La información es más fácil de obtener, organizar y editar con la ayuda de formularios. Los formularios son especialmente útiles si necesita ingresar muchos datos de una lista u obtener resultados de encuestas. Cada formulario tiene varios campos (casillas para ingresar datos). Los formularios pueden tener diferentes tipos de campos, tanto simples como complejos. Los campos simples le permiten ingresar los datos deseados. Los campos complejos pueden ser un "cuadro de lista" que le permite elegir entre varias opciones en una lista, y un "botón giratorio" que le permite elegir los valores que desea ingresar. Este artículo le ayuda a crear formularios utilizando Excel o Google Forms, que son componentes de Google Docs (el programa de procesamiento de texto en línea de Google).
Paso
Método 1 de 3: Creación de un formulario de entrada de datos con Excel
Paso 1. Determine si el formulario de entrada de datos se adapta mejor a sus necesidades
Los formularios de entrada de datos se utilizan cuando se necesitan formularios de cuadro de texto simples, cada uno de los cuales tiene un título en forma de etiqueta. El formulario de ingreso de datos le permite ver e ingresar datos fácilmente sin la necesidad de cambiar de campo, especialmente cuando no todos los campos se pueden mostrar en la pantalla del monitor. Por ejemplo, tal vez su lista de información de contacto y pedidos de clientes supere las 10 columnas. Será más fácil si ingresa su nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de pedido, tipo de pedido, etc. con el formulario de ingreso de datos en lugar de ingresar cada información en sus propios campos.
Paso 2. Agregue el título usado en el formulario de ingreso de datos
Ingrese un título en la parte superior de cada columna que desee usar en el formulario de ingreso de datos. Excel usa estos encabezados para crear campos en formularios de entrada de datos.
- Por ejemplo, si proporciona los títulos "Nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de pedido y tipo de pedido" en sus respectivas columnas, comenzando de izquierda a derecha en la hoja de trabajo, esos títulos aparecerán en el cuadro de diálogo (datos del formulario de entrada) en orden de arriba a abajo.
- Antes de continuar con el siguiente proceso, verifique si hay un botón Formulario en la etiqueta de Datos. De lo contrario, agregue un botón de formulario a la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y seleccione la opción Más comandos. Cambie Comandos populares a Todos los comandos, desplácese hasta el final de la lista y haga clic en Formulario. Después de eso, haga clic en el botón Agregar seguido del botón Aceptar.
Paso 3. Abra el formulario de ingreso de datos para comenzar a ingresar datos
Haga clic en todas las celdas debajo de los títulos y vaya a la etiqueta de Datos. Busque y haga clic en el botón Formulario. Excel mostrará un cuadro de diálogo que muestra cada encabezado de columna que se ingresó previamente en la hoja de trabajo en forma de una lista de campo vertical. El cuadro de diálogo actúa como un formulario de entrada de datos.
- El botón Formulario está en la etiqueta de la barra de herramientas de acceso rápido o datos.
- Si ha nombrado la hoja de trabajo en la que está trabajando, el cuadro de diálogo (formulario de entrada de datos) tendrá un título. El texto del título será el mismo que el nombre del documento de trabajo. Si la hoja de trabajo no tiene un nombre, el título del cuadro de diálogo (formulario de entrada de datos) tendrá la palabra 'Hoja' seguida del número de la hoja de trabajo.
Paso 4. Ingrese los datos para la nueva fila
Use la tecla TAB para pasar al siguiente campo en el formulario de entrada de datos. Presione el botón VOLVER después de ingresar datos en cada campo en el formulario de ingreso de datos. Los datos ingresados se agregarán como la siguiente línea en la lista en su hoja de trabajo.
Paso 5. Haga clic en el botón Cerrar en el cuadro de diálogo (formulario de entrada de datos) para finalizar la entrada de datos
Excel cerrará el formulario de entrada de datos. No es necesario que presione el botón RETURN para la última fila.
Método 2 de 3: creación de un formulario con Google Docs
Paso 1. Visite docs.google.com/forms
Google Forms es muy útil para planificar eventos, crear encuestas o recopilar información de forma rápida y sencilla. Inicie sesión en su cuenta de Gmail antes de continuar, si aún no lo ha hecho.
Puede compartir el formulario con otros para que puedan completar el formulario en línea y todas las respuestas se pueden recopilar en una hoja de trabajo
Paso 2. Haga clic en el símbolo más (+)
Google Forms abrirá un nuevo formulario. Hay dos etiquetas principales en la parte superior del formulario: Preguntas y Respuestas.
Paso 3. Agregue preguntas a su formulario
Debe escribir cada pregunta e indicar el tipo de respuesta que desea. Si es la primera vez que crea un formulario, aproveche el botón Hacer recorrido para familiarizarse con todas las opciones disponibles. Puede ingresar 9 tipos diferentes de preguntas en el formulario.
- usar Respuesta corta (respuesta corta) si la respuesta deseada consta de solo una o dos palabras
- usar párrafo (párrafo) si la respuesta deseada es una oración o más. Por ejemplo, su pregunta podría ser "¿Cuáles son los beneficios de hacer ejercicio con regularidad?"
- usar opción multiple (opción múltiple) si desea una respuesta de varias opciones dadas. Por ejemplo, "¿Qué deporte disfrutas más?" Proporcione una lista de deportes para elegir. Cada opción de la lista aparecerá junto a un pequeño botón redondo en el formulario.
- usar Casillas de verificación (casilla de verificación) si desea varias respuestas de la lista de opciones dada. Por ejemplo, "¿Qué deporte te gusta?" Proporcione una lista de deportes para elegir. Cada opción de la lista aparecerá junto a un pequeño botón cuadrado en el formulario.
- usar Desplegable (desplegable) si desea una respuesta como opción del menú. Por ejemplo, "¿En qué temporada practicas la mayor parte de tu deporte favorito?" proporcione una lista de temporadas. Aparecerá una lista en el formulario en forma de cuadro desplegable. La primera respuesta aparecerá en este cuadro desplegable.
- usar Escala lineal (escala lineal) si desea la respuesta en forma de calificación de las opciones en forma de escala numérica. Por ejemplo, "¿Qué tan interesado está en la Liga de Indonesia?" La escala de preguntas aparecerá en el formulario en forma de números del 1 al 5. Puede aumentar o disminuir la escala al crear una pregunta. La escala máxima que se puede utilizar es de 1 a 10.
- usar Cuadrícula de opción múltiple (cuadrícula de opción múltiple) cuando desee múltiples respuestas a una pregunta. Por ejemplo, "¿En qué mes practicas habitualmente los siguientes deportes?" Ingrese la lista de meses como filas y la lista de deportes como columnas. La pregunta de la “cuadrícula de opción múltiple” aparecerá como una cuadrícula con las opciones de fila enumeradas verticalmente y las opciones de columna horizontalmente.
- usar Fecha si la respuesta deseada es una fecha concreta.
- usar Tiempo si la respuesta deseada es un tiempo determinado.
Paso 4. Elija un método de recopilación de datos del formulario de relleno
Haga clic en la etiqueta Respuestas para mostrar las opciones disponibles. Elija Crear una nueva hoja de cálculo o Seleccionar una hoja de cálculo existente.
- Si está creando una nueva hoja de trabajo, ingrese un nombre para la hoja de trabajo y haga clic en Crear. Google vinculará la nueva hoja de trabajo al formulario. Cuando las personas completen el formulario, Google ingresará las respuestas a las preguntas del formulario en la hoja de trabajo. Cada respuesta aparecerá con una marca de tiempo (marca de tiempo).
- Si selecciona una hoja de cálculo existente, elija una de las hojas de trabajo que ha creado. Google vinculará la hoja de trabajo existente al formulario. Tenga en cuenta que este método hará que Google vuelva a formatear las hojas de trabajo existentes. Las preguntas del formulario aparecerán como encabezados de columna.
Método 3 de 3: Creación de su propia forma creativa con Excel
Paso 1. Determine si este tipo de formulario se adapta mejor a sus necesidades
Utilice un formato personalizado si desea un formulario con un diseño personalizado y ciertos límites de valor que otras personas puedan completar. Por ejemplo, puede recopilar datos relacionados con un deporte en particular y querer saber cuáles son los ejercicios que puede hacer solo, la frecuencia en un mes, el porcentaje de tiempo libre dedicado a hacer ejercicio y otros detalles.
-
Paso 2. Habilite la etiqueta Desarrollador
La etiqueta de Desarrollador está a la derecha de la etiqueta de Vista. La etiqueta de Desarrollador le permite utilizar las diversas herramientas necesarias para crear sus propios formularios personalizados.
- Haga clic en el botón de Microsoft Office seguido del botón Opciones de Excel.
- Haga clic en la casilla de verificación etiquetada Mostrar desarrollador dentro de la cinta.
- Haga clic en la etiqueta Desarrollador para ver las herramientas disponibles. Excel utiliza terminología especial para campos complejos, como cuadros de lista. Este campo complejo se llama "control". Deberá utilizar el icono Insertar controles que muestra una maleta con un martillo y una llave.
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 12 Paso 3. Ingrese el título principal que se utilizará en el formulario
Escribe cada título en su propia celda. Por ejemplo, si recopila datos sobre personas de diferentes edades en diferentes ciudades, ingrese los encabezados Nombre, Edad, Ciudad.
Especifique el diseño del título deseado en el formulario al ingresar el título. Es una buena idea dejar una o más celdas en blanco debajo o a la derecha de cada encabezado. Por lo tanto, la distancia entre cada título y el campo para ingresar datos no es demasiado estrecha
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 13 Paso 4. Ingrese los datos utilizados en el campo complejo (control) del formulario
Escriba cada dato en la celda. Por ejemplo, si recopila datos sobre deportes, ingrese Béisbol, Fútbol, Hockey, Tenis, Golf.
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 14 Paso 5. Utilice la función INDICE
La función INDICE puede devolver valores de un rango específico de datos. Ingrese la función INDICE en la celda de destino para mostrar la selección de un control. Por ejemplo, si A1 contendrá opciones y C1: C5 contiene datos, ingrese INDICE (C1: C5, A1, 0) en A1.
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 15 Paso 6. Agregue el cuadro de lista que desea que aparezca en el formulario
Use un cuadro de lista si solo desea darle al usuario del formulario ciertas opciones. Por ejemplo, si recopila datos relacionados con los deportes, limite la selección a béisbol, fútbol, hockey, tenis y golf. Cualquiera que complete el formulario solo puede elegir entre algunos de estos deportes. Establezca la ubicación y el valor de cada cuadro de lista.
- Haga clic en Insertar en la sección Control. Luego, haga clic en el Cuadro de lista (Control de formulario) en Control de formulario.
- Haga clic en la ubicación en la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior izquierda del cuadro de lista y luego desplácese hasta donde desea que aparezca la esquina inferior derecha del cuadro de lista.
- Haga clic en Propiedades en la sección Controles. En la ventana Formato de objeto, ingrese el rango donde están los datos (en este ejemplo, C1: C5) y la celda que devolverá el resultado (en este ejemplo, A1).
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 16 Paso 7. Agregue todos los cuadros de combinación que desea que aparezcan en el formulario
El cuadro de combinación es casi el mismo que el cuadro de lista. Sin embargo, este cuadro combina un cuadro de texto con un cuadro de lista. Utilice el cuadro de combinación cuando desee proporcionar opciones para que el usuario elija de una lista limitada o escriba respuestas alternativas. Por ejemplo, si recopila datos relacionados con los deportes, ingrese Béisbol, Fútbol Americano, Hockey, Tenis y Golf como opciones. Sin embargo, para un usuario que puede jugar fútbol y otros deportes, puede seleccionar Fútbol y otros deportes en la lista, o seleccionar Fútbol y completar el nombre de otro deporte en el cuadro de texto que forma parte del cuadro de combinación. Establezca la ubicación y el valor de cada cuadro de combinación.
- Haga clic en Insertar en la sección Controles. Luego, haga clic en Cuadro combinado en Controles de formulario.
- Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior izquierda del cuadro de combinación y arrástrela a donde desea que aparezca la esquina inferior derecha del cuadro de combinación.
- Haga clic con el botón derecho en el cuadro de combinación y luego haga clic en Control de formato. En la ventana Control de formato, ingrese el rango en el que se encuentran sus datos (en este ejemplo, C1: C5), la celda que mostrará el resultado (en este ejemplo, A1) y el número en el cuadro Líneas desplegables. El número ingresado determinará el número de líneas en el cuadro de combinación antes de que tenga que desplazarse hacia abajo para ver el resto de la lista.
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 17 Paso 8. Agregue todos los botones de reproducción que desea que aparezcan en el formulario
El botón giratorio aparecerá en el formulario como un símbolo cuya mitad superior es una flecha apuntando hacia arriba y la mitad inferior es una flecha apuntando hacia abajo. Utilice el dial cuando desee que el usuario seleccione un número de un rango de valores numéricos, incluida la fecha y la hora. Por ejemplo, si recopila datos relacionados con los deportes, tal vez desee saber con qué frecuencia los usuarios practican un determinado deporte en un mes, pero solo desea ingresar resultados donde la respuesta total sea más de 20. En este caso, puede establecer el límite máximo del botón de reproducción es 20. Quién Cualquiera que complete el formulario puede seleccionar un valor del 1 al 20 usando las flechas hacia arriba y hacia abajo en el botón de reproducción. Establezca la ubicación y el valor de cada botón de reproducción.
- Haga clic en Insertar en la sección Controles. Después de eso, haga clic en el botón Girar debajo de Controles de formulario.
- Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde aparecerá la esquina superior izquierda del botón giratorio y arrastre hasta que aparezca la esquina inferior derecha del botón giratorio.
- Haga clic derecho en el botón de reproducción y haga clic en Control de formato. Ingrese los números en los campos Valor y Cambiar. Ingrese la celda que mostrará el resultado (en este ejemplo, A1) en el campo Enlace de celda.
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 18 Paso 9. Agregue una barra de desplazamiento al formulario, si es necesario
La barra de desplazamiento admite un rango de valores mediante flechas de desplazamiento o cuadros de desplazamiento. Utilice la barra de desplazamiento si desea que el usuario seleccione un valor de una amplia gama de valores, como un porcentaje. Por ejemplo, si está recopilando datos relacionados con los deportes, es posible que desee saber el porcentaje de tiempo libre que un usuario dedica a hacer el deporte elegido. En este caso, puede usar la barra de desplazamiento como un rango de porcentaje. Los usuarios que completen el formulario pueden mover la flecha de desplazamiento o el cuadro de desplazamiento para seleccionar el porcentaje que desean ingresar. Establezca el lugar y el valor de cada barra de desplazamiento.
- Haga clic en Insertar en la sección Controles. Luego, haga clic en la barra de desplazamiento debajo de Controles de formulario.
- Haga clic en la ubicación en la hoja de trabajo donde aparecerá la esquina superior izquierda de la barra de desplazamiento y deslice el dedo hasta donde aparecerá la esquina inferior derecha de la barra de desplazamiento.
- Haga clic con el botón derecho en la barra de desplazamiento y luego haga clic en Control de formato. Ingrese un número en los campos Valor y Reemplazo. Ingrese la celda que mostrará el resultado (en este ejemplo, A1) en el campo Enlace de celda.
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 19 Paso 10. Desactive la etiqueta de desarrollador
Esta opción elimina el acceso a los equipos de control. Haga esto cuando haya terminado de agregar todos los controles deseados al formulario. Este paso debe realizarse para que cuando envíe el formulario a los usuarios, solo puedan ingresar datos en campos complejos (controles) en el formulario. El usuario no puede cambiar el rango de datos que se pueden ingresar en campos complejos (controles).
- Haga clic en el botón de Microsoft Office seguido del botón Opciones de Excel.
- Haga clic en la casilla de verificación etiquetada Mostrar desarrollador en la cinta.
Crear un formulario en una hoja de cálculo Paso 20 Paso 11. Guarde el formulario como plantilla
Haga clic en el botón de Microsoft Office seguido de la opción Guardar como. Seleccione Libro de Excel de la lista que aparece. Seleccione Plantilla de Excel en el campo que dice Guardar como tipo y haga clic en el botón Guardar. Su formulario personalizado está listo para ser enviado a la multitud para que lo llene.
