Independientemente de su edad, o de sus antecedentes y experiencia, la comunicación eficaz es una habilidad que puede aprenderse. Generalmente, los grandes líderes de todos los tiempos fueron grandes comunicadores y oradores. De hecho, la comunicación es una de las especialidades más populares en el nivel de educación superior y la capacidad de comunicarse de manera eficiente es ampliamente reconocida. Con un poco de confianza y un conocimiento básico de la comunicación, podrá emitir una opinión en poco tiempo.
Paso
Parte 1 de 5: Crear el entorno adecuado
Paso 1. Elija el momento adecuado
Como suele oírse la expresión: hay un lugar y un tiempo para todo, así como para la comunicación.
Evite iniciar discusiones sobre cosas pesadas por la noche. Pocas personas disfrutan hablando de temas difíciles como las finanzas o la planificación a largo plazo cuando están cansadas. En su lugar, transmita el mensaje o tenga una discusión sobre él por la mañana o por la noche, cuando la gente esté más alerta, disponible y, en general, sea más capaz de responder con claridad
Paso 2. Facilite una conversación abierta e íntima
Elija el lugar adecuado que le dé la libertad de hablar abiertamente, de modo que la conversación se desarrolle y madure. Si tienes que dar malas noticias (como una muerte o un divorcio), no lo hagas en público, entre compañeros de trabajo u otras personas. Respete a las personas comunicándose con ellas en un lugar más privado. También puede proporcionar más espacio para desarrollar el diálogo, con comprensión y participación y asegurando que la conversación se desarrolle en ambos sentidos.
Si se presenta frente a un grupo de personas, asegúrese de verificar la acústica de la sala de antemano y trate de practicar su voz con claridad. Use un micrófono si es necesario para asegurarse de que la audiencia pueda escucharlo
Paso 3. Evite todas las distracciones posibles
Apague "todos" los dispositivos electrónicos que puedan interrumpir la conversación. Si suena el teléfono, apáguelo en el primer tono, luego apague el teléfono por completo y continúe la conversación. No dejes que las distracciones externas te distraigan. Pueden molestarlo a usted y a sus oyentes y pueden acabar con la conversación de manera efectiva.
Elimina las distracciones.
Parte 2 de 5: Estructura tu comunicación
Paso 1. Organiza y aclara ideas en tu cabeza
Esto debe hacerse “antes” de intentar comunicar cualquier idea. Si te apasiona un tema, tus ideas pueden confundirse si no te enfocas en algunos mensajes clave mientras te comunicas. Estos mensajes clave pueden actuar como anclas que establecen el enfoque y la claridad en sus comunicaciones.
La regla general es elegir tres puntos principales y concentrarse en los tres. De esa manera, si el tema se desvía, puede volver a cualquiera de los tres puntos sin confundirse. Anotar esos puntos puede ayudar
Paso 2. Sea lo más claro posible
Explique lo que espera obtener de la conversación. Por ejemplo, el objetivo puede ser proporcionar información, obtener información o iniciar una acción. Si todos supieran lo que esperan de esta comunicación, las cosas irían mucho mejor.
Paso 3. Manténgase enfocado en el tema
Una vez que haya establecido sus tres puntos principales, asegúrese de que todos sus mensajes los refuercen. Si ha reflexionado sobre estos temas y los ha resumido en grandes ideas, es probable que esas frases importantes se le queden en la cabeza. No tenga miedo de usarlo para amplificar su mensaje. Incluso los oradores más confiados y conocidos reutilizarán sus oraciones clave una y otra vez para enfatizar y reforzar. Recuerde mantener el mensaje general claro y directo.
Paso 4. Agradezca al oyente
Agradezca a la persona o al grupo por su tiempo y respuesta. Cualquiera que sea el resultado que obtenga de esta comunicación, incluso si difiere del suyo, termínela cortésmente y respete todas las aportaciones y el tiempo de las personas.
Parte 3 de 5: Comunicación oral
Paso 1. Haga que el oyente se sienta cómodo
Esto se puede hacer antes de comenzar una discusión o presentación. Por ejemplo, contando una anécdota favorita. Esto puede ayudar a los oyentes a identificarte como uno de los que tienen los mismos problemas cotidianos.
Paso 2. Articule usted mismo
Es importante transmitir el mensaje de forma clara y sin ambigüedades para que todos los oyentes lo reciban con claridad. Todas tus palabras serán recordadas porque la gente entenderá inmediatamente lo que quieres decir. Para ello, debes transmitir tus palabras con claridad y utilizar un lenguaje más sencillo y menos complicado.
Paso 3. Pronunciación clara
Hable con un nivel de voz lo suficientemente alto como para que todas las partes lo escuchen y no parezca demasiado silencioso o retraído. Asegúrese de pronunciar bien las oraciones clave para evitar malentendidos. Si está acostumbrado a murmurar cuando está tenso, intente practicar para expresar su mensaje en un espejo. A veces, el mejor momento para discutir sus puntos de comunicación es en un ambiente cómodo. Esto puede ayudar a dar forma al mensaje en su cabeza. Recuerde que practicar y mejorar su pronunciación puede ayudar a desarrollar la confianza en sí mismo.
Paso 4. Escuche con atención y asegúrese de que sus expresiones faciales reflejen interés
Recuerda que la comunicación es en ambos sentidos y cuando hablas, no aprendes. Al escuchar activamente, puede medir cuánto de su mensaje llegó al oyente y si fue bien recibido o debería mejorarse. Si sus oyentes parecen confundidos, pídales que repitan lo que dijo en su propio idioma para que pueda ayudarlos a comprender. También puede ayudarlo a identificar y corregir posibles malentendidos.
Paso 5. Sonido interesante
Los sonidos monótonos no son atractivos para el oído, por lo que los buenos comunicadores utilizan el tono para mejorar la comunicación. Norma Michael recomienda que:
- Suba la voz y el volumen a medida que pasa de un tema o señala a otro.
- Sube el volumen y ralentiza la entrega de mensajes cuando hay un mensaje especial o final.
- Hable rápido, pero haga una pausa para enfatizar las palabras clave cuando llame a la acción.
Parte 4 de 5: Comunicarse con el lenguaje corporal
Paso 1. Conozca a la gente
Por supuesto, no siempre conoces a todos en la audiencia o hay algunos amigos nuevos en el grupo, pero ellos asienten contigo y te miran con familiaridad. Esto significa que están conectados contigo. ¡Así que recompénsalos reconociéndolos!
Paso 2. Proporcione un lenguaje corporal claro e inequívoco
Ajusta tu expresión facial conscientemente. Trate de reflejar entusiasmo e inspirar empatía en sus oyentes usando expresiones suaves. Evite el uso de expresiones faciales negativas como fruncir el ceño o levantar las cejas. Si las expresiones faciales son negativas o no, está relacionado con el contexto, especialmente el contexto cultural, por lo que depende de la situación en la que te encuentres.
Identifique rápidamente estilos corporales inesperados causados por diferencias culturales, como apretar los puños, encorvarse o quedarse quieto. Si no está familiarizado con la cultura, intente preguntar sobre los desafíos de comunicación que podría enfrentar “antes” de comenzar a hablar con (o con) personas para las que no conoce el contexto cultural
Paso 3. Contacto visual en la comunicación
El contacto visual puede construir una buena relación y puede convencer a las personas de que se puede confiar en usted y mostrar interés. Durante una conversación o presentación, es importante mirar a la otra persona a los ojos, si es posible, y mantener el contacto durante un tiempo razonable. Tenga cuidado de no exagerar. Use el contacto visual con moderación alrededor de 2-4 segundos a la vez.
- No olvide hablar con toda la audiencia. Si está hablando frente a un panel, mire todo el panel a los ojos. Ignorar a alguien puede ofenderlo, puede costarle negocios, ser rechazado o cualquier éxito que esté tratando de lograr.
- Si está hablando con una gran audiencia, haga una pausa y haga contacto visual con un miembro de la audiencia durante uno o dos segundos antes de comenzar de nuevo. Esto puede hacer que las personas de la audiencia se sientan valoradas.
- Date cuenta de que el contacto visual es diferente en cada cultura. En algunas culturas, esto se considera perturbador e inapropiado. Intente preguntar primero o investigar un poco de antemano.
Paso 4. Utilice la respiración y las pausas a su favor
Hay poder en pausa. Simon Reynolds dice que las pausas pueden atraer a los oyentes a escuchar. Esto le ayuda a enfatizar su punto y le da tiempo al oyente para digerir lo que acaba de decir. Esto puede ayudar a que su comunicación parezca más atractiva, más fácil de digerir y más cómoda de escuchar para su discurso.
- Respire profundamente para calmarse antes de comenzar a comunicarse.
- Acostúmbrese a respirar profunda y regularmente cuando hable. Esto puede mantener su voz firme y calmada y hacer que se sienta más relajado.
- Use pausas para tomar un respiro de lo que está diciendo.
Paso 5. Preste atención a cómo las personas pueden juzgar sus gestos
Utilice los movimientos de las manos con cuidado. Sea consciente de lo que hacen sus manos cuando habla. Algunos gestos con las manos pueden ser muy efectivos para subrayar su mensaje (gestos abiertos), mientras que otros pueden distraer u ofender al oyente, incluso tienden a cerrar la conversación (gestos cerrados). Puede aprender observando los movimientos de las manos de otros hablantes y viendo cómo le afectan como oyente. Imita movimientos que te parezcan efectivos e interesantes. Recuerda que los movimientos más efectivos son los naturales, lentos y empáticos.
Paso 6. Revise sus otros signos corporales
Tenga cuidado de que sus ojos no se desvíen, sus manos no parezcan inquietas o de que no realice movimientos repetitivos como mecerse, parpadear rápidamente, mover los pies, etc. Pequeños gestos como estos reducen la eficacia de su mensaje.
Pídale a alguien que lo grabe mientras habla y vea qué tan rápido se entrega su mensaje. Cualquier movimiento repetitivo o hábito inconsciente se volverá muy visible y divertido. Una vez que encuentre tales gestos, será más fácil modificar el lenguaje corporal no deseado y monitorearlo para que no vuelva a ocurrir
Parte 5 de 5: Comunicación eficaz en situaciones de conflicto
Paso 1. Párese a la misma altura
No se ponga más alto que la persona con la que está hablando. Esto puede crear diferentes niveles de poder y, de hecho, puede llevar el conflicto a un nivel diferente. Si se sientan, siéntense con ellos.
Paso 2. Escuche a la otra parte
Deje que expresen sus sentimientos. Espere su turno para hablar, no los interrumpa.
Paso 3. Hable con un nivel de voz tranquilo
No grite ni haga acusaciones sobre la otra parte o sus acciones.
Paso 4. Hágales saber que escucha sus puntos y comprende su punto de vista
Tómese el tiempo para hacer declaraciones como, "Si te entiendo correctamente, estás diciendo que …"
Paso 5. No fuerces el final de la discusión
Si alguien se retira de una discusión o sale de la habitación, no lo siga. Déjelos hacer eso y hablar cuando estén más tranquilos y listos para hablar. # No intente obtener siempre la última palabra. Una vez más, esto puede exacerbar un conflicto que nunca terminará. A veces tienes que aceptar estar en desacuerdo y seguir adelante.
Paso 6. Utilice mensajes "yo"
Si expresa inquietudes, intente comenzar las oraciones con "yo" y establezca claramente cómo pueden hacerlo "sentir". Esto puede hacer que las personas sean más receptivas a su queja y más empáticas. Por ejemplo, en lugar de decir "eres un desastre y me está volviendo loco" inténtalo, siento que este lío nos está creando problemas. El caos se me metió en la cabeza y me hizo sentir limitado. Francamente, este lío me molesta más de lo que debería ".
Consejos
- Tenga cuidado con el humor. Un poco de humor que se deslice en la discusión puede ser muy efectivo, pero no se demore y se esconda detrás de él para encubrir lo que es difícil de decir. Si está constantemente riendo y bromeando, su comunicación no será tomada en serio.
- Si está dando una presentación a un grupo o audiencia, esté preparado para hacer preguntas difíciles para que pueda mantenerse en el camino y no confundirse. Para comunicarse siempre de manera eficaz, Michael Brown recomienda la 'regla de oro' para abordar preguntas difíciles en el contexto de un grupo o audiencia. Sugiere que escuche y repita las preguntas y cuestiones planteadas y hable en nombre de todos los presentes. Comparta su respuesta con la multitud, alejando sus ojos del interrogador y mirando a todo el grupo o audiencia para responder la pregunta juntos. Subraye esta respuesta conjunta, continuando la conversación cambiando de dirección.
- No lloriquees ni supliques. Esto no infundirá respeto ni interés. Si está muy molesto, discúlpese y vuelva a la conversación cuando se haya calmado.
- No balbucees. Esto puede hacer que su mensaje sea malinterpretado o que no se tome en serio.
- Busque en línea algunos ejemplos de grandes oradores en acción. Encuesta a algunos de los más vistos, por ejemplo, Ted Talks. Hay muchos modelos a seguir que se pueden ver en videos en línea. ¡Piense en ellos como "su entrenador de comunicación personal"!
