Los diagramas de flujo son una utilidad ideal para dividir procesos difíciles de entender en un conjunto de conceptos sencillos. La creación del diagrama de flujo correcto equilibrará la información necesaria para transmitirla y la facilidad con la que se puede transmitir. Siga esta guía para crear un diagrama de flujo en Excel y Word.
Paso
Método 1 de 3: Diseño de un concepto
Paso 1. Escriba el concepto central
La clave para un diagrama de flujo exitoso es que sea fácil de leer. Asegúrese de que los conceptos básicos estén escritos y de que los desarrollos entre conceptos se expliquen en pasos sencillos.
Asegúrese de tener un punto final distintivo en el plan gráfico. Esto ayudará a que la tabla sea más fácil de leer
Paso 2. Decide si eliges el formato estándar o de carriles
Los diagramas de flujo estándar desglosan los procesos de acuerdo con conceptos clave y acciones requeridas. Si tiene varios grupos involucrados en el proceso en un diagrama de flujo, un formato de carriles puede ayudar a indicar quién debe hacerlo. Cada paso del diagrama de flujo se coloca en un "carril" (también conocido como camino) el grupo responsable de completar la tarea (marketing, ventas, recursos humanos, etc.).
- El carril suele tener un formato horizontal o vertical. El punto de partida es la esquina superior izquierda del gráfico.
- El carril puede ser difícil de diseñar si hay varios conceptos que deben viajar de un departamento a otro. Esto estropeará el gráfico.
Paso 3. Cree un diagrama de flujo
Antes de comenzar a diseñar un diagrama de flujo con software, dibújelo en una hoja de papel. Coloque el borrador comenzando en la parte superior y expanda el cuadro debajo de él.
- La mayoría de los diagramas de flujo se basan en principios binarios básicos. En el momento en que ocurre el proceso de variación, al lector se le presenta una pregunta de Sí o No (también conocida como sí o no). La respuesta guiará al lector al concepto apropiado.
- Use diferentes formas para representar diferentes tipos de conceptos o decisiones. Agregar señales visuales ayudará a leer y comprender.
Paso 4. Aislar los procesos complejos
Si las áreas del diagrama de flujo se vuelven demasiado densas, divida los subprocesos en un nuevo diagrama de flujo. Agregue el cuadro como referencia de subproceso en el diagrama de flujo original y deje que el lector regrese a medida que avanza por la sección expandida.
Método 2 de 3: crear un diagrama de flujo en Excel
Paso 1. Haz una cuadrícula
Las hojas de cálculo de Excel están formateadas de forma predeterminada para tener celdas más anchas que altas. Para que sea uniforme, establezca el tamaño de la celda en cuadrado. Para hacer esto, haga clic en el botón Seleccionar todas las celdas ubicado en la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo.
- Haga clic con el botón derecho en el encabezado de cada columna y seleccione Ancho de columna en el menú. Ingrese 2.14 en el campo y presione Enter. Esto convertirá todas las celdas en un cuadrado perfecto.
- Active Ajustar a la cuadrícula desde el menú Alinear en la pestaña Diseño o Diseño de página. Esto hará que el objeto creado cambie de tamaño para que encaje en la cuadrícula y cree una forma uniforme.
Paso 2. Ajuste los márgenes
Si está exportando la hoja de trabajo a Word u otro programa, asegúrese de que las líneas de margen estén alineadas. Utilice el menú Márgenes en la pestaña Diseño de página o Diseño para ajustar los márgenes para que coincidan con el software de exportación de gráficos.
Puede ajustar la orientación del documento (vertical u horizontal) utilizando el menú Orientación en la pestaña Diseño. Un diagrama de flujo que va de izquierda a derecha debe estar en formato apaisado
Paso 3. Crea la forma
Haga clic en la pestaña Insertar y seleccione el menú Formas. Seleccione la forma que desea crear y luego dibuje el tamaño del cuadro con el mouse. Después de crear una forma, puede cambiar su color y estilo de línea usando las herramientas en la pestaña Formato que se abre.
Paso 4. Agrega texto
Para agregar texto a una forma, haga clic en el centro de la forma y comience a escribir. Puede configurar la fuente y el estilo desde la pestaña Inicio. Asegúrese de que el texto sea breve y conciso y de que sea fácil de leer.
Paso 5. Conecta todas las formas
Abra el menú Formas desde la pestaña Insertar. Elija el estilo de línea que mejor se adapte a sus necesidades. Pase el mouse sobre la primera forma. Verá aparecer un pequeño cuadro rojo al final que indica dónde se pueden conectar las líneas.
- Empiece la línea en el cuadrado rojo y arrástrela a la segunda forma.
- Aparecerán cuadros rojos en la segunda forma. Coloque el punto final en la línea de uno de los cuadros.
- Todas las formas están ahora conectadas. Si mueve la forma, las líneas permanecerán conectadas y se ajustarán al ángulo correcto.
- Agregue comentarios en la línea de conexión ingresando el cuadro de texto, disponible en la pestaña Insertar.
Paso 6. Descargue una plantilla
En lugar de crear un diagrama de flujo desde cero, puede utilizar una variedad de plantillas y asistentes de Excel que están disponibles de forma gratuita o de pago en Internet. La mayoría de estas plantillas le permitirán ahorrar tiempo en la creación de gráficos.
Método 3 de 3: crear un diagrama de flujo en Word
Paso 1. Inserte un lienzo
La forma más sencilla de crear un diagrama de flujo en Word es crear primero un lienzo. Con un lienzo, tiene más libertad para trabajar con formas de dibujo y permite algunas funciones que normalmente no están disponibles, como las líneas de conexión.
Haga clic en la pestaña Insertar. Seleccione el menú Formas y luego haga clic en Nuevo lienzo de dibujo en la parte inferior del menú. Aparecerá una línea de lienzo de puntos en su documento. Puede ajustar el tamaño del lienzo cambiando su ángulo
Paso 2. Active la cuadrícula
Con una cuadrícula puedes crear una forma uniforme. Para activarlo, haga clic en el lienzo para activarlo. En la pestaña Formato, haga clic en Alinear y luego seleccione Configuración de cuadrícula. Marque las casillas para mostrar líneas de cuadrícula y alinear formas.
Paso 3. Crea la forma
En el lienzo activo, seleccione la pestaña Insertar y haga clic en el menú Formas. Seleccione la forma que desea agregar. Utilice el ratón para dibujar una forma del tamaño deseado. Después de crear una forma, puede cambiar su color y estilo de línea usando las herramientas en la pestaña Formato que se abre.
Paso 4. Agrega texto
Para agregar texto a una forma en Word 2007, haga clic derecho sobre ella y seleccione Agregar texto en el menú. Para Word 2010/2013, simplemente haga clic en la forma y comience a escribir en ella. Puede configurar la fuente y el estilo desde la pestaña Inicio.
Paso 5. Conecta las formas
Abra el menú Formas de la pestaña Insertar. Elija el estilo de línea que mejor se adapte a sus necesidades. Pase el mouse sobre la primera forma. Verá aparecer pequeños cuadros en los extremos que indican dónde se pueden conectar las líneas.
- Empiece una línea dentro del cuadro, luego arrástrela a la segunda forma.
- Aparecerán pequeños cuadrados en los bordes de la segunda forma. Coloque el punto final en la línea de uno de los cuadros.
- Todas las formas están ahora conectadas. Si mueve la forma, las líneas permanecerán conectadas y se ajustarán al ángulo correcto.
- Agregue comentarios en la línea de conexión ingresando el cuadro de texto, disponible en la pestaña Insertar.
