Las políticas y los procedimientos escritos describen las pautas, las reglas, el enfoque y los principios de la organización. Generalmente, las políticas y los procedimientos se incluyen en los manuales creados para los empleados. La forma de redactar políticas y procedimientos comerciales depende de los objetivos de la propia empresa.
Paso
Parte 1 de 5: Esquema de los objetivos comerciales
Paso 1. Haga una lista de objetivos
Como gerente o propietario de un negocio, conoce los objetivos de la empresa. Considere aspectos como los objetivos de ventas, los objetivos de los empleados y de la gerencia, y la posición comercial que espera tener en los próximos años.
- Trate de establecer metas que no solo sean específicas, sino también alcanzables y por las que valga la pena esforzarse. Por ejemplo, establezca metas financieras que estén al alcance y establezca metas para el desempeño de los empleados que se pueden lograr siguiendo las políticas y procedimientos que establecerá.
- Una vez que haya establecido sus objetivos, asegúrese de estar listo para comprometerse como propietario o gerente de un negocio. Establecer metas es un primer paso importante en el desarrollo de políticas y procedimientos. Entonces, no menos importante es cumplir.
Paso 2. Escriba una lista de trabajos y procedimientos
Piense en los eventos y las tareas diarias de su empresa. Anote todos los trabajos que se deben completar todos los días para que el negocio funcione sin problemas.
Considere lo siguiente: ¿Qué tareas requieren una descripción o dirección formal? ¿Qué trámites se deben realizar de forma coherente de la misma forma? En lugar de concentrarse en el trabajo manual que no requiere mucha instrucción, concéntrese en tareas más grandes
Paso 3. Enumere los posibles problemas y soluciones
Las políticas se crean para garantizar que todo funcione sin problemas y que los empleados y gerentes tengan estándares de desempeño. Piense en los problemas que podrían surgir en ausencia de una política. De esa manera, puede pensar en las políticas que necesita.
Cuando piense en un problema potencial, busque una descripción general rápida de cómo resolverlo o solucionarlo. Piense en los problemas relacionados con las actividades comerciales diarias, como las finanzas, las interacciones entre empleados y clientes, y el comportamiento y las actitudes de los empleados
Parte 2 de 5: Redacción de políticas comerciales
Paso 1. Enumere las categorías de políticas
Después de considerar los diversos problemas posibles que deben resolverse con la política, piense en las categorías de cada uno. Por ejemplo, utilice categorías como seguridad, horarios, comportamiento, sueldo, beneficios, vacaciones o licencia y discriminación.
Más adelante, al compilar el manual, las políticas ya separadas en categorías le ayudarán a organizar el manual y sus secciones. Las categorías también le ayudan a decidir qué es lo más importante y pueden desglosarlas con mayor detalle
Paso 2. Utilice el formato de esquema para desglosar las diversas políticas de cada categoría
La plantilla le permite profundizar en los aspectos de cada política o categoría, y agregar términos y especificaciones a medida que avanza. Utilice números para ordenar cada sección o categoría.
Empiece con un breve resumen. Luego, después de escribir todas las ideas iniciales, puede volver al esquema y agregar o ampliar a medida que cambia
Paso 3. Piense en las consecuencias apropiadas para las violaciones de políticas
Las políticas permiten que las empresas funcionen correctamente y también sirven como estándares que los empleados y la administración deben cumplir. Las políticas también sirven como documentos escritos que describen cómo abordar los problemas o violaciones de las políticas. Esto es especialmente importante cuando y si se necesitan acciones para resolver el problema.
Cuando se redactan en documentos oficiales, las pólizas pueden cubrir los derechos y obligaciones legales de los empleados y de la empresa. La política incluye información sobre derechos laborales para personas con discapacidades, impuestos y prohibiciones sobre discriminación y acoso en el lugar de trabajo. Asegúrese de ingresar la información de acuerdo con la ley aplicable
Paso 4. Establezca una política clara sobre el despido
Si tiene que despedir a un empleado por violar una política, es esta política escrita la que servirá como evidencia si el empleado cree que fue despedido injustamente. Asegúrese de dedicar una sección a discutir las reglas de despido.
También debe crear una política de contratación. Por ejemplo, verificaciones de antecedentes antes de que se contrate a un candidato o un período de prueba después de que se contrate a un empleado y antes de que se convierta en un empleado permanente. Asegúrese de crear y delinear términos claros
Paso 5. Utilice un lenguaje claro y activo
Escriba todas las políticas claramente de tal manera que no sean malinterpretadas o malinterpretadas. Si hay otra interpretación, considere la posibilidad de reescribirla en otro idioma.
Por ejemplo, no escriba: "Se pueden conceder licencias por enfermedad adicionales en determinadas circunstancias". En su lugar, escriba "La licencia por enfermedad adicional solo se aprueba con el permiso explícito del gerente de turno"
Parte 3 de 5: Procedimientos de escritura
Paso 1. Determine qué trabajos requieren procedimientos detallados
No todos los trabajos o incidentes requieren instrucciones detalladas. Priorice las tareas o procedimientos que deben realizarse de manera coherente, como la nómina o la programación.
Al decidir qué procedimientos requieren detalles, considere las siguientes preguntas: ¿El procedimiento fue largo o complicado? ¿Cuáles son las consecuencias si hay un error en la implementación? ¿Se han implementado cambios importantes recientes? ¿Este trámite requiere documentos importantes o extensos? ¿Los empleados a menudo se confunden con el procedimiento?
Paso 2. Reúna la información necesaria para cada procedimiento
Antes de delinear el procedimiento, es necesario conocer todos los pasos y sus aspectos. Considere las preguntas de los empleados que hayan surgido y cualquier problema que pueda haber encontrado.
Incluso si tiene toda la información, deberá ceñirse a los conceptos básicos del procedimiento en sí. Piense en lo que los lectores o empleados necesitan para comprender y llevar a cabo el procedimiento
Paso 3. Utilice toda la información para escribir un procedimiento claro
Utilice el lenguaje activo. Trate de evitar palabras largas y redundantes. Asegúrese de no utilizar un lenguaje que sea difícil de entender, incluida la jerga que los empleados quizás no conozcan.
Por ejemplo, en lugar de escribir "Los recibos de nómina rotos del personal deben mantenerse en el archivo financiero", use el siguiente lenguaje, "Conservación de los recibos de nómina rotos en el archivo financiero"
Parte 4 de 5: Comprender la legalidad
Paso 1. Ingrese a una sección sobre la política contra la discriminación
Todos los dueños de negocios deben cumplir con las políticas contra la discriminación establecidas por el gobierno. Asegúrese de incluir información sobre la política junto con las expectativas de que todos los empleados la cumplan.
La política también debería incluir información sobre la igualdad de oportunidades en el empleo, así como la ley sobre el derecho al trabajo de las personas con discapacidad y la política sobre el acoso
Paso 2. Asegúrese de que su póliza sea legal
Debe asegurarse de que todas las políticas elaboradas sean justas y de conformidad con la ley. Hay muchos recursos que puede utilizar para averiguar si su póliza se ajusta a la ley aplicable.
También puede pedirle a un asesor legal que estudie las políticas que redactó antes de aplicarlas a los empleados. Como propietario de un negocio, tener un asesor legal al que pueda consultar con regularidad es muy beneficioso
Paso 3. Solicite a los empleados que firmen los borradores de políticas y procedimientos
Se debe solicitar a los nuevos empleados que acepten y firmen los documentos de la política y el procedimiento, y se les debe proporcionar una copia para referencia. Además, todos los empleados deben volver a firmar cualquier cambio. Esto es para garantizar que todos estén sujetos a la política en caso de que ambas partes emprendan alguna acción legal en el futuro.
Los menores no pueden celebrar contratos legalmente. Si contrata empleados menores de 18 años, asegúrese de que tengan el permiso por escrito de un tutor para celebrar un contrato, ya que el padre o tutor legal puede cancelar el contrato
Parte 5 de 5: Compilación del manual
Paso 1. Organice la información en un orden lógico
Comience con los puntos más grandes, luego siga con los más pequeños. Por ejemplo, en lugar de comenzar con la categoría de compensación, comience el manual con el proceso de contratación o la categoría de elegibilidad.
- Considere la posibilidad de abrir un manual con una descripción de los objetivos de la empresa, como describió anteriormente. Escriba uno o dos párrafos claros y unificados que resuman el manual, lo que los empleados pueden esperar de la empresa y lo que la empresa espera de los empleados.
- Utilice el esquema para crear subcategorías en el manual. Haga una tabla de contenido cuando haya terminado para que cada pieza de información sea fácil de encontrar.
Paso 2. Use una imagen, tabla o diagrama
Hay personas que son más visuales, por lo que los diagramas, gráficos o imágenes del manual pueden ayudar a diferentes tipos de empleados a comprender los conceptos. Las imágenes pueden simplificar los procedimientos y las políticas.
Por ejemplo, puede crear un gráfico o una tabla que enumere varios títulos y sus funciones. También puede usar una tabla de preguntas y respuestas que los empleados pueden usar como referencia si es necesario
Paso 3. Proporcione manuales para que todos los empleados accedan fácilmente
Idealmente, los empleados nuevos reciben una copia del manual cuando son contratados, y los empleados antiguos reciben una copia nueva cuando hay una revisión. Considere la posibilidad de que todos los empleados firmen un contrato que indique que comprenden todos los puntos descritos en el manual y que lo aceptan.
