En 2013, se descubrió que unos 78.000 empleados en los EE. UU. Habían robado unos 55 millones de dólares a sus empleadores. Los datos solo tienen en cuenta a los empleados del sector minorista. Esta tendencia de robo de oficinas no deja de tener víctimas. Las empresas y comunidades atendidas por estas empresas saldrán perdiendo porque con la reducción de las ganancias, las empresas se verán obligadas a subir los precios para que los consumidores se vean afectados. Afortunadamente, hay formas en que todas las empresas, desde los empleados más bajos hasta los dueños de negocios, pueden atrapar a los empleados deshonestos y terminar con el robo en el lugar de trabajo.
Paso
Método 1 de 3: Detectar a empleados deshonestos como supervisores
Paso 1. Reúna todas las pruebas de robo con cuidado
Para atrapar a un ladrón en el trabajo, debe tener información. Tan pronto como se realice una búsqueda, recopile información que pueda ayudarlo a determinar cuándo, dónde y, si es posible, alrededor de quién ocurrió el robo.
-
Los datos que tal vez desee recopilar incluyen:
- La fecha y hora exactas de la pérdida de dinero / bienes;
- Saldo inicial y final de cada caja registradora (en caso de robo de dinero);
- Inventario total y ventas (en caso de robo de bienes);
- Nombre del empleado que estaba en el trabajo cuando ocurrió el robo;
- Acceda a los datos de deslizamiento de la tarjeta, siempre que sea posible;
- Informes de gastos de los empleados; y
- Notas de uso del equipo.
- Si no tiene la información, comience a registrar cuando sospeche de un robo. La grabación suele ser suficiente para evitar futuros robos, pero si el robo persiste, estará mejor preparado para atrapar a un ladrón.
Paso 2. Encuentra los defectos en las notas
Eche un vistazo a sus notas y encuentre cualquier cosa que no parezca tener sentido, o cualquier espacio en el que se pueda perder dinero o artículos. Cuanto mejor sea su contabilidad, más probabilidades tendrá de encontrar pruebas de robo.
Por ejemplo, cuando revisa los registros de existencias, puede notar que los 20 teléfonos inteligentes al comienzo del día habían disminuido a 10, pero solo se vendieron 9. Los resultados de estos cálculos son sin duda un signo de interrogación y debe investigar
Paso 3. Preste atención a la función de la caja registradora
Los empleados que roban en las cajas registradoras suelen utilizar varias tácticas para tapar sus huellas, generalmente con la ayuda de ciertas funciones para tener la oportunidad de robar. Por ejemplo, un empleado deshonesto podría usar la función de no venta de la caja registradora para robar. Cuando un comprador da dinero, se ingresa una orden de no venta en la caja registradora para que se abra la máquina. Los empleados darán cambio a los clientes y sacarán dinero de la caja registradora. El cliente no tendría forma de saber esta astucia, y tampoco se registraría la venta.
-
Las funciones de la caja registradora que debe conocer incluyen:
- No se vende
- Reembolso
- $ 0 Venta
- Informes (los empleados deshonestos pueden embolsarse las ganancias de las ventas que se producen cuando la caja registradora imprime el informe).
- O'Dell Restaurant Consulting tiene una guía completa que contiene trucos comunes de robo de empleados, y algunos de los cuales aprovechan las funciones especiales de la caja registradora. Lee la guía en este enlace. Si bien el enlace se centra en los restaurantes, muchos de los trucos mencionados en la guía también se aplican a muchas otras áreas, incluida la venta minorista.
Paso 4. En caso de robo de dinero, realice el cálculo del dinero en la caja registradora
Una de las formas más comunes de lidiar con el robo de dinero es hacer que los empleados cuenten el dinero en la caja registradora al comienzo del turno y lo cuenten al final del turno. Los resultados del cálculo se compararán con el informe de ventas. El sistema es relativamente fácil de implementar y, aunque no se garantiza que detenga el robo de dinero de la caja registradora, el robo flagrante se puede detectar fácilmente.
-
El uso de tablas estándar facilitará a los propietarios y supervisores la implementación de este sistema. Incluya las siguientes filas en la tabla:
- Saldo inicial
- Venta en efectivo
- Ventas con tarjeta de crédito / cheques
- Ventas totales
- Balance final
Paso 5. Si es posible, use datos de grabaciones de video
Si su empresa tiene un sistema de seguridad CCTV, mire las imágenes para encontrar evidencia de robo, especialmente si la cámara apunta a un lugar de robo, como una caja registradora. Use esa información para delimitar la hora y el lugar del incidente, luego espere a que aparezcan signos latentes de robo, como:
- Las manos de los empleados mueven el dinero de la caja registradora al bolsillo.
- Dinero que se mueve de la caja registradora al portador de propinas.
- Hábitos extraños en el área de la caja registradora (por ejemplo, un empleado deshonesto podría marcar la caja registradora con cuidado para recordar cuánto robó de la caja registradora para poder ajustar los estados financieros).
- Venta de bienes que se mueven a bolsillos, billeteras, bolsos, etc.
- Los artículos que aún se pueden vender se mueven a la papelera.
- Acceso no autorizado a bóvedas de dinero, cajas fuertes, etc.
- Visitas a la oficina fuera del horario laboral,
Paso 6. Pregunte a los empleados uno por uno
Si bien un ladrón no confesará durante un interrogatorio, un empleado honesto puede darte una pista. Considere llamar a los empleados a su oficina para una discusión honesta y abierta sobre el robo en la oficina. Puede preguntarles si conocen a algún empleado que robe o pedirles que ayuden a detener el robo. También puede recordarles a sus empleados las reglas relacionadas con el robo en su oficina.
- Invite a los empleados a hablar uno por uno en su habitación. Sus empleados pueden sentirse más seguros si no están tratando con otros empleados.
- También puede querer hablar con tantos empleados como sea posible, incluso con todos los empleados si es posible. Por lo tanto, si el empleado que robó fuera despedido, le resultaría difícil saber quién filtró información sobre su comportamiento.
Paso 7. Considere la posibilidad de realizar una auditoría interna con la ayuda de un investigador externo
Los propietarios y supervisores no son los únicos que afrontan el problema del robo en la oficina. Muchos consultores e investigadores independientes sobre seguridad en la oficina y prevención de robos pueden ayudarlo. Aunque el costo es demasiado alto para un pequeño incidente, si el robo continúa y se convierte en un gran problema, los servicios de este consultor serán muy significativos.
La auditoría interna es muy útil cuando se produce un fraude a nivel contable. Los empleados de contabilidad pueden robar mucho de una empresa sin que los atrapen, por lo que los auditores externos pueden ser de gran ayuda
Paso 8. Confronte al ladrón solo si tiene pruebas convincentes
No acuse ni despida sin evidencia porque esto solo desmoralizará a los trabajadores y probará que puede despedir arbitrariamente, especialmente si luego se comprueba que el empleado que despidió no robó. Para evitar esto, espere hasta que pueda probar el robo antes de disparar.
Además, si despide a un empleado inocente y el contrato del empleado contiene una cláusula de seguridad del puesto, sus acciones incluirán el despido injustificado, que podría resultar en un proceso judicial. Sin embargo, la mayoría de los contratos de trabajo en los EE. UU. Le permiten despedir a un empleado en cualquier momento, ya sea sin motivo o con motivo
Método 2 de 3: Protección de empresas contra robos
Paso 1. Configure un sistema de retroalimentación anónimo
Si desea liberar la oficina de malos empleados, ayude a los buenos empleados a hacerlo. Tener un sistema de retroalimentación anónimo hace que sea más seguro para sus empleados reportar robos u otras faltas de conducta en el trabajo. Además, sus empleados también pueden plantear inquietudes, críticas y sugerencias para mejorar su lugar de trabajo.
-
Los sistemas de retroalimentación anónimos se pueden implementar de varias formas, por ejemplo:
- Buzón de sugerencias en un espacio discreto (por ejemplo, en la sala de descanso) para que los empleados puedan escribir notas sin ser notados.
- Una cuenta de correo electrónico que censura automáticamente el nombre del empleado que envía el correo electrónico a esa dirección.
- Programas de comentarios anónimos de terceros, como 3sixty, Suggestionox, etc.
Paso 2. Instale el software de manejo de excepciones en su sistema de caja registradora
Las posibilidades de que los empleados roben de la caja registradora serán menores si saben que el uso de la función de excepción en la caja registradora se informará al jefe. Considere un software que informe automáticamente las excepciones, o que requiera la autorización del administrador antes de que se puedan hacer excepciones, para proteger su caja registradora.
- Las funciones de gestión de excepciones suelen formar parte del software de caja registradora moderna. Si la caja registradora de su empresa es antigua, considere actualizar la caja registradora por razones de seguridad.
-
Los programas de caja registradora recomendados incluyen:
- ÁmbarPOS
- Proveedores de POS
- Venta al por menor de Lightspeed
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS y Retail Management
Paso 3. Instale un sistema de seguridad por video si su oficina aún no tiene uno
Para los empleados deshonestos, la supervisión será la mayor motivación para dejar de robar. Coloque las cámaras en lugares vulnerables (como cajas registradoras, áreas de bienes costosos, etc.) para reducir los robos y proporcionar pruebas sólidas cuando se produzca un robo.
También está comprobado que las cámaras falsas pueden reducir la tasa de robos en la oficina. Por supuesto, eso depende de si sus empleados saben que la cámara que está instalando es falsa. Sin embargo, se recomiendan cámaras falsas solo para "fortalecer" el rango de visión, no para reemplazar completamente la cámara original
Paso 4. Considere otras opciones de monitoreo legal
La grabación de video no es la única forma legal que tienen las empresas de monitorear el desempeño de los empleados. También hay una variedad de otras opciones de monitoreo disponibles, y su uso dependerá de la gravedad del problema de robo en su oficina. Sin embargo, asegúrese de que el monitoreo que usa no viole ninguna ley en su área, o los contratos que usted y sus empleados han celebrado. Además, asegúrese de que sus empleados estén al tanto del monitoreo que realizará antes de que comience el monitoreo.
-
El monitoreo adicional que puede hacer puede tomar la forma de:
- Verificación del historial de navegación de Internet;
- Escanear comunicaciones en busca de palabras clave sospechosas;
- Monitoreo de mensajes, correos electrónicos, conexiones Wi-Fi en dispositivos personales, etc;
- Incorporación de fuerzas de seguridad; y
- Registro de acceso con tarjeta deslizante en áreas sensibles.
- Sin embargo, monitorear a los empleados demasiado de cerca puede ser peligroso. La supervisión excesiva del jefe puede hacer que los empleados se sientan intimidados y su moral se erosione, especialmente si su supervisión es mucho más estricta que los estándares de su grupo empresarial.
Paso 5. Intente establecer una relación personal con cada empleado
La mayoría de las empresas conocen las tres razones principales del robo por parte de los empleados: el empleado tiene una gran cantidad de necesidades urgentes, el empleado se siente desatendido por la empresa y el empleado roba debido a una oportunidad. Si bien no puede controlar la primera razón y la tercera puede manejarse con una contabilidad y una supervisión más estrictas, la segunda es una cuestión de sentimientos. En resumen, los empleados no robarán si son valorados en el trabajo y les agrada su jefe.
-
Puede desarrollar buenas relaciones con los empleados de las siguientes formas:
- Charle informalmente con los empleados, sobre la vida, esperanzas, etc.
- Ofrece bonificaciones y recompensas por buen desempeño.
- Intente charlar, aunque sea un poco, con cada uno de los empleados.
- Considere eventos sociales fuera del trabajo (vacaciones, salidas familiares, etc.).
- Identifique las quejas y frustraciones de los empleados.
- Piense en esto: en una encuesta de 1976, casi la mitad de los encuestados respondieron que robaron de sus respectivas oficinas sin sentirse culpables. No sea un jefe molesto para que su gente pueda robar sin sentirse culpable, pero sea un amigo de sus empleados para que no roben.
Paso 6. Después del despido, reorganice la seguridad en la oficina
Aunque es raro, los empleados que han sido despedidos pueden robar en su antigua oficina, especialmente si todavía tienen llaves, inicios de sesión, etc. Para evitar que esto suceda, reinicie el sistema de seguridad en la oficina después de despedir a ciertos empleados. Haga lo siguiente, según su tipo de negocio:
- Cambie la cerradura del edificio.
- Cambie el código de bloqueo electrónico.
- Cambie la contraseña de la cuenta de correo electrónico de su empresa, la contraseña de Wi-Fi, etc.
- Recupere la clave, el código de la clave u otras credenciales de inicio de sesión del empleado despedido.
Paso 7. Pruebe otras soluciones no convencionales
El creciente problema de los robos ha desencadenado ideas creativas de diversas empresas para solucionarlo. Si bien no todas las ideas siguientes se ajustarán a su situación, han demostrado ser efectivas para prevenir el robo en ciertos casos.
- Utilice residuos de plástico transparente. Los empleados pueden esconder los artículos robados en la basura y luego asegurarlos cuando desechen la basura. Con residuos de plástico transparente, esto será más difícil de hacer.
- Establezca una regla para asegurarse de que cada caja esté nivelada antes de reciclar, para que sea más fácil robar a través del método del bote de basura que se discutió anteriormente.
- Reorganice los muebles o reorganice la oficina para evitar espacios invisibles. Si no hay un cuarto oscuro, será aún más difícil para los empleados robar.
- Realice una inspección o auditoría repentina de la caja registradora. Aunque a los empleados no les gusta, este método es bastante efectivo porque si saben que la caja registradora puede ser auditada en cualquier momento, es menos probable que roben.
- Da regalos con regularidad. Regalar artículos que no se venden bien a los empleados de forma gratuita es una forma de reducir el robo. Por ejemplo, si los empleados de su restaurante roban comida con frecuencia, permítales tomar cualquier comida que no se venda bien.
Método 3 de 3: Ayude a detener el robo como empleado
Paso 1. Si nota algo sospechoso, comuníquese con su jefe
Como empleado, no tiene el poder de cambiar los sistemas y detener el robo, pero eso no significa que no pueda ayudar. Si ve, escucha o sabe de algo que pueda conducir a un robo, comuníquese con su supervisor de inmediato. No te quedes callado porque en las reglas de muchas empresas, los intentos silenciosos de robar pueden hacer que te arrastren.
En muchas empresas, especialmente aquellas con bajos niveles de satisfacción de los empleados o empresas con una gran distancia entre la alta dirección y los empleados, puede existir una cultura del silencio. Los empleados que roban esperan que su robo no sea denunciado y pueden intimidar a los empleados que se atrevan a hacerlo. En este caso, no destruya su relación con otros empleados informando su comportamiento a su jefe en el trabajo. Póngase en contacto con su jefe por correo electrónico, teléfono o de forma anónima a continuación
Paso 2. Utilice un sistema de retroalimentación anónimo
Desafortunadamente, en algunas empresas, es malo tener una reputación de "balde con fugas" para denunciar robos. Si se ve atrapado en esta situación, se recomienda que informe el robo de forma anónima. Al denunciar de forma anónima, la gerencia puede manejar el problema del robo, pero el ladrón no puede acusarlo de ser un denunciante.
-
Las cosas que puede intentar denunciar el robo de forma anónima incluyen:
- Deslice una nota anónima debajo de la puerta de la oficina del jefe;
- Escriba información en un sistema de retroalimentación anónimo;
- Escriba un correo electrónico al jefe con una dirección desechable;
- Charle con el jefe fuera del horario laboral para discutir el problema del robo.
Paso 3. Reúna la información con cuidado, pero no se exceda
Si ve la oportunidad de grabar el robo con notas, fotos o videos, hágalo, pero tenga cuidado al grabarlo. Si el ladrón se da cuenta de que lo están grabando, es posible que lo evite y le dificulte probar que lo está. En el peor de los casos, es posible que lo etiqueten como un "cubo que gotea" y su relación con otros amigos en el trabajo se deteriorará.
Recuerde que en la mayoría de los casos, será suficiente recordar el lugar y la hora del incidente y las personas involucradas. Si el jefe confía en usted y su descripción coincide con su historial, su jefe puede tener suficiente información para actuar, incluso sin ninguna evidencia adicional
Paso 4. Evite acusar impulsivamente
De hecho, los empleados están obligados a denunciar el robo al jefe, sin embargo, no está permitido acusar a otros empleados sin pruebas. Además, incluso si hay evidencia de que el robo fue cometido por un empleado en particular, el empleado no debe ser humillado frente a otros empleados o clientes.
Además de ser vergonzosas cuando están equivocadas, las acusaciones sin pruebas también pueden hacer que la moral se derrumbe. Las acusaciones sin evidencia hacen que los empleados sientan que la gerencia puede acusarlos en cualquier momento
Consejos
Considere navegar por bases de datos académicas para encontrar estudios científicos y encuestas sobre el robo en el lugar de trabajo para encontrar nuevas estrategias para prevenir el robo. Por ejemplo, Google Scholar tiene cientos de artículos de revistas sobre el tema, a los que se puede acceder en
Advertencia
- No intente monitorear a las personas que sospecha fuera del trabajo, ya que lo considerarán un acosador y podría ser procesado.
- No intente juzgar a un ladrón en el lugar de trabajo sin el permiso de su supervisor porque si falla, el ladrón se sentirá vigilado o podría meterse en problemas por ello. Además, los empleados sorprendidos robando pueden actuar impulsivamente o enojarse y causar conflictos en la oficina. Este conflicto puede reducir la moral.
