Si tiene que salir de la oficina por un tiempo, o si planea irse de vacaciones, es posible que desee dejar que la gente le envíe un correo electrónico para informarle que no está. Si tiene una cuenta de Exchange, Outlook viene con funciones integradas. Si no tiene una cuenta de Exchange, aún puede responder correos electrónicos automáticamente creando algunas reglas. Siga esta guía para configurar sus respuestas automáticas, ya sea que tenga una cuenta de Exchange o no.
Paso
Método 1 de 4: Outlook 2010/2013
Paso 1. Habilite las respuestas automáticas
Seleccione una carpeta de Exchange. Seleccione la carpeta de su almacén de mensajes. Debe seleccionar una carpeta de Exchange para ver la opción Respuestas automáticas. Abra el menú Respuestas automáticas (Fuera de la oficina). Puede encontrar este menú haciendo clic en la pestaña Archivo y luego seleccionando la pestaña Información.
Paso 2. Configure su respuesta
En el menú de Respuestas automáticas, marque la casilla que dice Enviar respuestas automáticas. Puede configurar el tiempo activo para el asistente marcando la casilla y configurando el rango de fecha y hora.
Paso 3. Escribe tu respuesta
Para el correo electrónico enviado desde su servidor de Exchange, use la pestaña Dentro de mi organización. Para responder a los correos electrónicos recibidos de otras personas, use la pestaña Fuera de mi organización. Una vez que esté satisfecho con su respuesta, haga clic en Aceptar.
Paso 4. Desactive las respuestas automáticas
Si establece un intervalo de fechas para su respuesta automática, el asistente finalizará automáticamente cuando finalice el intervalo de fechas. Si no establece un intervalo de fechas, continuará hasta que abra el menú Respuestas automáticas y seleccione "No enviar respuestas automáticas".
Método 2 de 4: Outlook 2007
Paso 1. Active el Asistente de Office
Haga clic en la pestaña Herramientas. En el menú Herramientas, seleccione Asistente para fuera de oficina. Marca la casilla que dice "Enviar respuestas automáticas fuera de la oficina". Puede configurar el tiempo activo para el asistente marcando la casilla y configurando el rango de fecha y hora.
Paso 2. Escribe tu respuesta
Para el correo electrónico enviado desde su servidor de Exchange, use la pestaña Dentro de mi organización. Para responder a los correos electrónicos recibidos de otras personas, use la pestaña Fuera de mi organización. Una vez que esté satisfecho con su respuesta, haga clic en Aceptar.
Paso 3. Desactive el Asistente para fuera de la oficina
Si establece un intervalo de fechas para su respuesta automática, el asistente finalizará automáticamente cuando finalice el intervalo de fechas. Si no establece un intervalo de fechas, continuará hasta que abra el menú Respuestas automáticas y seleccione "No enviar respuestas automáticas".
Método 3 de 4: Outlook 2003
Paso 1. Active el Asistente de Office
En el menú Herramientas, seleccione Asistente para fuera de oficina. Marque la casilla que dice "Actualmente estoy fuera de la oficina".
Paso 2. Escribe tu respuesta
En el cuadro con la etiqueta "Respuesta automática solo una vez a cada remitente con el siguiente texto:" ingrese la respuesta que desea usar como respuesta por correo electrónico.
Paso 3. Agregue reglas
Puede agregar reglas a su Asistente, como reenviar mensajes de ciertos remitentes a otros destinatarios. Haga clic en el botón Agregar regla … para configurar la regla que definió. Por ejemplo, puede crear una regla que reenvíe el correo electrónico de un cliente específico a sus colegas para que los correos electrónicos importantes no se pierdan cuando no esté.
Paso 4. Desactive el Asistente para fuera de la oficina
El Asistente para fuera de la oficina continuará hasta que abra el menú de Respuestas automáticas y seleccione "No enviar respuestas automáticas de Fuera de la oficina".
Método 4 de 4: Envío de respuestas automáticas sin una cuenta de Exchange
Paso 1. Cree una plantilla
Sin una cuenta de Exchange, la opción Respuesta automática no está disponible. Pero aún es posible configurar respuestas automáticas usando una plantilla y algunas reglas. Empiece por crear un nuevo correo electrónico. Esta será la plantilla para su respuesta automática.
- Elija un tema que describa brevemente la situación. Por ejemplo, "Fuera de la oficina hasta". También puede escribir las palabras "respuesta automática" en el Asunto para que los destinatarios sepan inmediatamente que lo que reciben es una respuesta automática.
- Escribe un mensaje corto. En el cuerpo del correo electrónico, escriba un mensaje general que se pueda aplicar a cualquier persona que lo reciba. Dígale al destinatario cómo comunicarse con usted o con alguien más con quien pueda comunicarse.
Paso 2. Guarde su plantilla
Una vez que esté satisfecho con el mensaje, haga clic en Guardar como … En el menú desplegable "Guardar como tipo", seleccione Plantilla de Outlook. Esto guardará el archivo como una plantilla que se carga en Outlook.
Paso 3. Cree una regla
Para que la respuesta automática funcione correctamente, deberá definir algunas reglas para automatizar el proceso. En Office 2003/2007, haga clic en el menú Herramientas y seleccione Reglas y alertas. En Office 2010/2013, haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Información y luego haga clic en Reglas y alertas. Esto abrirá el menú Reglas de correo electrónico.
- Haga clic en el botón Nueva regla. Se le pedirá que seleccione una plantilla. En la sección "Comenzar desde una regla en blanco", seleccione "Verificar los mensajes cuando lleguen". Haga clic en Siguiente.
- Decide a qué mensaje responder. Si desea responder a todos los mensajes que recibe en su bandeja de entrada, marque la casilla "dónde está mi nombre en el cuadro Para". Puede reducirlo designando una entrega o correo electrónico específico con ciertas palabras en el asunto o el cuerpo del correo electrónico. Haga clic en Siguiente después de haber realizado su selección.
- Carga tu plantilla. Seleccione la casilla "responder usando una plantilla específica" en la siguiente ventana para cargar el mensaje que creó anteriormente. Haga clic en el enlace en el cuadro de descripción de "una plantilla específica". Esto abrirá un cuadro de diálogo que le preguntará dónde guardar la plantilla. Seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos". Abra el mensaje que creó anteriormente.
- Establezca sus excepciones. Una vez que se carga la plantilla, puede especificar instancias si no desea que se envíe la respuesta, como para destinatarios específicos o para ciertos tipos de mensajes. Haga clic en Siguiente después de haber realizado su selección.
- Dale un nombre a tu regla. Antes de que pueda terminar, debe asignar un nombre a su regla. Use algo fácil de recordar para que pueda deshabilitar rápidamente la regla en el futuro. Marque la casilla "Activar esta regla" para habilitar la regla, luego haga clic en Finalizar.
Paso 4. Desactive la regla
Cuando vuelva al trabajo, puede desactivar la regla volviendo a abrir el menú Reglas y alertas. Seleccione la regla Fuera de la oficina que creó de su lista de reglas activas, luego haga clic en el botón Eliminar.
Consejos
- Una organización generalmente se define como su empresa y contiene personas que tienen cuentas de Exchange Server en su sistema de correo electrónico.
- El menú Herramientas aparece en la ventana principal de Outlook. La ventana principal es la misma ventana que aparece cuando inicia Outlook y contiene los menús Archivo, Editar, Ver, Ir, Herramientas, Acciones y Ayuda. No hay un menú Herramientas en la ventana que usa para crear o ver elementos como mensajes de correo electrónico, contactos o tareas.
- Si marca la casilla Reproducir automáticamente para personas fuera de mi organización, la pestaña Fuera de mi organización se mostrará (Activado) junto al nombre de la pestaña.
- El contacto debe estar en la carpeta Contactos de Exchange Server. Si el contacto está solo en una carpeta que forma parte de un archivo de carpetas personales (.pst), no se enviará el mensaje de respuesta automática.
