La actividad de la cuenta de cheques es más fácil de registrar utilizando registros de cheques creados a partir de Microsoft Excel. Puede configurar registros de cheques para clasificar los gastos de modo que pueda realizar un seguimiento de todos los desembolsos de efectivo. Puede crear una fórmula para averiguar el saldo de dinero en la cuenta. Además de ser útil, al crear un registro de cheques en Excel también puede conocer los conceptos básicos de Excel.
Paso
Parte 1 de 5: Crear columnas en Excel
Paso 1. Conozca Excel
Excel es un software de hoja de cálculo que se utiliza para administrar datos y realizar cálculos con fórmulas. Las hojas de cálculo de Excel están organizadas por columnas y filas.
- La versión de escritorio de Excel se puede instalar en una PC o Mac. También hay aplicaciones en línea gratuitas para su computadora, tableta o teléfono. La funcionalidad de cada versión es solo ligeramente diferente.
- Excel existe desde hace mucho tiempo y siempre hay una nueva versión cada año. La forma en que funciona cada versión es solo ligeramente diferente.
- En Excel, las filas son horizontales y están ordenadas por número. Las columnas son verticales y están ordenadas por letra. Los cuadrados donde se unen filas y columnas se llaman celdas. Las celdas reciben nombres de filas y columnas. La celda de la quinta fila de la columna D se denomina D5 (columna D, fila 5).
- Conozca la diferencia entre una hoja de trabajo y un libro de trabajo. Una hoja de cálculo es un archivo de Excel que contiene una o más hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo está en pestañas separadas dentro del libro de trabajo. Los libros de trabajo generalmente tienen tres pestañas, pero se pueden agregar si es necesario.
- Simplemente puede usar una pestaña para crear un registro de cheques básico.
- Utilizará las dos pestañas para crear una función de categoría de carga en el registro de cheques.
Paso 2. Abra una hoja de cálculo en blanco
La forma de abrir una hoja de cálculo depende del sistema operativo y del tipo de computadora que esté utilizando.
- Para las PC que ejecutan un sistema operativo bajo Windows 7, haga clic en el menú Inicio en la esquina inferior izquierda del escritorio. En el menú que aparece, haga clic en Programas. En el menú que aparece a continuación, haga clic en Microsoft Office, luego haga clic en Microsoft Office Excel. En este punto, aparece una hoja de cálculo en blanco en su escritorio.
- Para PC con Windows 7 o posterior, haga clic en el ícono de Windows en la esquina inferior izquierda de la pantalla, luego haga clic en el mosaico de Microsoft Excel para abrir Excel. Habrá una página que muestra los nuevos archivos a la izquierda y las nuevas opciones de plantilla de documento a la derecha. Haga clic en la primera opción de plantilla, Libro en blanco para abrir una nueva hoja de cálculo.
- Para abrir Excel en Mac, haga clic en Excel en el dock. Haga clic en "Archivo" en la barra de menú. Haga clic en "Abrir" y luego haga clic en "Nuevo". Serás llevado a una nueva hoja de cálculo en blanco.
Paso 3. Cree etiquetas de columna
Use la etiqueta que generalmente se encuentra en la chequera de la caja registradora. Cree columnas para la fecha, no. cheque, beneficiario y descripción o nota. Luego, cree columnas para débitos (es decir, pagos o retiros), créditos (es decir, depósitos) y saldos a plazo.
- Ingrese "FECHA" en la celda B1 (columna B, fila 1). La fecha de la transacción se ingresa aquí.
- Mueva una celda a la derecha, celda C1 (columna C, fila 1). Escriba "ARTÍCULO #". Aquí se ingresa el número de cheque o el tipo de transacción, como "ATM" o "depósito".
- Mueva una celda a la derecha, celda D1 (columna D, fila 1). Escriba "PAYEE". Este es el nombre del destinatario del cheque o beneficiario.
- Mueva una celda a la derecha, celda E1 (columna E, fila 1). Escriba "DESCRIPCIÓN". Los detalles sobre la transacción se ingresan aquí.
- Mueva una celda a la derecha, celda F1 (columna F, fila 1). Escriba "DÉBITO". El dinero que sale de la cuenta (salida) se registra aquí.
- Mueva una celda a la derecha, celda G1 (columna G, fila 1). Escriba "CATEGORÍA DE GASTO". Deje este espacio en blanco primero. Estas opciones de columna se crearán en un paso posterior.
- Mueva una celda a la derecha, celda H1 (columna H, fila 1). Escriba "CRÉDITO". El dinero que ingresa a la cuenta (entrada) se registra aquí.
- Mueva una celda a la derecha, celda J1 (columna J, fila 1). Escriba "CATEGORÍA DE INGRESOS". Estas opciones de columna también se crearán en un paso posterior.
- Mueva una celda a la derecha, celda K1 (columna K, fila 1). Escriba "BALANCE". Este es el monto en la cuenta después de que se hayan registrado todas las transacciones.
Paso 4. Formatee las etiquetas de las columnas
Agregue formato a la columna de la etiqueta en negrita y dé a las filas de la etiqueta del registro un color de fondo diferente para facilitar la lectura. Primero, seleccione el rango de celdas que desea formatear, luego seleccione una opción de formato.
- Busque las opciones de formato en la pestaña "INICIO" de la cinta de la barra de herramientas. Esta pestaña "INICIO" ya está abierta cuando abre un nuevo libro de trabajo.
- Seleccione la celda B1 (FECHA) y luego arrastre el cursor en todas las etiquetas hasta la celda K1 (BALANCE).
- En la esquina superior izquierda de la barra de herramientas, haga clic en "B" para seleccionar un formato en negrita.
- Haga clic en el icono del cubo de pintura para ver la paleta de colores de fondo y cambiar el color de fondo.
Paso 5. Cambie el tamaño de varias columnas
Por lo general, el tamaño de la columna es demasiado pequeño para almacenar los datos que ingresó. Por ejemplo, las columnas "PAYEE" y "DESCRIPTION" pueden contener nombres largos o notas largas. La columna A solo sirve como separador, por lo que su tamaño es muy estrecho.
- Haga clic en el encabezado de la columna A para seleccionar toda la columna. En la esquina superior derecha de la barra de herramientas en la cinta "INICIO", haga clic en el botón "FORMATO". En el menú desplegable, haga clic en "Ancho de columna", ingrese 2 y luego haga clic en Aceptar. La columna A será muy estrecha.
- Expanda la columna D, "PAYEE". Haga clic en la sección del encabezado en la columna D para seleccionar esa columna. Pase el cursor sobre el borde de las columnas D y E. El cursor cambiará a un cursor de cambio de tamaño, con una forma como un signo más con una flecha apuntando. Una vez que este cursor esté visible, haga clic con el botón izquierdo y arrastre el mouse hacia la derecha para hacer que la columna sea tan ancha como desee.
- Repita el mismo procedimiento para expandir la columna E, "DESCRIPCIÓN".
Paso 6. Centre la etiqueta de registro
Seleccione toda la primera fila. Haga clic con el botón izquierdo en el número uno en el borde izquierdo de la página. En la parte superior izquierda de la barra de herramientas en la cinta "INICIO", haga clic en el botón de alineación central. Todos los datos de las celdas seleccionadas estarán centrados. Las etiquetas de columna en cada celda ahora están centradas.
Parte 2 de 5: Formato de celdas
Paso 1. Ingrese algunos datos
Para ver los cambios de formato realizados, ingrese cuatro filas de datos en las celdas. Comience con el saldo inicial, luego ingrese las otras tres transacciones.
- Agregue la fecha del saldo inicial en la celda B2, por ejemplo, 27/09/15. En la columna "PAYEE" en la celda D2, escriba "Saldo inicial". En la columna "SALDO" en la celda K2, ingrese la cantidad de dinero en su cuenta de acuerdo con la fecha en la celda B2.
- Agregue tres transacciones más. Combine transacciones de débito (como pagos con cheques o retiros de cajeros automáticos) y transacciones de crédito (como depósitos).
- Observe el formato inconsistente de cada número en la celda. El formato de la columna de fecha puede cambiar a "2015/09/27" o "27-Sept". La columna del monto en dólares puede mostrar un número incorrecto de decimales. Formatee para que todo esté limpio.
Paso 2. Formatee la fecha
Asegúrese de que esta columna muestre fechas consistentes. Hay muchas opciones para formatear fechas en Excel. Elige cuál quieres.
- Haga clic en el encabezado de la columna B, que es "FECHA". Se seleccionará toda la columna.
- Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccione Formato de celdas. Aparecerá la ventana Formato de celdas.
- Seleccione la pestaña "Números". Seleccione "Fecha" en "Categoría". Seleccione el formato de fecha que desee y haga clic en Aceptar en la esquina inferior derecha de la ventana.
- Mientras la columna aún está seleccionada, centre los datos en estas celdas haciendo clic en el icono de alineación central en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas, en la cinta "INICIO".
Paso 3. Formatee la columna "ITEM #"
Los datos de esta columna deben estar centrados. Resalte toda la columna de C haciendo clic en el encabezado de la columna. Haga clic en el icono de alineación central. Preste atención a los datos que se han ingresado en esta columna. La escritura debe estar centrada.
Verifique el formato de las columnas D y E, "PAYEE" y "DESCRIPCIÓN". Excel generalmente formatea las celdas para que los datos queden alineados a la izquierda. Este formato será adecuado para esta columna. Verifique el tamaño de la columna. Ahora hay algunos datos en estas celdas, así que ajuste el ancho de la columna para hacer que la columna sea más ancha o más estrecha, según sea necesario
Paso 4. Formatee la moneda en las columnas F, H y K, o "DÉBITO", "CRÉDITO" y "SALDO ADELANTE"
La moneda utiliza decimales de dos dígitos. Existe una opción para mostrar un signo de dólar. El número de débito también se puede poner en rojo si lo desea.
- Seleccione la columna F. Haga clic con el botón derecho en la columna F y seleccione Formato de celdas. Aparecerá la ventana Formato de celdas. En la pestaña "Número", seleccione "Contabilidad". Seleccione "2" en la opción "Decimales". Seleccione el signo de dólar en "Símbolo".
- Repita los pasos anteriores para las columnas H y K.
- Para que el número de débito se vea rojo, haga clic en el encabezado de la columna F para seleccionar toda la columna. Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccione Formato de celdas. Seleccione la pestaña Fuente cuando aparezca la ventana Formato de celdas. En esta pestaña, haga clic en el menú desplegable junto a la opción Color. En la paleta, haga clic en el color rojo.
Parte 3 de 5: Crear fórmulas
Paso 1. Cree una fórmula para calcular el saldo actual
Ingrese la fórmula de la operación matemática para calcular el saldo actual en la columna K. No necesita la fórmula en la celda K2. Su saldo inicial se ingresa aquí.
- Haga clic en la celda K3. Haga clic en la barra de fórmulas en la parte superior de la hoja de cálculo. Escriba la fórmula para realizar el cálculo. Ingrese = SUMA (K2-F3 + H3). Esta fórmula le dice a la hoja de cálculo que tome el saldo inicial (celda K2), reste los débitos si los hay (celda F3) y agregue los créditos si los hay (celda H3).
- Si el saldo inicial es de $ 200 y su primer ingreso es un cheque por $ 35, registre $ 35 como débito en la celda F3. La fórmula que ingresó en la celda H3 toma el saldo inicial y resta el débito para que el saldo sea $ 165.
Paso 2. Copie la fórmula
Seleccione la celda K3. Haga clic derecho y seleccione Copiar. Seleccione las celdas K4 y K5, luego haga clic derecho y seleccione Pegar. Ahora la fórmula se copia en estas celdas. Ahora se ha calculado el saldo actual en la columna K para todas las filas de datos que se han ingresado.
Paso 3. Cree una fórmula condicional para borrar la columna de saldo actual
Puede copiar la fórmula anterior a la celda K6. Sin embargo, dado que no ha ingresado ningún dato, el saldo actual de la celda K5 también aparecerá en la celda K6. Para aclarar esto, cree una fórmula condicional que vacíe la celda si no se ingresan transacciones, pero mostrará el saldo si lo hay.
En la celda K6, ingrese la fórmula = SI (ESBLANCO (B6), "", SUMA (K5-F6 + H6)). Esto le dirá a Excel que si la celda B6 en la columna "FECHA" está vacía, la celda H6 debe estar en blanco, pero si la celda B6 no está vacía, se debe calcular el saldo
Paso 4. Expanda la fórmula con Autocompletar
La función Autocompletar llena la fórmula de las celdas adyacentes, por lo que no es necesario ingresar la fórmula "BALANCE" repetidamente.
- Busque la palanca Autocompletar en la celda activa. Mire el pequeño rectángulo oscuro en la esquina inferior derecha de la celda activa. Desplácese hasta que cambie a un cursor de Autocompletar, que parece un pequeño plus.
- Haga clic en la celda K6. Pase el cursor sobre la palanca de Autocompletar y el cursor cambiará a un signo más delgado. Haga clic con el botón izquierdo y mantenga presionada la palanca de Autocompletar. Arrastre el cursor a la celda K100 (columna K, fila 100).
- La fórmula ahora se copia en todas las celdas, desde la columna K hasta la fila 100. Los números de fila y columna en cada celda se ajustan automáticamente para que la fórmula se pueda calcular correctamente.
Parte 4 de 5: Agregar categorías
Paso 1. Cree una categoría de transacción
Las categorías de transacciones son útiles para rastrear las salidas de efectivo y los tipos de ingresos. Las categorías pueden relacionarse con impuestos sobre la renta, como impuestos a la propiedad o donaciones caritativas. Las categorías también se pueden utilizar para crear gráficos que visualicen fácilmente la actividad financiera de una cuenta.
Paso 2. Cree la pestaña "Categorías"
Esta pestaña se utiliza para almacenar todas las categorías potenciales de cheques del registro de ingresos y gastos. Cambie el nombre de una de las pestañas del libro "Categorías". Haga doble clic en el título de una pestaña existente para que resalte el nombre. El nombre cambiará a "Hoja2" u "Hoja3". Cuando el nombre de la hoja esté resaltado, escriba un nuevo nombre para la pestaña, como "Categorías".
En la celda B4, escriba "Categorías". Formatee las celdas para que estén en negrita y céntrelas
Paso 3. Cree categorías de ingresos
Escriba "*** Ingresos ***" en la celda B5. Aquí se incluyen todas las categorías de ingresos de los que tiene o puede beneficiarse en el futuro. Ingrese todas sus categorías de ingresos comenzando desde la celda B6 y avanzando hacia abajo.
- La categoría de ingresos más común es "Salarios" (salarios). Desglose las diferentes categorías salariales si hay más de un trabajo.
- Su situación financiera es un factor determinante para otras categorías de ingresos. Cree una categoría de "Dividendos" si posee acciones. También cree categorías de manutención de niños si corresponde. Otras categorías como “Ingresos por intereses”, “Regalos” y “Varios”.
Paso 4. Cree categorías de carga
Borre las celdas de la última categoría de ingresos. Baje una celda y luego escriba "*** Gastos ***". Todas las categorías de carga están en esta sección.
El número de categorías de carga se adapta a sus circunstancias, incluidas "Hipoteca", "Alquiler", "Seguro", "Pago del automóvil", "Gas", "Electricidad", "Teléfono" o "Entretenimiento"
Paso 5. Dé un nombre al rango de celdas que contiene la categoría
Seleccione la celda B5, luego resalte de la celda B5 a todas las categorías de ingresos y gastos. Busque el cuadro de nombre de celda en la esquina superior izquierda de la ventana, que está a la izquierda del cuadro de fórmula. El nombre de la primera celda del rango resaltado mostrará "B5". Haga clic en el cuadro del nombre de la celda y escriba "Categorías". Este es el nombre del rango de celdas que puede usar en el registro de cheques.
Paso 6. Utilice las categorías de gastos e ingresos en el registro de cheques
Regrese a la pestaña donde creó el registro de cheques. Ahora las columnas “CATEGORÍA DE GASTOS” y “CATEGORÍA DE INGRESOS” se agregarán a un menú desplegable.
- Seleccione la celda G2 en la pestaña de registro. Esta es la primera celda de la columna "CATEGORÍA DE GASTOS".
- Seleccione la cinta "DATOS" en la barra de herramientas. Haga clic en el botón "Validación de datos". Seleccione "Validación de datos" en el menú desplegable. Se abrirá la ventana "Validación de datos".
- En la pestaña "Configuración" de la ventana "Validación de datos", busque el cuadro desplegable "Permitir". Haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione "Lista". Introduzca "= Categorías" en "Fuente". haga clic en Aceptar.
- Aparecerá una pequeña flecha junto a la celda G2. Haga clic en esta flecha para mostrar una lista de categorías. Haga clic en la categoría que corresponda a la transacción de la fila.
- Copie la fórmula de la celda G2 a la celda G100 usando Autocompletar.
- Vaya a la celda J2 para repetir el proceso en la columna "CATEGORÍA DE INGRESOS".
Parte 5 de 5: Protección del registro de cheques
Paso 1. Bloquear las celdas de fórmula y proteger la hoja de cálculo
Proteger la hoja de trabajo significa que no puede sobrescribir los datos en celdas bloqueadas, por lo que no tiene que preocuparse de que los cálculos de saldos futuros sean incorrectos debido a errores de fórmula. También puede agregar una contraseña para que su registro de cheques esté más protegido frente a otros usuarios. Asegúrese de que la contraseña sea fácil de recordar o escríbala en un lugar seguro. No se podrá acceder a la hoja de trabajo si olvida su contraseña.
Paso 2. Desbloquee la celda
Una vez que la hoja de trabajo esté protegida, se bloquearán todas las celdas. Por lo tanto, debe desbloquear las celdas de datos que se ingresarán, incluso si la hoja de trabajo está protegida.
- Seleccione las celdas B2 a J100. Estas son todas las celdas de todas las columnas del registro de cheques, excepto la última columna, K, que es la columna "BALANCE". Los datos aún deben ingresarse en estas celdas incluso si la hoja de trabajo está protegida.
- En el rango de celdas seleccionado, haga clic con el botón derecho. Seleccione Formato de celdas.
- En la ventana Formato de celdas, seleccione la pestaña Protección. Desmarque la casilla "Bloqueado" y luego haga clic en Aceptar.
Paso 3. Habilite la protección en la hoja de trabajo
Esto significa que todas las celdas permanecerán bloqueadas, incluidas las celdas de la columna K ("BALANCE") para que no se puedan sobrescribir.
- Abra la cinta "REVISAR" en la barra de herramientas. Haga clic en "Proteger hoja" para que aparezca la ventana "Proteger hoja".
- Si desea proteger la hoja de trabajo, agregue la contraseña aquí. Si no es así, déjelo en blanco.
- haga clic en Aceptar. Los registros de cheques ahora están desprotegidos.
Paso 4. Desproteja la hoja de trabajo para cambiar las celdas bloqueadas
Puede revertir este proceso más adelante si desea cambiar la fórmula en una celda bloqueada. Abra la cinta "REVISAR" en la barra de herramientas. Haga clic en "Desproteger hoja" hasta que aparezca la ventana "Desproteger hoja". haga clic en Aceptar.
