El asistente para fuera de la oficina o "al aire libre" de Microsoft Outlook le permite configurar respuestas automáticas que se envían a las personas que se comunican con usted mientras está inactivo o fuera de la oficina. La función Fuera de la oficina solo está disponible para los usuarios de cuentas de Microsoft Exchange. Sin embargo, incluso los usuarios domésticos sin una cuenta de Exchange pueden crear plantillas "fuera de la oficina" y crear reglas para el programa para que Outlook pueda enviar respuestas automáticamente.
Paso
Método 1 de 4: Outlook 2013 y 2010
Paso 1. Haga clic en el menú "Archivo", luego seleccione "Información" en el menú de la barra lateral izquierda
Paso 2. Seleccione “Respuestas automáticas (fuera de la oficina)”
El cuadro de diálogo "Respuestas automáticas" se abrirá después de eso.
Si esta opción no está disponible, es posible que esté utilizando una cuenta que no es de Exchange. Siga los pasos descritos en el cuarto método de este artículo para configurar respuestas automáticas en cuentas que no son de Exchange
Paso 3. Marque la opción "Enviar respuestas automáticas"
Paso 4. Marque la opción "Enviar solo durante este intervalo de tiempo", luego seleccione la hora de inicio deseada ("Hora de inicio") y la hora de finalización ("Hora de finalización")
Por ejemplo, si planea tomarse unas vacaciones de dos semanas, seleccione la duración de sus vacaciones.
Paso 5. Haga clic en la pestaña "Dentro de mi organización", luego escriba un mensaje automático que se enviará a los compañeros de trabajo (en la misma oficina o empresa) que deseen comunicarse con usted
Paso 6. Haga clic en la pestaña "Fuera de mi organización", luego escriba un mensaje automático que se enviará a las personas ajenas a su organización u oficina que quieran ponerse en contacto con usted
Por ejemplo, escriba un mensaje que explique que está ocupado y pida al remitente del mensaje que haga preguntas y discuta los problemas con otros contactos en la oficina.
Paso 7. Haga clic en "Aceptar"
Las personas que le envíen un correo electrónico cuando no esté en la oficina recibirán un mensaje automático que usted cree.
Método 2 de 4: Outlook 2007
Paso 1. Haga clic en el menú "Herramientas", luego seleccione "Asistente para fuera de la oficina"
Se abrirá el cuadro de diálogo "Asistente para fuera de la oficina".
Si esta opción no está disponible, es posible que esté utilizando una cuenta que no es de Exchange. Siga los pasos descritos en el cuarto método de este artículo para configurar respuestas automáticas en cuentas que no son de Exchange
Paso 2. Marque la opción "Enviar respuestas automáticas fuera de la oficina"
Paso 3. Marque la opción "Enviar sólo durante este intervalo de tiempo", luego seleccione la hora de inicio deseada ("Hora de inicio") y la hora de finalización ("Hora de finalización")
Por ejemplo, si planea estar fuera de la oficina por un día, elija una fecha apropiada (su fecha de ausencia o su fecha de no presentación, por ejemplo).
Paso 4. Haga clic en la pestaña "Dentro de mi organización", luego escriba la respuesta automática que desea enviar a los compañeros de trabajo (en la misma oficina o empresa) que desean comunicarse con usted
Por ejemplo, explíquele que no estará en la oficina por un día y que el gerente será responsable de su trabajo mientras usted no esté.
Paso 5. Haga clic en la pestaña "Fuera de mi organización", luego escriba un mensaje automático que desee enviar a las personas ajenas a su organización u oficina que quieran ponerse en contacto con usted
Paso 6. Haga clic en "Aceptar"
Las personas que le envían correos electrónicos cuando no está en la oficina recibirán un mensaje automático que usted cree.
Método 3 de 4: Outlook 2003
Paso 1. Haga clic en el menú "Herramientas", luego seleccione "Asistente para fuera de la oficina"
Se abrirá el cuadro de diálogo "Asistente para fuera de la oficina".
Si esta opción no está disponible, es posible que esté utilizando una cuenta que no es de Exchange. Siga los pasos descritos en el cuarto método de este artículo para configurar respuestas automáticas en cuentas que no son de Exchange
Paso 2. Marque la opción "Actualmente estoy fuera de la oficina"
Paso 3. Escriba el mensaje que desea que se envíe automáticamente a las personas que se comuniquen con usted en el campo “Respuesta automática solo una vez a cada remitente con el siguiente texto” en la pantalla
Las personas que le envíen un correo electrónico recibirán respuestas automáticas hasta que vuelva al trabajo.
Paso 4. Haga clic en "Aceptar"
Todas las partes que se comuniquen con usted por correo electrónico recibirán un mensaje automático de "Fuera de la oficina" por un período de tiempo indefinido, o hasta que repita el primer paso de este método y seleccione "Estoy actualmente en la oficina".
Método 4 de 4: Cuenta sin intercambio
Paso 1. Ejecute Microsoft Outlook en la computadora personal
Paso 2. Haga clic en el menú "Inicio" y seleccione "Nuevo correo electrónico"
Paso 3. Escriba la respuesta que desea que se envíe automáticamente a las personas que se comuniquen con usted en el cuerpo del mensaje
Posteriormente, este mensaje se utiliza como plantilla de "fuera de la oficina".
Paso 4. Haga clic en el menú "Archivo" y seleccione "Guardar como"
A continuación, se abrirá el cuadro de diálogo "Guardar como".
Paso 5. Seleccione "Plantilla de Outlook" en el menú desplegable "Guardar como tipo"
Paso 6. Escriba el nombre de la plantilla de mensaje, luego haga clic en "Guardar"
Esta plantilla ahora se puede utilizar siempre que no pueda ser contactado por correo electrónico en su cuenta personal de Outlook.
Paso 7. Haga clic en "Inicio", seleccione "Reglas" y seleccione "Administrar reglas y alertas"
Para que la plantilla se envíe automáticamente a los remitentes de mensajes cuando no esté en contacto, debe crear una regla que indique a Outlook que responda automáticamente a las cartas recibidas con la plantilla.
Paso 8. Seleccione "Nueva regla", luego seleccione "Aplicar reglas a los mensajes que recibo" en la sección "Comenzar desde una regla en blanco"
Paso 9. Haga clic en "Siguiente", luego seleccione "Siguiente" nuevamente para crear una regla
Paso 10. Marque la opción “responder usando una plantilla específica” debajo de “¿Qué desea hacer con el mensaje? ”.
Paso 11. Marque la opción "una plantilla específica" en la sección "Editar la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado)"
Paso 12. Seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" del menú desplegable "Buscar en"
Paso 13. Seleccione una plantilla prefabricada para usar como respuesta automática "fuera de la oficina", luego seleccione "Abrir"
Paso 14. Haga clic en "Siguiente", luego agregue excepciones si es necesario
Por ejemplo, puede reenviar el correo electrónico de un remitente en particular a otra cuenta de correo electrónico.
Paso 15. Haga clic en "Siguiente", luego escriba el nombre de la regla de respuesta automática que se creó
Paso 16. Haga clic en "Finalizar"
Cualquiera que le envíe un correo electrónico recibirá un mensaje automático de la plantilla que cree.
