El Procedimiento Operativo Estándar (POE) es un documento que consta de información sobre los pasos para llevar a cabo una tarea. Es posible que un SOP existente solo deba modificarse y actualizarse, o puede que se encuentre en un escenario en el que tenga que escribir desde cero. Puede parecer mucho trabajo, pero en realidad es una lista muy, muy, "muy" exhaustiva. Consulte el Paso 1 para comenzar.
Paso
Parte 1 de 3: Creación de su formato SOP
Paso 1. Elija su formato
No hay nada correcto o incorrecto en la redacción de POE. Sin embargo, su empresa puede tener una serie de POE a los que puede referirse como una guía para formatear, describiendo la forma preferida de llevar a cabo una tarea. Si este es su caso, utilice un POE existente como plantilla. Si ese no es el caso, tiene varias opciones:
- Formato de pasos simples. Esto es para un procedimiento de rutina que es corto, tiene varios resultados posibles y va directo al grano. Además de la documentación necesaria y las pautas de seguridad, este documento es simplemente una lista de oraciones simples que contienen órdenes de ejecución para el lector.
- Formato paso a paso. Por lo general, se trata de procedimientos largos: procedimientos que constan de más de diez pasos, que implican cierta toma de decisiones, aclaraciones y terminología. Esta lista contiene generalmente los pasos principales con subpasos en un orden particular.
- Formato de diagrama de flujo. Si el procedimiento se parece más a un mapa con infinitos resultados posibles, un diagrama de flujo puede ser su mejor opción. Este es el formato que debe elegir si los resultados no siempre son predecibles.
Paso 2. Considere a sus lectores
Hay tres factores principales a considerar antes de escribir su POE:
- Conocimientos previos de sus lectores. ¿Están familiarizados con su organización y sus procedimientos? ¿Conocen la terminología? Su idioma debe coincidir con el conocimiento y la inversión del lector.
- Las habilidades lingüísticas de su lector. ¿Existe la posibilidad de que las personas que no entienden su idioma "lean" su POE? Si esto es posible, es una buena idea incluir imágenes y diagramas con subtítulos.
- Tus lectores. Si muchas personas están leyendo su SOP a la vez (cada uno con una función diferente), debe formatear el documento como una conversación en una obra de teatro: el usuario 1 realiza la acción, seguido del usuario 2, y así sucesivamente. De esta manera, cada lector puede ver cómo se convierten en una parte integral de un motor comercial que funciona sin problemas.
Paso 3. Considere su conocimiento
La conclusión es: ¿Eres la persona adecuada para escribir esto? ¿Sabes en qué consiste este proceso? ¿Existe la posibilidad de error? ¿Cómo hacerlo seguro? De lo contrario, es mejor que se lo dé a otra persona. Los SOP mal redactados, o incluso inexactos, no solo reducirán la productividad y pueden conducir a fallas organizacionales, sino que también pueden ser inseguros y tener un impacto negativo en todo, desde su equipo hasta el medio ambiente. En resumen, este no es un riesgo que deba tomar.
Si se trata de un proyecto que se le ha encomendado y siente que tiene que (o está obligado) a completarlo, no dude en pedir ayuda a quienes completan los procedimientos del día a día. La realización de entrevistas es una parte común del proceso de creación de POE
Paso 4. Decida entre procedimientos operativos estándar cortos o largos
Si está escribiendo o actualizando un POE para un grupo de personas que están familiarizadas con los protocolos, la terminología, etc., y se beneficiaría de un POE breve y conciso que sea más una lista de verificación, puede escribirlo en forma abreviada.
Aparte de los objetivos básicos y la información relevante (fecha, autor, número de identificación, etc.), esta es solo una breve lista de pasos. Si no se necesitan detalles o aclaraciones, así es como debe hacerlo
Paso 5. Recuerde el propósito de su POE
Lo que está claro es que tienes procedimientos en tu organización que se repiten una y otra vez. Pero, ¿hay una razón específica por la que este POE es útil? ¿Debería hacerse hincapié en la seguridad? ¿Medidas de cumplimiento? ¿Este POE se usa para entrenamiento o en actividades diarias? Estas son algunas de las razones por las que sus procedimientos operativos estándar son importantes para el éxito de su equipo:
- Para garantizar que se cumplan los estándares de cumplimiento
- Para maximizar los requisitos de producción
- Asegurar que el procedimiento no tenga una mala influencia sobre el medio ambiente.
- Para garantizar la seguridad
- Para asegurarse de que todo salga según lo programado
- Para prevenir fallas en la fabricación
-
Para ser utilizado como documento de formación.
Si sabe lo que su SOP necesita enfatizar, será más fácil construir su escritura alrededor de esos puntos. También será más fácil ver qué tan importante es su POE
Parte 2 de 3: redacción de su POE
Paso 1. Cubra el material requerido
En general, los POE técnicos constan de cuatro elementos que están "separados" del procedimiento en sí:
- Pagina del titulo. Esto incluye 1) el título del procedimiento, 2) el número de identificación del SOP, 3) la fecha en que se emitió o revisó, 4) el nombre de la agencia / división / sucursal donde se aplicó el SOP y 5) el firma de quienes prepararon y aprobaron el POE. Esta sección puede utilizar cualquier formato, siempre que la información que se transmita sea clara.
- lista de contenidos. Esto solo es necesario si su SOP es lo suficientemente largo, para facilitar su consulta. Lo que encontrará aquí es un marco estándar simple.
- Seguro de Calidad / Control de Calidad. Un procedimiento no es un buen procedimiento si no se puede examinar. Prepare los materiales y los detalles necesarios para que los lectores puedan asegurarse de obtener los resultados que desean. Este material puede incluir otros documentos, como muestras de evaluación del desempeño.
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Referencia. Asegúrese de anotar todas las referencias utilizadas o importantes. Si usa otras referencias de SOP, asegúrese de adjuntar la información requerida en el apéndice.
Su organización puede tener un protocolo diferente a este SOP. Si hay un POE anterior que puede utilizar, ignore esta estructura y siga el procedimiento que se ha realizado
Paso 2. Para el procedimiento en sí, asegúrese de incluir lo siguiente:
- Alcance y aplicación. En otras palabras, describe el propósito del proceso, sus limitaciones y cómo se usa el proceso. Cubre estándares, requisitos regulatorios, roles y responsabilidades, así como entradas y salidas.
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Metodología y procedimientos.
El quid del asunto: enumere los pasos en detalle que son importantes, incluido el equipo necesario. Incluya procedimientos secuenciales y factores de toma de decisiones. Indique la "presuposición" y la posible interferencia o consideraciones de seguridad.
- Aclaración de terminología. Explique los acrónimos, abreviaturas y todas las frases que no sean términos comunes.
- Advertencia de salud y seguridad. Debe escribirse en una sección separada y junto con los pasos cuando ocurre un problema. No se salte esta sección.
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Equipo y suministros.
Lista completa de cosas necesarias y cuándo y dónde encontrar equipos, estándares de equipos, etc.
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Advertencias e interrupciones. Básicamente, la parte de solución de problemas. Enumere los posibles problemas que podrían ocurrir, qué buscar y qué podría afectar el producto final ideal.
- Asigne a cada uno de estos temas su propia sección (generalmente indicada con números o letras) para que su POE no contenga oraciones largas y confusas y para facilitar la referencia.
- Esta no es una lista completa, sino solo una pequeña parte de los pasos del procedimiento. Su organización puede mencionar otros aspectos que necesitan atención.
Paso 3. Mantenga su escritura concisa y fácil de leer
Lo más probable es que sus lectores no hayan elegido leer este POE por diversión. Querrá que este documento sea breve y claro; de lo contrario, su atención cambiará y encontrarán el documento aterrador y difícil de entender. En general, mantenga sus oraciones lo más cortas posible.
- Aqui hay un mal ejemplo: Asegúrese de limpiar todo el polvo de la salida de aire antes de comenzar a usarlo.
- Un buen ejemplo es el siguiente: Elimine todo el polvo de la salida de aire antes de su uso.
- En general, no use la palabra "usted". Esta palabra debería estar implícita. Habla con voz activa y comienza tus oraciones con verbos de comando.
Paso 4. Si es necesario, entreviste a los oficiales involucrados en el proceso de completar una tarea
Lo último que desea hacer es escribir un POE completamente inexacto. Está poniendo en peligro la seguridad, la eficacia y el tiempo del equipo, y está explicando el proceso sin la debida consideración, algo que sus compañeros de equipo pueden encontrar ofensivo. ¡Si es necesario, haz preguntas! Querrá escribir el procedimiento exacto, por supuesto.
Puede preguntar a varias fuentes si no lo sabe, para cubrir todos los roles y responsabilidades. Es posible que un miembro del equipo no siga los procedimientos operativos estándar o que otro miembro solo participe en una parte del procedimiento
Paso 5. Divida el texto extenso en diagramas y diagramas de flujo
Si incluye uno o dos pasos específicos que le asustan, cree una tabla o diagrama para que sea más fácil para los lectores. Esto hará que el documento sea más fácil de leer y hará que la mente haga una pausa después de intentar comprender todo. Además, sus documentos estarán más completos y bien redactados.
No incluya tablas o diagramas solo para reforzar su POE; hágalo solo cuando sea necesario o si está tratando de superar la barrera del idioma
Paso 6. Asegúrese de que cada página tenga una notación de documento de control
Lo más probable es que su SOP sea uno de muchos; por lo tanto, su organización probablemente tenga algún tipo de base de datos grande que cataloga todo con un sistema de referencia específico. Su SOP es parte de este sistema de referencia y, por lo tanto, requiere que se encuentre un cierto tipo de código. Aquí es donde encontrará útil la notación.
Cada página debe tener un título corto o número de identificación, número de revisión, fecha y "página # de #" en la esquina superior derecha (en la mayoría de los formatos). Es posible que necesite una nota a pie de página (o escriba la notación anterior en una nota a pie de página), según las preferencias de su organización
Parte 3 de 3: Garantizar el éxito y la precisión
Paso 1. Pruebe el procedimiento
Si no desea probar su procedimiento, probablemente no lo haya escrito bien. Haga que alguien con conocimiento limitado del proceso (o un representante general de lectores) use su SOP para guiarlos. ¿Qué problemas encontraron? Si es así, resuelva el problema y realice las reparaciones necesarias.
- Es mejor que varias personas prueben su POE. Diferentes personas experimentarán diferentes problemas, lo que permitirá diferentes tipos de respuestas (que se espera que sean útiles).
- Asegúrese de probar el procedimiento en alguien que nunca antes se haya realizado el procedimiento. Todos los que tienen conocimientos previos se basarán en sus conocimientos para realizar los pasos de la tarea y no a través de su SOP, por lo que su objetivo no se logra.
Paso 2. Haga que las personas que realizan el procedimiento revisen su POE
Al final, la opinión de su jefe sobre el SOP realmente no importa. Este POE es importante para aquellos que realmente hacen el trabajo relacionado. Entonces, antes de enviar el POE al jefe, muestre el trabajo a las personas que estarán haciendo (o han hecho) el trabajo relacionado. ¿Qué piensan ellos?
Involucrarlos y hacerlos sentir parte del proceso hará que sea más probable que acepten sus POE. ¡E incluso podrían tener algunas ideas geniales
Paso 3. Haga que su asesor y el equipo de Garantía de Calidad revisen el POE
Una vez que el equipo le dé luz verde, envíela a su asesor. La información que dan al contenido real puede ser menor, pero le dirán si su SOP cumple con los requisitos de formato, si omitió algo, así como el protocolo para formalizar el SOP e ingresarlo en el sistema.
- Dirija los procedimientos operativos estándar para su aprobación mediante un sistema de gestión de documentos para garantizar un seguimiento de auditoría de esas aprobaciones. Este proceso puede diferir de una organización a otra. Básicamente, desea que las cosas cumplan con las pautas y reglas.
- Se requieren firmas autorizadas, aunque a la mayoría de las organizaciones ahora no les importa aceptar firmas electrónicas.
Paso 4. Una vez aprobado, comience a ejecutar su SOP
Esto puede ser una capacitación formal para el empleado en cuestión (capacitación en el aula, capacitación en computadora, etc.) o puede significar que su papel SOP cuelga en el baño. Sea lo que sea, ¡difunde tu trabajo! Trabajaste duro para lograrlo. ¡Es hora de recibir cumplidos!
Asegúrese de que sus SOP estén actualizados. Si este POE no está actualizado, actualícelo, vuelva a aprobar y documente las actualizaciones, luego redistribuya el POE según sea necesario. La seguridad, la productividad y el éxito de su equipo dependen de estos SOP
Consejos
- Recuerde involucrar a las partes interesadas en todo momento, de modo que el proceso documentado sea el proceso real.
- Compruebe la claridad. Asegúrese de que no haya dobles interpretaciones. Muestre el procedimiento a alguien que no esté familiarizado con el proceso y pídale que diga lo que piensa sobre el procedimiento; Puede que se sorprenda.
- Utilice diagramas de flujo y representaciones de imágenes para que los lectores puedan ver claramente el proceso.
- Utilice indonesio simple para explicar los pasos.
- Pida a las personas que revisen su documento antes de obtener la aprobación.
- Asegúrese de que se registre el historial del documento para cada cambio de versión.
