Hay muchos eventos en la vida que requieren que solicites una extensión de tiempo. Tal vez necesite tiempo para hacer la tarea o tenga problemas para completar los proyectos de trabajo a tiempo. En esos momentos, debería poder escribir una carta solicitando una extensión de tiempo de manera efectiva y apropiada. Piense en su solicitud, por ejemplo, ¿cuánto tiempo necesita y por qué? Luego, escriba la carta en un estilo formal y envíela con un rastreador para mantener la calma.
Paso
Método 1 de 3: compilación del contenido de la carta
Paso 1. Escriba lo antes posible
Una vez que sepa que necesita una extensión, prepare una carta de inmediato. Debe darle al destinatario el mayor tiempo posible para que decida sobre su situación. También debe parecer listo a pesar de que está solicitando un ajuste de horario.
Paso 2. Determine cuánto tiempo adicional necesita
Considere todos los factores y haga una solicitud realista. Si el tiempo solicitado es demasiado corto, es posible que deba solicitar una extensión más adelante. Siempre que sea posible, no se deben incumplir los plazos. Por lo tanto, es mejor si sus cálculos son un poco exagerados.
- Dependiendo de la situación, es posible que desee considerar esta carta como parte de las negociaciones. En este caso, es una buena idea pedir más tiempo para que aún haya espacio para el compromiso y encontrar un término medio.
- Mida su velocidad en función de su progreso actual y de la parte que aún no se ha completado. Por ejemplo, si ha estado trabajando en un proyecto de consultoría durante tres meses, debería poder estimar cuánto trabajo aún está sin terminar.
- Tenga en cuenta que el destinatario de la carta también puede tener un límite de tiempo. Quizás también tengan una fecha límite que ahora debería aplazarse. Por ejemplo, los profesores generalmente tienen que dar a los profesores calificaciones a mitad de semestre y deben programar la presentación de las tareas de los estudiantes de acuerdo con la fecha límite.
Paso 3. Conozca las reglas
Conozca la fecha límite exacta antes de solicitar un ajuste. No dé la impresión de que no puede administrar su tiempo solicitando una extensión sin conocer la situación actual. Por ejemplo, algunas agencias gubernamentales requieren que envíe una solicitud dentro de las 24 horas posteriores al contacto inicial. Si no puede cumplirlo, puede decir que el horario es demasiado apretado.
Paso 4. Incluya una explicación plausible
Dedicas tiempo a redactar la carta y el destinatario también se toma el tiempo para leerla. Entonces, haz que esta letra sea significativa. Piense en su verdadera razón y transmítala honestamente al destinatario. No mientas ni exageres las razones porque te perderás.
- Una buena razón que se podría esgrimir es el deseo de trabajar con detenimiento y cuidado. Por ejemplo, si está completando un proyecto que afecta la seguridad de un gran número de personas, declarar este hecho en su explicación le beneficiará.
- Si hay varias razones, elija la mejor. Por ejemplo, si pospone una oferta de trabajo, dice que quiere hacer una investigación adicional sobre los costos de mudanza (si eso es cierto), no diga que también está esperando otra oferta.
Paso 5. Proporcione algunos detalles seleccionados
Los detalles le darán un toque de autenticidad y destreza en la escritura. Esto es especialmente importante si le escribe al gobierno oa un grupo de personas que nunca ha conocido personalmente.
- Por ejemplo, si su abuelo murió dos días antes de la fecha límite del ensayo universitario, es posible que desee describir el evento como una "emergencia familiar", no solo como un "asunto de emergencia". También deberá mencionar la partida de su abuelo y alguna información sobre su viaje de regreso a casa.
- Prepare los documentos antes de enviar una solicitud. Es posible que deba describir su solicitud o empleo anterior, especialmente si está tratando con el gobierno u otros organismos oficiales. Demostrar que ha seguido todos los pasos del proceso hasta este punto beneficiará a su caso.
Paso 6. Elija un estilo y contenido positivos
Nadie quiere leer una carta que contiene una queja. En su lugar, describe el evento negativo rápidamente y nivelado, luego pasa a la solución positiva que pediste. Por ejemplo, si cree que su oferta de salario inicial es demasiado baja, puede escribir: "Necesito algo de tiempo para considerar su oferta. Sin embargo, creo que el salario más alto me permite trabajar de manera más eficiente".
Paso 7. Investigue la carta antes de enviarla
Tómese unos minutos para releer su carta antes de enviarla. Busque errores editoriales y tipográficos. Ejecute un programa de revisión gramatical y ortográfica en la computadora. Pídale a su amigo de confianza que lo lea. No se apresure ni se salte este paso porque si comete un error, parecerá descuidado y eso podría afectar el resultado final.
Método 2 de 3: Seguir las reglas formales de redacción de cartas
Paso 1. Prepare la sección del título
La fecha debe estar en la esquina superior derecha de la página. Omita una línea debajo de ella, luego escriba la dirección, también alineada a la derecha. Luego, omita otra línea y escriba la dirección completa del destinatario alineado a la izquierda.
Si la solicitud se envía por correo electrónico, puede omitir la parte de la fecha y la dirección y pasar directamente al saludo. Sin embargo, asegúrese de utilizar un tema claro y eficaz. Por ejemplo, si va a enviar una carta a un conferencista, escriba el tema "Solicitud de extensión del documento de historia javanesa de Andi Widodo"
Paso 2. Utilice un saludo formal y completo
Empiece con "Estimado". Luego siga por título y nombre. Por ejemplo, “Estimado. Sr. Baskoro "o" Estimado. Sra. Darmawati ". A veces también tienes que usar un título complicado, como “Estimado. Profesor Abdurrahman "o" Estimado. Raden Wiraningrat ".
- Incluso si conoce al destinatario de manera informal, esta carta sigue siendo una solicitud formal, por lo que el estilo y el contenido deben ser formales. No escriba "Hola, Don", por ejemplo.
- Trate de encontrar una persona específica que reciba su carta. De lo contrario, su carta se verá como una carta en formato. Por ejemplo, “Estimado. Raden Wiraningrat "es mejor que" Para los interesados ".
Paso 3. Utilice un formato de párrafo corto
El cuerpo de la carta debe constar de solo 1-3 párrafos. En la mayoría de los casos, puede abrir con 1-2 líneas, explicar la solicitud en 2-4 líneas y concluir con 1-2 líneas. Si debe desarrollar hasta tres párrafos completos, separe la introducción, el cuerpo y la conclusión.
Para abrir la carta, puede decir: "Soy Andi Widodo, un estudiante que asiste a su clase de Historia de Java todos los lunes por la mañana en el salón III-C". Esto despertará la memoria del conferenciante y no tendrá que buscar quién eres
Paso 4. Preste atención a las palabras de conclusión
No pase por alto la importancia de conclusiones sólidas. Utilice esta última oración para reafirmar su caso (en una línea) y agradecer al destinatario por el tiempo. Podría escribir: "Gracias por su tiempo y consideración".
- Cierre la carta con un saludo formal antes de su nombre. Algunos de ellos son "Atentamente", "Atentamente" o "Con el debido respeto".
- Si necesita una respuesta dentro de cierto tiempo, incluya esa información al final. Puede ponerlo en la línea de agradecimiento. Por ejemplo, "Gracias por su consideración y espero tener noticias suyas la próxima semana". Al escribir esta sección, trate de no dar la impresión de presionar o perseguir al destinatario.
Paso 5. Ingrese su nombre completo y firma
Debajo del saludo "Atentamente", deje de 3 a 4 líneas en blanco. Luego, escribe el nombre completo alineado a la izquierda. Utilice la línea en blanco para agregar la firma original. Si esta carta se enviará por correo electrónico, puede eliminar la línea en blanco y simplemente escribir el nombre.
Método 3 de 3: envío de cartas a los destinatarios
Paso 1. Haga o guarde una copia de su carta
Después de revisar el borrador y antes de enviarlo, tome una foto de la carta (transferida a PDF), guarde el borrador en línea o fotocopielo. Es posible que deba anotar la fecha de entrega si no es la misma que la fecha de la carta. Guarde esta copia en un lugar seguro para archivos personales.
Paso 2. Envíe por envío estándar
Lleve la carta a la oficina de correos, entréguesela al empleado o póngala en el buzón. Si desea tener la certeza de que se ha recibido el correo, solicite un servicio de seguimiento.
Si la carta se envía por correo, asegúrese de que esté impresa en una impresora de alta calidad con buena tinta. Por lo general, no se aceptan cartas de solicitud escritas a mano
Paso 3. Envíelo por correo electrónico
Esta es probablemente la mejor manera de enviar una solicitud, ya que no lleva mucho tiempo y es muy confiable. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico del destinatario sea correcta e incluya su número de identificación, si es relevante, en el asunto.
- El destinatario puede ver el día y la hora en que envió el correo electrónico. Tenga esto en cuenta si envía correos electrónicos con frecuencia a altas horas de la noche.
- Asegúrese de que su correo electrónico sea formal con la dirección que usa. Envíe desde una cuenta de aspecto profesional. Un ejemplo de una cuenta de correo electrónico adecuada para el trabajo es "[email protected]".
- Si está enviando una carta por fax, asegúrese de esperar la página de confirmación que indica que su carta fue enviada y recibida con éxito.
Paso 4. Haga una solicitud por teléfono en lugar de una carta
Si su solicitud es urgente o se acerca al último minuto, puede ser una buena idea preguntar en persona por teléfono. Si este es el caso, mantén una actitud formal y expone tu caso de manera coherente.
Consejos
- Intente escribir una carta de una página o menos. Una carta como esta parece completa, pero fácil de leer.
- Sepa si el destinatario enviará una respuesta, como una carta de confirmación.
Advertencia
- Promete algo realista. No dejes que tu tiempo extra se dedique a tareas adicionales.
- Aprovecha al máximo esta extensión. No dejes que vuelvas a pedir una prórroga.
- Asegúrese de haber incluido todos los formatos requeridos. Algunas organizaciones requieren que utilice un formato de carta que han definido.
