para que actúe como enlace entre los medios y su empresa.
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Los datos de contacto deben ser limitados y específicos para el comunicado de prensa relevante. Los datos de contacto deben incluir:
- Nombre oficial de la empresa
- Nombre y contacto oficial del departamento de medios
- Dirección de la oficina
- Números de teléfono y fax con código de ciudad / país y código de teléfono apropiados
- Número de teléfono móvil (opcional)
- Tiempo de disponibilidad
- Dirección de correo electrónico
- Dirección web
Paso 4. Si es posible, incluya un enlace a una copia en línea del comunicado de prensa
Le recomendamos que mantenga todos los registros de comunicados de prensa disponibles en su sitio web. Esto puede facilitar el proceso de agregar enlaces y también se puede utilizar para fines del historial de la empresa.
Paso 5. Marque el final del comunicado de prensa con tres marcas de almohadilla (#)
Colóquelo en el centro de la página, justo debajo de la línea al final del comunicado. Este es el estándar del periodismo. Esto puede parecer una exageración, pero en realidad no lo es. Ésta es la forma correcta de escribir.
Consejos
- Busque comunicados de prensa en Internet para determinar el tono, el lenguaje, la estructura y el formato correctos de los comunicados de prensa.
- Realiza cada comunicado dirigido a un medio específico y envíalo a los reporteros que cubren este tipo de noticias. Esta información generalmente se puede encontrar en el sitio web de los medios. Enviar comunicados de prensa idénticos a varios medios de comunicación y reporteros en esos medios es una señal de que es un vago y no se dirige a un mercado específico.
- El tiempo para los comunicados de prensa es muy importante. Las noticias deben ser relevantes y nuevas, no demasiado antiguas ni demasiado desviadas de las noticias que son populares actualmente.
- Envíe su comunicado de prensa por correo electrónico y utilice formatos adicionales con prudencia. La fuente grande y los colores llamativos no harán que su historia sea más interesante, pero distraerán a los lectores. Coloque su comunicado de prensa en el cuerpo del correo electrónico, no en un archivo adjunto. Si debe utilizar archivos adjuntos, utilice formato de texto sin formato o formato de texto enriquecido. Los documentos de Word generalmente se aceptan en la mayoría de los medios, pero si está utilizando la última versión (.docx), guárdelo con una versión anterior (.doc). Los periódicos suelen tener presupuestos ajustados y muchos no han actualizado su versión de Word. Utilice un archivo PDF solo si está enviando un archivo con muchas imágenes. No escriba su comunicado de prensa en otra hoja de papel, luego escanee y envíe por correo electrónico el archivo de imagen; esto solo hará que usted y el editor pierdan tiempo. Escriba su comunicado de prensa directamente en el correo electrónico.
- Evite el uso de jerga o términos técnicos especiales. Si debe utilizarlo para que su redacción sea precisa, explique el término.
- Incluya más información en su comunicado de prensa. Esta es información sobre lo que desea de las personas con la información que publica. Por ejemplo, si desea que sus lectores compren un producto, incluya dónde puede obtener el producto. Si desea que los lectores visiten su sitio web para participar en un concurso u obtener más información sobre su organización, incluya una dirección web o un número de teléfono.
- No pierda el tiempo escribiendo el título antes de que se complete el lanzamiento. El editor escribirá el título original en el periódico o la revista, pero es una buena idea escribir un título atractivo para su lanzamiento. Este título puede ser tu única oportunidad. Hágalo preciso y breve. Es mejor no escribirlo hasta que haya completado el comunicado de prensa. No sabes con certeza lo que dirás tú o la persona con la que te estás entrevistando. Cuando haya terminado de redactar el comunicado, puede decidir si desea revisar o no su párrafo de apertura. Después de eso, piensa en el título.
- Utilice su título como asunto del correo electrónico. Si escribe un título muy pegadizo, ayudará a que su mensaje se destaque en el buzón del editor.
- Incluya el nombre de la empresa en el título, subtítulo y en el cuerpo del manuscrito desde el primer párrafo para que su publicación sea más fácil de encontrar en los motores de búsqueda y más fácil de leer para los profesionales y otros lectores. Si envía una versión impresa, puede ponerla en papel con membrete.
- Las llamadas de seguimiento pueden ayudar a convertir un comunicado de prensa en una historia completa.
Advertencia
- Los artículos deben redactarse en un tono lo más positivo posible. Evite frases como "tras la dimisión del anterior presidente" o "tras un período de inactividad". Los periodistas pueden decidir enterarse y no cubrir lo que se incluye en el comunicado de prensa y, incluso si las circunstancias no son realmente negativas, por ejemplo, el presidente anterior renunció debido a una enfermedad grave, los resultados pueden no ser los esperados.
- Siempre incluya una cita, generalmente de una persona importante involucrada en la idea principal del lanzamiento. El texto no tiene por qué ser una cita directa, pero debe tener sentido. Asegúrese siempre de que la persona a la que se cotiza esté contenta con la cotización. Las citas permiten a los periodistas ocupados preparar artículos completos sin tener que realizar entrevistas de seguimiento.
- No incluya los datos de contacto de otras personas sin su consentimiento. Además, siempre deberían estar disponibles en horarios razonables unos días después de que se envíe el lanzamiento.
- Cuando envíe un comunicado de prensa por correo electrónico, no lo envíe con el asunto "comunicado de prensa". Esto solo hará que su comunicado de prensa se hunda entre otros comunicados de prensa. Llame la atención del editor al incluir un título atractivo como asunto de su correo electrónico, por ejemplo, "Brand Co. obtiene un contrato corporativo de Rp. 300 mil millones".
- Recuerde siempre que muchos equipos editoriales tienen demasiada carga de trabajo o muy poco personal. Si puede facilitarles el trabajo, será más probable que se cubra su comunicado de prensa. Si está escribiendo un comunicado de prensa que es similar a lo que publicará el editor, es probable que su comunicado de prensa no necesite tanta edición. Sin embargo, si su comunicado de prensa está lleno de errores y no sigue un estilo de escritura estándar, los editores definitivamente lo eliminarán de inmediato. Todos dijeron que estaban en el poder. No pierda el tiempo del editor. El lugar para colocar una descripción de la empresa es en la sección de información de la empresa de su comunicado de prensa, pero que sea precisa y objetiva.
