El resumen ejecutivo es la parte más importante de un documento comercial. Es lo primero (a veces incluso lo único) que la gente leerá y lo último que debería escribir. Este resumen es un breve resumen de un documento, proporcionado para que los ejecutivos ocupados que leerán su documento sepan exactamente cuánto leer y qué medidas tomar.
Paso
Método 1 de 2: Conceptos básicos
Paso 1. Comprenda que un resumen ejecutivo es un breve resumen de un documento comercial
En este caso, "breve" y "resumen" son las palabras clave. El resumen ejecutivo no es de ninguna manera completo ni reemplaza al original. El resumen ejecutivo no debe exceder el 10% del original. Trate de poder escribir entre un 5 y un 10 por ciento.
Un resumen ejecutivo es diferente de un resumen. El resumen le da al lector un vistazo y orientación, mientras que el resumen ejecutivo brinda al lector una descripción general. Los resúmenes se escriben más comúnmente en el mundo académico, mientras que los resúmenes ejecutivos se utilizan más con fines comerciales
Paso 2. Asegúrese de que este resumen se adhiera a ciertas pautas estructurales y estilísticas
Las fuentes más autorizadas que escribieron resúmenes ejecutivos están de acuerdo en que se deben aplicar ciertas pautas estructurales y estilísticas. Esta guía incluye:
- Los párrafos deben ser breves y concisos.
- El resumen ejecutivo debe tener sentido incluso si no ha leído el informe original.
- El resumen ejecutivo debe redactarse en un idioma apropiado para la audiencia de destino.
Paso 3. Defina el problema
El resumen ejecutivo debe definir claramente el problema, ya sea sobre la gestión de la cadena de suministro o una campaña de marketing en el extranjero. El resumen ejecutivo, en particular, requiere una definición clara del problema porque el documento en el que se basa, Solicitudes de propuestas (RFP), a menudo está escrito por personal técnico que tiene una comprensión deficiente de las cuestiones conceptuales. Asegúrese de que el problema esté definido en términos claros y fáciles de entender.
Paso 4. Proporcione una solución
Un problema siempre necesita una solución. Para presentar una declaración de propósito de la reclamación (y las razones para financiar la empresa), debe encontrar una solución que pueda abordar el problema de manera efectiva. Si su problema no está escrito claramente, su solución no tendrá sentido.
Paso 5. Utilice gráficos, punteros y encabezados si el documento es más fácil de leer de un vistazo de esa manera
Un resumen ejecutivo no es un ensayo que requiera largos bloques de texto. Si puedes mejorar la comprensión o haz un resumen más legible de un vistazo, está bien usar:
- Gráfico. Un cuadro bien ubicado que ilustre con precisión las características del problema del cliente puede enfatizar una parte importante del resumen. Estimular sus sentidos visuales suele ser tan eficaz como estimular sus sentidos analíticos.
- Detalles de puntos. Las largas listas de información se pueden dividir en detalles más digeribles.
- Título. Desarrolle un tema de resumen, si es necesario, usando un título. Esto ayudará a orientar al lector a medida que se sumerja en el resumen.
Paso 6. Mantenga su escritura fresca y libre de jerga
La jerga es enemiga del entendimiento. Por cierto, la jerga es muy popular en el mundo empresarial. Palabras como "interfaz", "apalancamiento", "competencia central" y "crítica de la plataforma" son palabras que debe tratar de evitar. Estas palabras oscurecen su verdadero significado y pueden hacer que su resumen parezca vago y sin sentido.
Método 2 de 2: Detalles específicos
Paso 1. Comience con el documento original
Dado que el resumen ejecutivo es un resumen de otro documento, deberá familiarizarse con el original para poder condensarlo en una versión informativa y práctica. Ya sea un informe, plan de negocios, propuesta, manual u otro documento, revise el original y busque las ideas principales.
Paso 2. Escribe un breve resumen
¿Cuál es el propósito de la empresa que patrocina el documento o el documento original en sí? Cual es la cobertura?
Ejemplo: "Women WorldWide es una organización sin fines de lucro que conecta a mujeres de todo el mundo con soluciones efectivas para la violencia doméstica, al tiempo que ofrece una red de apoyo para las víctimas de violencia doméstica. Aunque opera desde su sede en Alberta, Canadá, ha recibir referencias de mujeres en 170 países de todo el mundo"
Paso 3. Haga que el "núcleo" se destaque
Esta sección es probablemente la parte más importante de todo el resumen ejecutivo. En dos o tres oraciones, se espera que le diga al lector por qué su negocio es especial. ¿Por qué vale la pena verificar el negocio, obtener una oferta comercial o la cooperación de la persona que lee el resumen?
- Quizás tienes a Michael Jordan como cliente y él ha promocionado tu producto en Twitter de forma gratuita. Quizás acaba de firmar una asociación con Google. También es posible que le hayan otorgado una patente o que haya realizado su primera gran venta.
- A veces, una simple cita o testimonio será suficiente. La clave es captar la atención del lector, hacer que la reputación de su empresa se vea lo mejor posible y atraer al lector para que lea hasta el final del documento.
Paso 4. Defina el gran problema
El primer ingrediente tangible del resumen ejecutivo es una discusión del problema, así que describa el problema que aborda su producto / servicio. Asegúrese de que el problema esté definido lo más claramente posible. Los problemas que no se describen en detalle no sonarán convincentes y no harán que su solución sea tan significativa como le gustaría.
Ejemplo: "Los Ángeles está paralizada por los atascos de tráfico. Aparte del área metropolitana de DC, Los Ángeles tiene los peores atascos de tráfico del país. No solo el smog y la contaminación causados por los atascos de tráfico reducen la productividad laboral, aumentan las tasas de asma y crea graves problemas de salud. En Los Ángeles hay más automóviles que personas con la edad suficiente para conducir"
Paso 5. Presente su solución única
El gran problema es la parte fácil. Ahora tienes que convencer a tus lectores de que tienes una solución única para este gran problema. Si puede entregar estos dos materiales, tiene el material para tener una gran idea.
Ejemplo: "Innotech ha creado un innovador sistema de control de tráfico que puede reducir el tiempo de viaje mediante la instalación de" redes inteligentes "patentadas en las señales de alto que pueden leer la cantidad de automóviles en un carril determinado y dirigir el tráfico según las condiciones. Los conductores estadounidenses no lo hacen. Tendrá que esperar en el semáforo en rojo nuevamente durante unos minutos cuando el semáforo en verde parpadee indicando que no hay autos en la dirección opuesta"
Paso 6. Hable sobre el potencial del mercado
Describe el gran problema proporcionando estadísticas para tu industria. ¡Tenga cuidado de no fingir que controla un mercado más grande de lo que realmente es! El hecho de que la industria de dispositivos médicos tenga un valor de 100 mil millones de dólares al año no significa nada porque su nuevo dispositivo médico solo servirá a un cierto segmento de la industria. Reducir a un potencial de mercado realista.
Paso 7. Ingrese su propuesta de venta única
Este es el momento en el que describe su solución única. ¿Qué le da específicamente a su producto o servicio una ventaja sobre su competencia? Tal vez su servicio de atención domiciliaria en realidad envíe médicos a los hogares en lugar de solo enfermeras, o tal vez garantice las visitas el mismo día para no tener que programar con anticipación. Muestre por qué su negocio es especial.
Ejemplo: "Intellilight tiene la ventaja adicional de poder detectar cuando no hay nadie en la casa. Si se deja encendida una luz en una habitación vacía, se apaga y se enciende automáticamente cuando detecta movimiento en la habitación. Los consumidores pagan por sus facturas de electricidad y desperdician menos energía"
Paso 8. Hable sobre su modelo de negocio, si es necesario
Algunos resúmenes ejecutivos no requieren un modelo comercial. (Es posible que las organizaciones sin fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro y las ONG no necesiten tener un plan de negocios). Pero si su empresa tiene uno, su modelo de negocio debe ser claro y fácil de seguir. Básicamente, estás respondiendo a la pregunta: "¿Cómo logras que la gente saque dinero de sus billeteras y te lo entregue?" Mantenga el modelo simple, especialmente en el resumen ejecutivo. Un breve resumen es más que suficiente.
Paso 9. Discuta con su equipo de gestión, si es necesario
Dependiendo de su industria, esta puede ser una de las partes más importantes de su resumen ejecutivo. Su inversor o banquero confía en su equipo, no en la idea que presenta. Las ideas son fáciles de proponer, pero para hacerlas realidad se requiere un equipo fuerte. Indique brevemente por qué su equipo tiene la experiencia y el conocimiento para ejecutar bien su plan de negocios.
Paso 10. Proporcione proyecciones financieras para respaldar su declaración
Según su mercado, modelo de negocio y desempeño histórico, deberá desarrollar un pronóstico financiero de abajo hacia arriba. El objetivo de su proyección es simplemente demostrar su competencia y su capacidad para construir proyecciones financieras basadas en un conjunto convincente de suposiciones.
Si su plan es para un grupo de inversores, no dedique demasiado tiempo a esta sección porque saben que no tiene idea de cuánto dinero podría ganar. Los inversores generalmente no tomarán una decisión de sí o no en función de sus proyecciones financieras. Básicamente, harán sus propias proyecciones financieras
Paso 11. Alise el camino hacia su solicitud
Ahora es el momento de presentar una solicitud de inversión o préstamo, según los objetivos de su resumen ejecutivo. Necesita reafirmar por qué su empresa ofrece un cierto valor. Recuerde a los lectores un problema importante que está resolviendo con su producto / servicio, así como con su mercado potencial. Al final, vuelva a enfatizar su equipo y su capacidad para hacer el trabajo. Pregunte por la cantidad de dinero necesaria para alcanzar su próximo gran hito empresarial. No revele cuánto capital está dispuesto a ceder o la tasa de interés que está dispuesto a pagar. Esto debería hacerse más tarde mediante negociaciones cara a cara.
Paso 12. Vuelva a leer su resumen
Si ha escrito los conceptos básicos, vuelva a leerlos con atención. Debe revisar el resumen con mucho cuidado. Al releer, tenga en cuenta también al lector del documento. Asegúrese de que las nuevas referencias estén bien explicadas y que el lenguaje sea claro para las personas que no están familiarizadas con el tema. Vuelva a escribir si es necesario.
- Pida a otras personas que tengan la mente fresca que lean su resumen ejecutivo, prestando atención a:
- Claridad. ¿Las palabras utilizadas son claras, las ideas claras y el resumen no utiliza jerga?
- Error. Pueden ocurrir errores de gramática, puntuación y ortografía. También es una buena idea pedirle a otra persona que verifique los datos y las estadísticas.
- compulsión. ¿Las ideas del resumen suenan a sobrepromoción? ¿Dónde está la falta de promoción, si la hay?
- Coherencia. ¿Qué partes no encajan? ¿Qué parte es apropiada?
Consejos
- Cuanto más ocupado esté el ejecutivo, menos leerá. Escribe lo suficiente.
- Pruebe las plantillas de documentos que vienen con la mayoría de los programas de procesamiento de texto para comenzar.
- Los documentos de resumen ejecutivo pueden variar en extensión, pero deben ser breves. Su objetivo es transmitir la mayor cantidad de información posible en una cantidad de lectura pequeña o moderada. Si incluye detalles en su resumen, incluya primero los puntos más importantes, como conclusiones y recomendaciones.
- Estas mismas cuatro áreas se pueden utilizar para resúmenes ejecutivos para diversos tratos comerciales.
