La agenda diaria le ayuda a realizar las actividades según lo programado, por ejemplo, para cumplir con las citas importantes, completar tareas, realizar actividades divertidas y completar el trabajo en los plazos. Sin embargo, formar el hábito de usar una agenda todos los días no es fácil porque tienes que tomar notas con regularidad y llevarlas a todas partes. Lea las siguientes instrucciones para acostumbrarse a utilizar la agenda como parte de su rutina diaria de una manera fácil y eficiente.
Paso
Parte 1 de 2: Elegir la agenda correcta
Paso 1. Considere para qué está utilizando la agenda
Existen diversas agendas según la profesión y personalidad del usuario. Al seleccionar una agenda, puede usar un cuaderno rayado o una agenda impresa que proporcione tablas para registrar varias tareas. Piense de antemano por qué desea utilizar la agenda y para qué. Si la agenda será el único medio para planificar las actividades diarias, use solo una agenda. Usar más de una agenda tiende a ser confuso y menos útil. Para determinar la agenda más apropiada, considere lo siguiente:
- ¿Necesito poner un número de teléfono en la agenda?
- ¿Voy a usar la agenda solo para registrar el horario de la reunión?
- ¿Necesito una agenda que dure más de un año?
- ¿Puede la agenda reemplazar las notas que suelo usar, por ejemplo: horario de tareas diario?
- ¿Usaré un cuaderno normal o una agenda tabular con múltiples funciones?
- ¿Necesito una agenda pequeña que quepa en mi bolsillo o una agenda lo suficientemente grande para llevar un registro de las minutas de las reuniones?
- ¿Voy a apuntar el horario todos los días o es solo para las actividades de fin de semana?
Paso 2. Elija la agenda según sea necesario
Busque una agenda en una tienda que venda suministros de oficina, papelería, calendarios o en línea. El precio de la agenda es muy variado. Además de considerar el aspecto estético, priorizar la distribución de libros y formatos de mesa en la agenda. Elija una agenda que le guste de acuerdo con su estilo de vida y actividades diarias.
Paso 3. Considere el aspecto estético
Además de priorizar la función, una agenda atractiva y agradable te hace más feliz de usar la agenda. Puede elegir una agenda sencilla con una portada negra lisa o una portada colorida con imágenes y diseños atractivos. El aspecto estético será beneficioso si está en consonancia con la ética de trabajo imperante en la empresa.
También preste atención a los aspectos estéticos de la agenda, no solo al exterior. Mucha gente prefiere agendas con páginas simples en lugar de páginas con líneas. Otros requieren mesas simétricas o un diseño fácil de ajustar. Es posible que usted mismo necesite una agenda diferente con un aspecto determinado. Elija una agenda con una cubierta y un interior atractivos para que se entusiasme por usar su agenda todos los días
Paso 4. Prepare un bolígrafo y un lápiz
La agenda será más útil si se usa para tomar notas. Ten a mano lápiz y bolígrafo donde escribirás o pondrás tu agenda, por ejemplo:
- En tu maletín o bolso para portátil
- En el bolso
- En el escritorio de la oficina
- En el escritorio en casa
- Cerca del telefono
- Si a menudo pierde sus utensilios de escritura, mantenga un lápiz en su agenda por si acaso o use un organizador que tenga un portalápices.
Parte 2 de 2: Usar la agenda de manera efectiva
Paso 1. Intente utilizar la agenda todos los días
Las personas que están fuertemente comprometidas tienden a estar más capacitadas para cumplir con los compromisos. Cambiar los hábitos no es fácil, pero puede formar nuevos hábitos diciéndose a sí mismo que tiene la intención de hacer pequeñas cosas de nuevas formas.
Tenga en cuenta que los buenos hábitos son más fáciles de formar si se concentra en un hábito en particular a la vez. No forme nuevos hábitos que lo abrumen. Por ahora, concéntrese en formar el hábito de utilizar una agenda
Paso 2. Dígale a un amigo que desea usar la agenda
Las personas tienden a adoptar nuevos hábitos con mayor facilidad en comunidades que conocen sus propósitos y se apoyan mutuamente. Comparta sus intenciones con un amigo o compañero de trabajo. Si sus amigos quieren formar los mismos buenos hábitos, pueden recordarse mutuamente que tomen notas con regularidad.
Paso 3. Ponga la agenda en el mismo lugar todos los días
Utilice la agenda como único calendario en casa y en el trabajo porque le resultará difícil organizar un horario si utiliza dos agendas. Sin embargo, esto también requiere coherencia porque debe registrar todas las actividades en el hogar y en el trabajo. Para que no tengas que buscar, elige un lugar en la oficina y otro en casa para poner tu agenda. La constancia es el factor determinante para formar este hábito, así que no pongas tu agenda en otra parte.
- Un gran lugar para poner su agenda en casa es al lado de su teléfono, en su maletín, cerca de su teléfono o las llaves del auto.
- El lugar correcto para poner su agenda en la oficina es en su escritorio, en el cajón principal de su escritorio, al lado de su teléfono o en su maletín.
Paso 4. Haga una nota para recordarle que siempre lleve una agenda cuando vaya y vuelva del trabajo
Es posible que haya dejado su agenda en casa o en el trabajo cuando recién comenzó a usarla. Para evitar esto, escriba recordatorios y colóquelos en un lugar visible de su hogar y oficina. Según la investigación, una forma eficaz de dar forma a ciertos comportamientos es utilizar recordatorios escritos en pequeños trozos de papel. Haga lo mismo para usted estableciendo un recordatorio: "¿Trajiste tu agenda?" en un lugar visible, por ejemplo:
- En la computadora portátil
- En la mesa
- Junto al telefono
- En la puerta
- En la mesa de la cocina
- En el espejo del baño
- Libera recordatorios si estás acostumbrado a llevar tu agenda contigo al trabajo y viceversa.
Paso 5. Ponga toda la información en la agenda
Una vez que tenga una agenda, debe registrar mucha información, por ejemplo: reuniones programadas, tareas sin terminar y otras actividades que se planificaron con anticipación. Reserve entre 1 y 2 horas para registrar toda esta información. Este método también te acostumbra a usar la agenda correctamente y a poder hacer un buen horario. Cosas a anotar en la agenda, por ejemplo:
- Información de contacto de familiares, amigos, colegas y clientes.
- Calendario de reuniones en la oficina
- horario de clases
- Plazos para trabajos de oficina o escolares
- Horario de trabajo (si el horario de trabajo cambia con frecuencia)
- Una cita con un médico de cabecera o un dentista.
- Cumpleaños de seres queridos
- Actividades importantes en la oficina
- Evento privado especial
- Fechas importantes para un pasatiempo o actividad extracurricular, por ejemplo: una cita para un recital de piano o un horario de práctica de yoga
Paso 6. Lea la agenda cada mañana
Todas las mañanas antes de irse al trabajo, tómese el tiempo para leer la agenda para determinar el horario de reuniones, reuniones y tareas que debe completar. Reserve un tiempo para recordar si hay alguna tarea que necesite agregar a su programa, si se completó o si necesita reprogramarla. Revise su horario todas las mañanas para que pueda aprovechar al máximo su tiempo de trabajo una vez que llegue a la oficina.
Paso 7. Lea la agenda antes de salir del trabajo
Asegúrese de haber completado todas las actividades diarias según lo planeado leyendo la agenda una vez más antes de salir del trabajo. Piense si hay algo que deba anotar para la próxima semana. Adquiera el hábito de actualizar las notas en su agenda para que le sea más fácil cumplir con sus responsabilidades laborales.
Paso 8. Utilice el refuerzo positivo para motivarse
Piense en la agenda como algo positivo en la vida diaria, no como una carga u obligación. Use una agenda para recompensarse después de haber terminado una tarea. Al final, tratará de completar una tarea porque quiere sentir lo agradable que es tachar un cronograma de tareas completado. Realice algunas de las siguientes acciones como refuerzo positivo:
- Tacha las tareas y reuniones completadas. Si no se siente bien, vuelva a leer todas las actividades que ha realizado y siéntase orgulloso de lo que ha hecho.
- Recompénsese por completar algunas tareas. Por ejemplo: disfrute de su café favorito o dé un paseo tranquilo después de haber completado 5 tareas o alcanzado un objetivo determinado. Esto lo motivará a usar su agenda y completar las tareas lo mejor que pueda.
- Haga algo divertido mientras lee la agenda. En lugar de sentirse abrumado al revisar la agenda, utilice la agenda como una herramienta que respalda la productividad laboral. Acostúmbrate a leer la agenda mientras realizas actividades divertidas para que te sientas más positivo y elimines los sentimientos negativos. Por ejemplo: cada vez que leas tu agenda por la mañana o antes de volver a casa del trabajo, disfruta de una taza de café, chocolate o escucha tu canción favorita. Este método hace que el cerebro asocie la agenda con algo que fomente sentimientos positivos.
- Dé una recompensa especial si logra usar la agenda de manera constante durante una semana. Las personas que recién comienzan a usar una agenda generalmente necesitan una motivación adicional para acostumbrarse a llevar una agenda y tomar notas todos los días. Si puede hacer esto durante una semana, hágase un regalo especial, por ejemplo: disfrutar de un helado, ver una película o tomar un café con un amigo. Después de unas semanas, te acostumbrarás a llevar y usar la agenda.
- Escribe cosas positivas como tomar notas sobre una tarea importante. Para facilitar los nuevos hábitos, utilice la agenda para recordarle los planes de actividades divertidas (almuerzo con amigos, por ejemplo) y actividades menos agradables (por ejemplo: consultar al dentista).
Paso 9. Adquiera el hábito de actualizar las notas de tareas pendientes según sea necesario
Cuando revise la agenda por la mañana y por la noche, tome nota de toda la información nueva, por ejemplo: tareas a completar, horarios de reuniones, citas y fechas límite. También tome notas cada vez que haya una nueva tarea. Actualizar su agenda con regularidad le facilitará administrar su tiempo y sentirse más tranquilo. Además, no es necesario que recuerde las tareas que se han registrado para estar libre de preocupaciones y dudas.
Si hay tareas que son muy onerosas, haga un horario por separado para que pueda completarlo de acuerdo con su capacidad. No dejes que tu motivación se pierda porque piensas en tareas sin terminar mientras haces tu rutina de trabajo
Paso 10. Sea paciente
Le tomará de 1 a 2 meses para que el nuevo hábito siga su curso. Ten paciencia y perdónate si alguna vez dejas tu agenda en casa o si olvidas registrar tu agenda porque se formarán nuevos hábitos después de un tiempo. Recuerde que las pequeñas omisiones no disminuyen su capacidad para formar nuevos hábitos.
Prepara un plan de respaldo en caso de que olvides traer tu agenda, por ejemplo, anotando el horario de la reunión en una pequeña hoja de papel y pegándolo en tu escritorio en la oficina. Para recordar todas las actividades y fechas límite más importantes, use una aplicación de recordatorio en línea en su teléfono o computadora portátil para asegurarse de estar siempre actualizado, incluso si se atrasa en su agenda
Consejos
- Vea la agenda como una herramienta útil, en lugar de una carga. Le resultará más fácil organizar sus actividades diarias si utiliza una agenda. A largo plazo, puede ahorrar algunas horas si ahorra unos minutos cada día.
- La consistencia apoyada por el refuerzo positivo juega un papel importante en la formación de nuevos hábitos. Para mantener la motivación, use la agenda con regularidad, concéntrese en las cosas positivas que obtiene al usar la agenda y recompénsese si es necesario.
- Elige una agenda que te guste y de acuerdo a tus necesidades. Compre una agenda que proporcione un formato tabular para que pueda anotar toda la información importante y programar sus actividades diarias.
