Google Docs es un excelente procesador de textos en línea que nos permite compartir datos y colaborar con otros. Con varias opciones para compartir, podemos establecer permisos para compartir a las personas a las que damos acceso. Además, también podemos lograr una colaboración global al compartir documentos con otras personas de todo el mundo.
Paso
Método 1 de 2: compartir con otros usuarios de Google
Paso 1. Abra el documento que desea compartir
Puede compartir los archivos contenidos en Google Docs a través del sitio web de Google Docs (docs.google.com) o Google Drive (drive.google.com). Sus archivos se encuentran en ambos sitios web. La diferencia es que Google Drive puede administrar todos los archivos en su cuenta de Goggle Drive, mientras que Google Docs solo procesa estos archivos.
Deberá iniciar sesión en su cuenta de Google, donde se almacenan sus archivos
Paso 2. Haga clic en "Compartir" en la esquina superior derecha del archivo
Entonces se abrirá la ventana Compartir.
Si está utilizando Google Drive, puede hacer clic con el botón derecho en el archivo y seleccionar "Compartir". Esta opción no está disponible en Google Docs
Paso 3. Agregue las personas con las que desea compartir
Puede escribir su nombre de Contactos de Google o una dirección de correo electrónico para que puedan acceder al archivo. Si el destinatario no es un usuario de Google Docs, se le invitará a crear una cuenta gratuita antes de acceder al archivo.
Puede agregar notas a la invitación de edición
Paso 4. Defina la configuración de permisos de acceso para cada persona que agregue
De forma predeterminada, estas personas que agregue pueden editar el contenido del archivo. Sin embargo, puede cambiar los permisos de cada persona a "Puede comentar" o "Puede ver".
Los usuarios que pueden comentar solo pueden dejar notas en el archivo sin realizar ningún cambio. Mientras tanto, los usuarios que tienen permiso para ver solo pueden abrirlo, no pueden dejar comentarios ni realizar otros cambios
Paso 5. Haga clic en "Listo" una vez que haya terminado de agregar
Los correos electrónicos se enviarán a las personas que agregó. Pueden hacer clic en el enlace del archivo en el correo electrónico o encontrarlo en la sección "Compartido conmigo" de Google Drive.
Método 2 de 2: uso compartido de archivos públicos
Paso 1. Decida si desea mostrar el archivo públicamente
Hay ocasiones en las que es posible que desee que sus archivos sean más accesibles para todos. Puede darle a cualquier persona el enlace de acceso y ver el archivo abiertamente.
Puede establecer límites de edición para usuarios anónimos
Paso 2. Abra el archivo que desea compartir, luego haga clic en "Compartir" en la esquina superior derecha
A continuación, se abrirá la ventana para compartir.
Paso 3. Haga clic en la opción "Avanzado"
Al hacer clic en "Avanzado", la ventana Compartir se ampliará con muchas opciones disponibles. También encontrará un enlace directo a sus archivos.
Paso 4. Haga clic en "Cambiar" junto a "Privado" para establecer quién puede acceder al archivo
Hay tres opciones para compartir el enlace con otras personas:
- Activado: público en la Web: Todos pueden acceder al archivo incluso si no tiene un enlace. Los motores de búsqueda pueden mostrar archivos en los resultados de búsqueda. En este caso, no se requiere una cuenta de Google.
- Activado: cualquiera que tenga el vínculo: Cualquiera que visite el enlace puede acceder al archivo, no se requiere una cuenta de Google.
- Desactivado: personas específicas - Esta opción es para devolver el archivo a la configuración de uso compartido que es específica de determinadas personas (consulte la sección anterior).
Paso 5. Establezca los permisos
Si ha seleccionado "Activado", puede especificar el nivel de autoridad de edición para visitantes anónimos. Si no desea que otras personas realicen cambios, seleccione "Puede ver" en el menú "Acceso".
Debido a que está compartiendo el archivo con personas que tienen el enlace, la mayoría de las personas que abren el archivo iniciarán sesión de forma anónima. No puede realizar un seguimiento de los cambios que realizan en sus archivos
Paso 6. Establezca quién puede agregar más personas o cambiar los permisos
De forma predeterminada, los editores pueden agregar personas a la lista de editores y cambiar los permisos de otros usuarios. Puede bloquear sus archivos haciendo clic en "Solo el propietario".
- Haga clic en "Cambiar" en la parte inferior de la ventana "Compartir" para establecer quién puede agregar personas y cambiar los permisos.
- Solo el propietario del archivo puede eliminarlo por completo.
Paso 7. Comparta su enlace
El enlace está en la parte superior de la ventana "Compartir". Cualquiera que tenga el enlace puede acceder a sus archivos. Puede compartir su enlace por correo electrónico, mensaje de texto, SMS, etc.
También puede utilizar el servicio para acortar el enlace (URL) cuando desee tuitear en Twitter o simplemente para hacer que el enlace sea más conciso
Consejos
- No puede compartir archivos que no sean de su propiedad. El propietario original ha establecido el permiso.
- Los pasos anteriores también se pueden aplicar cuando desee compartir otros tipos de archivos en Google Drive, como Hojas de cálculo y Presentaciones.
