El recibo es una declaración escrita que se hace como prueba del recibo de efectivo o del pago por otros medios. Al realizar transacciones comerciales o ventas, los vendedores y los compradores suelen hacer recibos por los intereses de los demás, por ejemplo, para la contabilidad o la documentación. El recibo es un documento que acredita la existencia de un acuerdo mutuo entre el vendedor y el comprador como base para registrar la transacción de recepción o desembolso de dinero.
Paso
Parte 1 de 2: Creación de recibos
Paso 1. Prepare un formulario de recibo que proporcione una hoja de carbón como copia
Si desea generar recibos manualmente, prepare un formulario de recibo carbonizado. De esa manera, solo necesita escribir una vez y obtener instantáneamente dos recibos, uno para usted y otro para la parte que realiza el pago.
Los recibos de carbón generalmente se imprimen en un formato determinado como prueba de ventas y recibo de dinero, por ejemplo: una hoja en forma de formulario que tiene impreso el nombre de la empresa y se imprimen algunas palabras o solo algunas líneas para completar información correcta y clara
Paso 2. Utilice un bolígrafo negro
Se requiere escribir recibos con tinta negra para garantizar la validez de los recibos. No escriba los recibos con lápices o tinta de color claro porque los recibos sirven como prueba de la contabilidad a largo plazo.
Los recibos que se generan manualmente deben completarse con letras grandes y claras para que sean fáciles de leer. Si está utilizando un recibo carbonizado, deberá presionar mientras escribe para que aparezca en la segunda o tercera hoja como una copia
Paso 3. Utilice un sello de la empresa o un recibo impreso que tenga el nombre de la empresa
Para hacer un recibo legalmente válido, debe colocar el sello de la compañía en la parte superior o inferior del recibo de acuerdo con las leyes aplicables. Además, puede utilizar recibos impresos que ya tengan el nombre y el logotipo de la empresa. Esto le demuestra al comprador que el producto que se comercializa proviene de su negocio o empresa y este documento será una referencia en una fecha posterior si es necesario.
Paso 4. Incluya toda la información requerida en el recibo
Cuando genere recibos manualmente o use formularios que se pueden descargar desde un programa de computadora, debe incluir lo siguiente:
- Datos detallados del vendedor.
- Datos detallados del comprador.
- Fecha de Transacción.
- Datos detallados del producto.
- Cantidad de dinero.
- Método de pago.
- Firma del vendedor y del comprador.
Paso 5. Incluya toda la información requerida al crear un recibo de alquiler
Los inquilinos que pagan en efectivo o usan cheques para registrar los desembolsos en efectivo requieren recibos de alquiler. Los recibos también son requeridos por el arrendador como prueba de que la tarifa de alquiler ha sido recibida y cumple con la ley que requiere que el arrendador proporcione un recibo al arrendatario. Los recibos hechos como prueba de la recepción de los pagos del alquiler deben incluir lo siguiente:
- El monto del alquiler pagado.
- Fecha de pago.
- Nombre completo del inquilino.
- El nombre completo del arrendador.
- Dirección completa de la propiedad en alquiler.
- Periodo de alquiler pagado.
- Forma de pago del alquiler (efectivo, cheque, etc.)
- Firmas del arrendador y arrendatario.
Paso 6. Descargue el formulario de recibo en línea (en línea) de forma gratuita
Si desea utilizar recibos impresos para su negocio o empresa, aproveche los formularios de recibo que se pueden descargar de forma gratuita a través de Internet. Después de imprimir el formulario de recibo, coloque el sello de la empresa para que esté listo para usarse en las transacciones diarias.
Parte 2 de 2: Conocer el propósito y las razones de los recibos
Paso 1. Conozca el propósito del recibo
Los recibos son un documento importante para registrar ingresos y son necesarios al declarar impuestos. Guarde todos los recibos de pago porque estos documentos generalmente deben adjuntarse como prueba de gastos en el informe fiscal. Como empresario, está obligado a proporcionar un recibo al comprador al recibir el pago. Después de que el comprador realiza un pago, el vendedor generalmente proporciona un recibo por el pago.
Después de pagar bienes o servicios que son relativamente caros, hacer un recibo se considera una obligación tanto para el comprador como para el vendedor. Este documento debe prepararse en previsión de una infracción de la ley durante la transacción de compra y venta porque ambas partes pueden utilizar el recibo como prueba en el tribunal
Paso 2. Conozca los cuatro tipos de recibos que se utilizan comúnmente
En teoría, se pueden realizar recibos para todas las transacciones de pago, por ejemplo: pagos de alquiler, servicios de peluquería o tarifas de diseño de jardines. En general, los recibos se dividen en cuatro grupos y puede ver uno de ellos al realizar una transacción de compra o venta.
- Recibo de compra. Después de pagar, el vendedor creará un recibo de pago incluyendo el número de recibo, la fecha de la transacción y la cantidad de dinero recibido. Si el pago se realiza en efectivo, debe haber la palabra "efectivo" en el recibo. Si el pago se realiza mediante cheque o giro, el recibo debe incluir un número de cheque o un número de depósito a la vista. Si el pago se realiza con tarjeta de crédito, debe incluir el nombre de la empresa emisora de la tarjeta de crédito (ejemplo: Mastercard, Visa, American Express) y los últimos cuatro dígitos del número de la tarjeta de crédito.
- Recibo de tratamiento. Este documento se emite para el pago de servicios de salud, por ejemplo, servicios médicos, compra de medicamentos o uso de instrumentos quirúrgicos. El recibo debe incluir el nombre del paciente, el código de diagnóstico, el nombre del médico, el nombre del medicamento o dispositivo médico pagado, la fecha del tratamiento, las horas de consulta y el monto del pago.
- Nota de venta. En la mayoría de los casos, recibirá un recibo de compra cuando compre. Como empresario, debe proporcionar un recibo de venta después de ingresar los datos de los artículos vendidos. Este documento es prueba de venta y debe incluir el monto del pago, fecha de venta, nombre y precio de la mercancía, nombre de la persona que procesó la transacción de venta y recibió el pago.
- Recibo de pago de alquiler. Este recibo es emitido por el dueño de la propiedad arrendada como comprobante del recibo de pago del inquilino. El recibo de pago debe incluir el nombre del arrendador, el nombre del inquilino, la dirección de la propiedad que se alquila, el período de facturación, el monto de la tarifa de alquiler, la fecha de inicio y finalización del contrato de arrendamiento.
- Los autores de transacciones de compra o venta a través de Internet recibirán o proporcionarán recibos electrónicos. La información contenida en el recibo electrónico es la misma que la información en otros recibos de pago y sirve como comprobante de compra en la red (en línea).
Paso 3. Conozca las cosas importantes sobre compradores y vendedores que deben incluirse en el recibo
Este artículo se centra en la creación de recibos de pago entre compradores y vendedores. La parte que vende los bienes o servicios debe incluir la siguiente información en el recibo:
- Datos detallados del vendedor. Incluya el nombre de la persona o empresa que realizó la venta, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico en la parte superior del recibo. También incluya el nombre del gerente de la tienda o del propietario de la empresa.
- Datos detallados del comprador. Incluya el nombre completo del comprador o la parte que realizó la transacción de compra.
- Fecha de Transacción. Incluya la fecha, mes y año de la transacción porque esta información es necesaria para declarar impuestos.
- Datos detallados del producto. Escriba una descripción breve para explicar los bienes o servicios que se venden, por ejemplo: nombre del producto, cantidad, número de producto y otra información para identificar el producto. Estos datos serán útiles si necesita encontrar información sobre productos que se han vendido.
- Precios de bienes / servicios. Incluya el precio de los bienes / servicios en detalle a partir del precio de venta, impuestos, costos de empaque o envío, descuentos o rebajas en el contexto de programas promocionales. Las transacciones de venta serán más válidas y específicas si los precios de los artículos se escriben en detalle.
- Método de pago. Incluya cómo el comprador realizó el pago, por ejemplo: en efectivo, con cheque, tarjeta de crédito o tarjeta de débito.
- Firma del vendedor y del comprador. Después de que se haya hecho o impreso el recibo y el comprador haya realizado el pago, coloque el sello "Pagado" (si se ha pagado) en la parte inferior del recibo y luego firmado por el vendedor. Puede firmar un recibo para el comprador como documentación.
Cosas necesarias
- Recibo en papel o en blanco
- Bolígrafo
- Información detallada sobre transacciones de compra
