Si su trabajo requiere que se comunique con los clientes por teléfono, es probable que deje muchos mensajes de voz. Sin embargo, ¿qué hay que decir exactamente después de que se escuche un pitido en el teléfono? Entregar toda la información relevante a través del correo de voz puede ser abrumador, por lo que muchos detalles terminan por pasarse por alto. Reemplace la entrega improvisada de mensajes de voz con el sistema correcto. A través de algunos puntos fáciles de recordar, puede asegurarse de que toda la información importante se transmita al destinatario para que aumenten las posibilidades de recibir una devolución de llamada.
Paso
Método 1 de 3: presentarte a ti mismo
Paso 1. Use un tono de voz apropiado
Tan pronto como el mensaje comience a grabarse, hable con una voz clara y fácilmente audible. No murmures ni hables demasiado rápido. Trate de hacer que su voz suene atractiva y enérgica para llamar la atención del oyente. Incluso si no puede verte, tu tono será claro. Por lo tanto, asegúrese de usar el tono de voz correcto.
- Pronuncia cada palabra en voz alta. Una mala señal puede nublar su voz, incluso hacer que se le acaben las palabras. La voz de una conversación ordinaria se puede escuchar indistintamente al llamar.
- La calidad de su voz debe reflejar el propósito de la llamada. Por ejemplo, puede dejar un mensaje de voz fuerte para felicitar a su sobrina por su graduación de la escuela. Sin embargo, si desea expresar sus condolencias, deje un mensaje de voz serio y respetuoso.
Paso 2. Diga su nombre
Diga su nombre al principio del mensaje. De esta forma, la persona en la llamada sabrá quién es usted. Las palabras simples, como "Este (su apodo)" se pueden utilizar en una variedad de situaciones. También puede usar oraciones más amables, como "Mi nombre es (nombre completo)" si la persona que llama nunca lo ha conocido. Los amigos y la familia pueden reconocerlo sin más identificación. Si la llamada está relacionada con el trabajo, el destinatario de la llamada necesita un nombre para conocer el propósito de la llamada, de modo que pueda interactuar de manera más personal.
- Los pasos anteriores suenan triviales, pero las personas nerviosas que llaman a menudo los olvidan cuando dejan mensajes de voz.
- Si tiene un título profesional o una autodescripción que pueda ayudar a la persona que llama a identificarlo, dígalo después de su nombre. Por ejemplo, “Mi nombre es Dr. Arief, radiólogo del Hospital General de Tangerang”, o“Soy Tasya, soy la madre de Selvy y está en la misma clase que su hijo”.
Paso 3. Indique su número de teléfono
Indique su número de teléfono después de mencionar el nombre. La mayoría de los destinatarios del teléfono esperan hasta el final del correo de voz para obtener la información de contacto, pero si el destinatario no la anota de inmediato, tendrá que comenzar el mensaje de nuevo. Recuerde hablar despacio y con claridad al mencionar el número de teléfono para que el destinatario pueda escucharlo bien.
- Una forma sencilla de decir un número de teléfono al comienzo de un mensaje es decir algo como "Este es (su nombre), mi número (su número de teléfono)" o "Este es (su nombre) del número (su número de teléfono))."
- Aunque la función de identificación de llamadas permite que el destinatario vea su número, se recomienda mencionar el número de teléfono en caso de que su número no esté guardado o si desea que el destinatario lo llame a otro número.
Paso 4. Realice la conexión
Cuando escuche mensajes de voz relacionados con la empresa de remitentes desconocidos, las personas comenzarán a sospechar o perderán interés si no saben quién es usted y cuál es el propósito de la llamada. Tranquilícelos mencionando el nombre de un amigo conocido o la persona que le dio el número. Nuevamente, este método puede hacer que la llamada se sienta más personal. Los mensajes de voz no serán sospechados y lo más probable es que obtenga la respuesta que espera.
- Intente hacer una breve introducción para que los oyentes sepan, como "Recibí este número de Andi, quien dijo que iba a vender su bote".
- Incluso si no está llamando por negocios, establecer una conexión personal puede hacer que el destinatario se sienta más cómodo. “Este es Bob, tu vecino del otro lado de la casa” suena más amigable que “Este es Bobby Rahmadika Setiawan”.
Método 2 de 3: Explicar tus necesidades
Paso 1. Piense de antemano qué decir
Antes de dejar un mensaje de voz, debe saber qué está tratando de transmitir. Esto no es un problema si tiene un objetivo específico en mente, pero escuchar los pitidos que indican que se está grabando un mensaje de voz puede poner nervioso a cualquiera. Divida la información que desea transmitir en varios puntos, luego explique todo antes de colgar.
- Especialmente para mensajes de voz muy importantes, puede escribir un guión preliminar antes de grabar el mensaje.
- Si tartamudea de repente, concéntrese en mencionar brevemente su nombre, información de contacto y motivo de la llamada.
- Imagina que estás enviando un mensaje de voz para dejar un mensaje romántico sobre una cita la noche anterior. Imaginar el mensaje de voz que está a punto de entregar antes de grabar el mensaje puede darle una sensación de tranquilidad, tranquilidad y comodidad en lugar de estar nervioso y tímido.
Paso 2. Mantenga su mensaje breve
Limite su correo de voz a 20-30 segundos. Rara vez necesitará un mensaje de voz más largo que esa duración. No desea que los destinatarios se cansen de escuchar mensajes demasiado largos y prolijos. Manténgase enfocado y transmita el mensaje directamente al grano. Los mensajes cortos pueden despertar la curiosidad de modo que el destinatario esté interesado en devolver la llamada.
- Por otro lado, si su correo de voz es demasiado corto, el destinatario puede pensar que no es importante y luego eliminarlo sin ser escuchado primero. Es probable que esto suceda si llama desde un número desconocido.
- El propósito de dejar un mensaje de voz es conseguir que alguien le devuelva la llamada, no compartir toda la información que le gustaría dar en una llamada directa.
Paso 3. Inicie el correo de voz con la información más importante
No se ande con rodeos con sus razones para llamar. Si solo quiere preguntar cómo está, dígalo. Si desea ofrecer un artículo específico o confirmar una cita, dígalo. Los oyentes perderán rápidamente el interés y eliminarán el mensaje si no menciona el propósito de la llamada al principio del mensaje.
- Tiene muy poco tiempo para transmitir el mensaje. Si habla demasiado, los oyentes pueden silenciar el mensaje antes de que reciba información importante.
- Es mejor dar una mala noticia, como "Papá está en el hospital" directamente, y luego usar el resto del tiempo para transmitir simpatía y explicaciones, en lugar de dar vueltas y vueltas hasta que el oyente esté preocupado.
Paso 4. Deje mensajes de forma personal y orgánica
Resista la tentación de hablar con tanta rigidez como cuando habla por teléfono. Sea amigable, sea usted mismo y hable con naturalidad. Las personas pueden detectar a un vendedor que intenta que compren algo, y es más probable que escuchen su buzón de voz si se sienten atendidos de manera educada.
Hablar como si estuvieras leyendo un guión dará la impresión de que el oyente es solo una de las muchas personas a las que llamas para ofrecer lo mismo
Método 3 de 3: Cerrar el correo de voz
Paso 1. Introduzca una pregunta o solicitud específica
Al finalizar el mensaje, explique por qué desea que el destinatario le devuelva la llamada. Haga una pregunta específica o haga una solicitud que lo motive a levantar el teléfono. Si el destinatario se siente confundido o inseguro de su destino después de escuchar el mensaje de voz, el mensaje no tuvo éxito.
- Intente usar frases como "Avíseme si le gusta la receta enviada" o "Me interesaría escuchar sus ideas sobre esta propuesta".
- Las personas están más motivadas para devolver la llamada si realiza una solicitud específica en lugar de simplemente decir "Devolver la llamada, está bien".
Paso 2. Repita su nombre e información de contacto
Finalice el mensaje repitiendo su nombre y número de teléfono. Repita su número de teléfono dos veces para que el destinatario no escuche mal y pueda tomar notas. Asegúrese de incluir todos los detalles útiles cuando el destinatario vuelva a llamar, como cuándo tiene tiempo y cuándo es el mejor momento para llamar.
- Decir el número de teléfono más de dos veces al final de un mensaje es demasiado y puede resultar ofensivo para el destinatario del mensaje.
- No es necesario que practique este paso si el mensaje se transmite casualmente a amigos o familiares.
Paso 3. No finalice el mensaje literalmente
Cuando sea el momento de colgar, no continúe charlando ni prolongue los mensajes innecesariamente. Si el destinatario no es alguien que le importa, no es necesario que deje palabras dulces. Cuanto más largo sea su mensaje, menos atención recibirá del destinatario. Entonces, no pierdas la concentración al final. Agradézcale por el tiempo brindado y déjelo continuar la comunicación.
- Las palabras finales como "Espero tener noticias tuyas" son mucho más cálidas y efectivas que las palabras comerciales cursis, como "Que tengas un buen día".
- No saque conclusiones precipitadas ni resuma su mensaje al final. Si el destinatario necesita ensayar ciertos detalles, puede reproducir su mensaje más tarde.
Consejos
- Recuerda cuando recibiste un mensaje de voz que te hizo pensar "¿Qué quiere esta persona?" Deje un mensaje de voz que desee escuchar.
- Proporcione una dirección de correo electrónico o información de contacto además de su número de teléfono si aún es relevante para su interacción con el destinatario del mensaje.
- Recuerde mencionar la fecha si deja un mensaje con información relacionada con la hora.
- ¡Sonrisa! Su sonrisa se transmitirá, incluso si no es visible.
- Si llama para abordar un tema delicado, limite la información compartida en el correo de voz para que nadie más pueda escucharlo.
- En una emergencia o desastre natural, use el correo de voz para comunicarle que está bien.
Advertencia
- Si está tratando de que alguien le devuelva la llamada, no le cuente acerca de las fallas de sus llamadas anteriores. Esto molestará al oyente y no se sentirá cómodo haciendo negocios con usted.
- Profesionalmente, siempre debe dejar un mensaje de voz si la persona que habla por teléfono no responde. Ver muchas llamadas perdidas sin correo de voz indica que su negocio no es importante.
