Este wikiHow te enseñará cómo crear una base de datos usando datos de hojas de cálculo de Microsoft Excel importándolos directamente a Access, el programa de administración de bases de datos de Microsoft. También puede exportar datos de Excel a un formato que los programas de bases de datos puedan abrir. Microsoft Access es un programa del conjunto de programas de Microsoft Office y solo está disponible para computadoras con Windows.
Paso
Método 1 de 2: uso de Microsoft Access
Paso 1. Abra Microsoft Access
Este programa está marcado por un icono rojo con la letra " A" Después de eso, se abrirá la página de la plantilla de Access.
Access está diseñado para funcionar con Excel y se incluye con Excel en los planes de Microsoft Office Professional, y está disponible solo para computadoras con Windows
Paso 2. Haga clic en Base de datos en blanco
Está en la esquina superior izquierda de la ventana del programa.
Si desea utilizar una plantilla diferente para su base de datos de Access, seleccione la plantilla deseada
Paso 3. Haga clic en Crear cuando se le solicite
Está en la esquina inferior derecha de la ventana emergente. Después de eso, se abrirá la base de datos de Access.
Paso 4. Haga clic en la pestaña Datos externos
Esta pestaña está en la barra de menú en la parte superior de la ventana de Acceso.
Paso 5. Haga clic en Nueva fuente de datos
Está en el extremo izquierdo de la barra de herramientas " Datos externos " Después de eso, se mostrará un menú desplegable.
Paso 6. Seleccione Archivos
Esta opción está en el menú desplegable. Después de eso, se mostrará un menú emergente.
Paso 7. Haga clic en Excel
Está en el menú emergente. Después de eso, se abrirá la ventana de importación.
Paso 8. Haga clic en Examinar
Está en la esquina superior derecha de la ventana.
Paso 9. Seleccione una hoja de cálculo de Excel
Vaya a la carpeta de almacenamiento de la hoja de cálculo de Excel y haga clic en la hoja de cálculo que desea abrir.
Paso 10. Haga clic en Abrir
Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
Paso 11. Determine el método de transferencia de datos
Haga clic en el botón de radio a la izquierda de una de las siguientes opciones:
- “ Importar los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual ”: Seleccione esta opción si está creando una nueva base de datos sin tablas o si desea agregar una nueva tabla a una base de datos existente. Al crear una nueva tabla, puede editar la información a través de Access.
- “ Anexar una copia de los registros a la tabla.”: Seleccione esta opción si está utilizando una base de datos existente y desea agregar datos a una de las tablas de la base de datos. Al agregar una tabla existente, puede editar la información a través de Access.
- “ Vincular a la fuente de datos creando una tabla vinculada ”- Seleccione esta opción para crear un enlace en la base de datos que abrirá la base de datos en Excel. Con esta opción, no puede editar información a través de Access.
Paso 12. Haga clic en Aceptar
Está en la parte inferior de la ventana.
Paso 13. Seleccione una hoja de trabajo
En la parte superior de la ventana, haga clic en el nombre de la hoja de trabajo que desea importar del documento de Excel seleccionado.
- De forma predeterminada, Excel crea una hoja de trabajo con tres hojas de trabajo etiquetadas como "Hoja 1", "Hoja 2" y "Hoja 3". Solo puede enviar una hoja de trabajo para un proceso. Si almacena información en las tres hojas, deberá completar el proceso de transferencia de la primera hoja, luego volver a la pestaña "Datos externos" y repetir todos los pasos para las otras hojas.
- Puede eliminar, agregar y editar nombres de hojas en Excel, y los cambios que realice se muestran en la base de datos de Access.
Paso 14. Haga clic en Siguiente
Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
Paso 15. Habilite los encabezados de columna
Haga clic en el cuadro "La primera fila contiene encabezados de columna" si la hoja de Excel tiene sus propios encabezados de columna en la fila superior (por ejemplo, la fila " A ”).
Desmarque la casilla si desea que Access cree encabezados de columna
Paso 16. Haga clic en Siguiente
Paso 17. Edite las columnas y celdas de la hoja de cálculo si es necesario
Si desea importar todas las celdas de una hoja de cálculo sin cambios, omita este paso:
- Para editar celdas, haga clic en los encabezados de columna que desea cambiar, luego edite el nombre de la celda, el tipo de datos y / o si la celda está indexada o no.
- Si no desea importar celdas, marque la casilla "No importar campo (omitir)".
Paso 18. Haga clic en el botón Siguiente
Paso 19. Establezca una clave principal para la base de datos
Para obtener mejores resultados, deje la configuración predeterminada como está (para que Access asigne sus propias claves).
Puede configurar la clave usted mismo marcando la casilla "Elegir mi propia clave primaria" e ingresando la clave en el campo junto a la opción. Aunque no se recomienda, también puede elegir "Sin clave principal"
Paso 20. Haga clic en Siguiente
Paso 21. Agregue un nombre
Escribe el nombre de la hoja de cálculo en el campo "Importar a tabla".
Omita este paso si desea mostrar la base de datos con su nombre predeterminado
Paso 22. Haga clic en Finalizar
Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
Paso 23. Haga clic en Cerrar
Está en la esquina inferior derecha de la ventana. Después de eso, la ventana de importación se cerrará y se creará la base de datos.
Primero puede marcar la casilla "Guardar pasos de importación" para asegurarse de que el programa recuerde la configuración establecida para esta base de datos
Método 2 de 2: uso de un programa de base de datos de terceros
Paso 1. Abra el documento de Excel
Haga doble clic en el documento de Excel que desea convertir en una base de datos.
Si no ha creado un documento, abra Excel, haga clic en " Libro de trabajo en blanco ”Y cree un documento antes de pasar al siguiente paso.
Paso 2. Haga clic en Archivo
Está en la barra de menú en la parte superior de la ventana de Excel (Windows) o en la parte superior de la pantalla (Mac).
Paso 3. Haga clic en Guardar como
Esta opción está en el menú Expediente ”.
Paso 4. Haga doble clic en Esta PC
Está en el medio de la página.
Omita este paso para usuarios de Mac
Paso 5. Elija un formato de archivo
Haga clic en el cuadro desplegable "Guardar como tipo" (Windows) o "Formato de archivo" (Mac), luego elija una de las siguientes opciones:
- Si está utilizando una aplicación de base de datos basada en computadora, haga clic en Formatear " . CSV" (Valores Separados por Comas).
-
Si está utilizando una aplicación de base de datos basada en web, haga clic en Formato . XML ”.
Si el documento de Excel no tiene datos XML, no puede seleccionar el formato XML
Paso 6. Haga clic en Guardar
Está en la parte inferior de la ventana. Después de eso, el documento se guardará con las preferencias que establezca.
Paso 7. Cree una nueva base de datos en el programa de base de datos utilizado
El proceso será diferente, dependiendo del programa utilizado. Sin embargo, normalmente es necesario abrir el programa, hacer clic en " Nuevo " (o " Expediente ” > “ Nuevo ”) Y siga las indicaciones que se muestran en la pantalla.
Paso 8. Busque el botón Importar…
Este botón generalmente se muestra después de hacer clic en el menú Expediente ”, Pero el programa de base de datos utilizado puede tener sus propias diferencias.
Paso 9. Seleccione el archivo de Excel
Busque y haga doble clic en el archivo que exportó desde Excel.
Paso 10. Siga las indicaciones de la aplicación de la base de datos para importar los datos
Paso 11. Guarde la base de datos
Por lo general, puede abrir el menú "Guardar" presionando Ctrl + S (Windows) o Comando + S (Mac).
