Solicitado o no, escribir un informe de estado puede ser una excelente manera de comunicar los logros. Un buen informe de estado ayudará al jefe, así como a usted, a realizar un seguimiento de las tareas y los resultados del trabajo. La siguiente es una guía para redactar informes de estado fáciles de leer.
Paso
Método 1 de 1: escribir un informe de estado
Paso 1. Asigne un título y una fecha al informe
Un título que contenga una fecha (por ejemplo, "Resultados de la primera semana de diciembre") es una opción de título eficaz. Asegúrese de escribir la fecha en el informe.
- Si el informe se enviará por correo electrónico, puede usar el nombre y la fecha como encabezado.
- Si el informe es un documento, coloque el título y la fecha como encabezado del documento.
Paso 2. Escriba información detallada sobre el proyecto, como el nombre del proyecto, la fecha de inicio / finalización y los nombres del personal
Paso 3. Describe los logros con los títulos "Logros", "Tarea completada" y similares
- Asegúrese de mencionar el período del informe, por ejemplo, semana, mes, trimestre, etc.
- Utilice verbos activos para iniciar el informe, como "finalizar", "explicar", "diseñar", "mejorar", "refinar", etc.
- Para los informes semanales, simplemente puede incluir de 3 a 6 puntos, cada una de las frases.
Paso 4. Escriba lo que debe lograrse en el próximo período de informe, encabezado "Siguiente plan", "Próxima tarea", "PR", etc
- Calcule el tiempo que lleva completar una tarea, si es posible, por ejemplo, "Documentar un cambio de diseño (tiempo estimado: 2 días)".
- Haga coincidir la siguiente tarea con el cronograma de su proyecto.
- Para los informes semanales, simplemente puede incluir de 3 a 6 puntos, cada una de las frases.
Paso 5. También escriba los problemas que está experimentando actualmente o que experimentará con los títulos "Problemas" o "Problemas y comentarios"
Para esta sección, puede escribir 1-2 párrafos cortos.
- Por ejemplo, si tiene problemas para comunicarse con su proveedor porque no hay nadie en la oficina esta semana, o si tiene sugerencias para mejorar el funcionamiento de su empresa, escríbalas en la sección "Problemas y comentarios".
- Si solo informa un problema, pero no necesita ayuda cuando está escrito, no olvide mencionarlo. Comentarios como "Problema resuelto en 2 días" le dirán a su supervisor que no interfiera, pero que esté atento al problema que tiene.
- Si su problema de trabajo no se resuelve, el supervisor no puede decirle que no se lo dijo.
Paso 6. Lea el informe nuevamente, luego envíelo a las partes relevantes
Ejemplo
Aquí hay un informe de estado de muestra del editor de wikiHow. Haga coincidir el estilo, el formato y la lista de logros de este ejemplo con los datos de su trabajo, pero tenga en cuenta que cada paso comienza con un verbo activo.
Informe de situación 26 de septiembre de 2011.
Finalizado
- Comenzó 3 artículos: 1 artículo de su propia idea, 2 artículos para cumplir con las solicitudes.
- Desarrollar 2 artículos
- Reescribe 1 artículo
- Patrulla casi 400 cambios y verifica las solicitudes de edición en busca de errores ortográficos o duplicaciones.
El próximo plan
- Añadiendo una imagen a 1 artículo.
- Releer y editar 1 artículo.
- Pídale a un editor con experiencia médica o primeros auxilios que revise artículos sobre fracturas. El autor no tiene antecedentes médicos, por lo que duda de los resultados de su investigación.
- Revisar 1 artículo que ya es bueno, pero requiere mejoras estilísticas e información adicional.
Problemas / Comentarios
- Gracias a los programadores, porque se aseguraron de que la actualización de software de esta semana fuera sin problemas. Los problemas que ocurran se informarán más adelante.
- Un voluntario está triste porque su gato murió. Se pidió a los voluntarios que descansaran primero.
Consejos
- Si es posible, escriba un informe positivo. Los informes no son el lugar para quejarse, enojarse o poner excusas. Una forma de escribir un informe positivo es dar sugerencias, o al menos instrucciones para resolver un problema, si informa un problema. Su sugerencia es una prueba de que tomó la iniciativa para resolver el problema.
- Da las gracias en el lugar correcto, por ejemplo, a un compañero de trabajo que te ha ayudado. Si ayuda a otro compañero de trabajo, menciónelo también en el informe.
- Sea honesto al informar. No informe cosas que no haga.
- Escribe un breve informe. Su gerente es una persona ocupada, no tiene mucho tiempo para leer su informe. Si el gerente necesita más información, preguntará.
- Si escribe un informe un viernes por la tarde, sabrá cuánto está progresando su trabajo cuando regrese al trabajo el lunes por la mañana.
- Si tiene muchas cosas que monitorear (solicitudes de compra, solicitudes de cambio, solicitudes de trabajo, notas, etc.), crear una tabla o base de datos puede ser una buena manera de realizar un seguimiento de ellas.
- Escribe informes específicos.
- Haga una copia del informe para usted. La copia puede ayudarlo a redactar un currículum vitae o al redactar logros cuando llegue el momento de un aumento.
- Si desea redactar un informe de estado, redacte un informe con regularidad, o al menos escriba un logro, para no pasar horas rastreando lo que ha hecho. Todos los días, anote los logros al completar la tarjeta de asistencia.
- Este método de redacción de un informe de estado también se puede utilizar cuando informa del estado de un proyecto en una reunión.
- Informar sobre algo que acaba de empezar, un libro que acaba de leer o algo que está investigando está bien. No todo se puede hacer en una semana, y la preparación que haga puede llevar mucho tiempo y agregar valor al proyecto.
Advertencia
- Escribe informes de forma profesional. Su informe puede ser leído por más personas de las que cree, especialmente si se envía por correo electrónico.
- Si le envía a su jefe un informe no solicitado, ¡esté preparado para escribir el mismo informe la próxima semana!
- Generalmente, no haga demasiadas promesas. Dime qué puedes hacer.
