Este artículo describe cómo comparar directamente la información entre dos archivos de Excel. Una vez que pueda manipular y comparar información, puede usar las funciones "Buscar", "Índice" y "Coincidencia" para ayudar con el análisis.
Paso
Método 1 de 4: Uso de la función de visualización "Lado a lado" en Excel
Paso 1. Abra el libro de trabajo que necesita comparar
Puede encontrar el archivo del libro abriendo Excel, haciendo clic en " Expediente ", escoger " Abierto ”, Y haciendo clic en los dos libros de trabajo que desea comparar en el menú que aparece.
Visite la carpeta de almacenamiento de libros de trabajo, seleccione cada libro por separado y mantenga abiertas las ventanas de ambos libros
Paso 2. Haga clic en la pestaña Ver
Después de abrir un libro, puede hacer clic en la pestaña Vista ”En la parte superior central de la ventana de Excel.
Paso 3. Haga clic en Ver en paralelo
Esta opción se encuentra en la sección "Ventana" del menú " Vista ”Y se indica mediante un icono de dos hojas. Las dos hojas de trabajo se mostrarán en una ventana de Excel más pequeña y apilada verticalmente.
- Es posible que esta opción no esté disponible en el " Vista ”Si solo tiene un libro abierto en Excel.
- Si hay dos libros abiertos, Excel seleccionará automáticamente ambos documentos para verlos uno al lado del otro.
Paso 4. Haga clic en Organizar todo
Esta configuración le permite cambiar la orientación del libro de trabajo cuando se ve uno al lado del otro.
En el menú que aparece, puede seleccionar una opción para ver ambos libros de trabajo (por ejemplo, " Horizontal ”, “ vertical ”, “ cascada ", o " Azulejos ”).
Paso 5. Habilite la función "Desplazamiento síncrono"
Después de abrir ambos libros de trabajo, haga clic en " Desplazamiento sincrónico "(En la opción" Ver lado a lado ”) Para que pueda desplazarse fácilmente por las dos hojas de cálculo de Excel por fila y comprobar manualmente las diferencias en los datos.
Paso 6. Arrastre uno de los libros de trabajo para desplazarse por ambas páginas
Una vez que la función "Desplazamiento síncrono" está habilitada, puede desplazarse por las dos páginas del libro de trabajo al mismo tiempo y comparar fácilmente los datos existentes.
Método 2 de 4: uso de la función "Buscar"
Paso 1. Abra los dos libros de trabajo que deben compararse
Puede encontrarlo abriendo Excel, haciendo clic en el menú " Expediente ", haga clic en" Abierto ”Y selecciona dos libros de trabajo para comparar en el menú.
Visite la carpeta de almacenamiento del libro de trabajo, seleccione cada libro por separado y mantenga abiertas las ventanas de ambos libros
Paso 2. Especifique las casillas que puede seleccionar el usuario del archivo
En este cuadro, se mostrará una lista desplegable.
Paso 3. Haga clic en el cuadro
El marco de la cuadrícula aparecerá más oscuro después de hacer clic.
Paso 4. Haga clic en la pestaña DATOS en la barra de herramientas
Una vez que haga clic en la pestaña, seleccione VALIDACIÓN ”En el menú desplegable. A continuación, aparecerá un menú emergente.
Si está utilizando una versión anterior de Excel, la barra de herramientas "DATOS" aparecerá después de seleccionar la pestaña ". DATOS ", Y muestra la opción" Validación de datos "en lugar de opción" Validación ”.
Paso 5. Haga clic en Lista en la lista "PERMITIR"
Paso 6. Haga clic en el botón con la flecha roja
Este botón le permite seleccionar la fuente (en otras palabras, la primera columna) que se procesará en datos para el menú desplegable.
Paso 7. Seleccione la primera columna de la lista y presione la tecla Intro
Haga clic en OK ”Cuando se muestra la ventana de validación de datos. Puede ver un cuadro con una flecha. Esta flecha mostrará una lista desplegable cuando se haga clic en ella.
Paso 8. Seleccione las casillas que desea utilizar para mostrar otra información
Paso 9. Haga clic en la pestaña Insertar y referencia
En versiones anteriores de Excel, no es necesario hacer clic en " Insertar "y puede seleccionar directamente la pestaña" Funciones "Para mostrar la categoría" Búsqueda y referencia ”.
Paso 10. Seleccione Búsqueda y referencia de la lista de categorías
Paso 11. Busque Lookup en la lista
Una vez que se hace doble clic en la opción, se mostrará otro cuadro y podrá seleccionar la opción OK ”.
Paso 12. Seleccione el cuadro con la lista desplegable para la entrada "lookup_value"
Paso 13. Seleccione la primera columna de la lista para la entrada "Lookup_vector"
Paso 14. Seleccione la segunda columna de la lista para la entrada "Result_vector"
Paso 15. Seleccione una entrada de la lista desplegable
La información cambiará automáticamente después de eso.
Método 3 de 4: Uso del servicio XL Comparator
Paso 1. Abra un navegador y visite
Se lo dirigirá al sitio web de XL Comparator, donde podrá cargar los dos libros de Excel que desea comparar.
Paso 2. Haga clic en Elegir archivo
Se abrirá una nueva ventana y podrá buscar uno de los dos documentos de Excel que desea comparar. Asegúrese de seleccionar el archivo a través de los dos campos disponibles en la página web.
Paso 3. Haga clic en Siguiente> para continuar
Una vez que se selecciona la opción, se mostrará un mensaje emergente en la parte superior de la página informándole que el proceso de carga del archivo ya está en marcha y que los archivos grandes pueden tardar más en procesarse. Haga clic en OK ”Para cerrar el mensaje.
Paso 4. Seleccione la columna que desea escanear
Debajo de cada nombre de archivo, hay un menú desplegable con la etiqueta " Seleccionar una columna " Haga clic en el menú desplegable de cada archivo para seleccionar las columnas que desea marcar y comparar.
Los nombres de las columnas se mostrarán cuando haga clic en el menú desplegable
Paso 5. Seleccione el contenido del archivo de resultados
Hay cuatro opciones con globos junto a ellos en esta categoría. Debe seleccionar uno de ellos como guía de formato para el documento de resultado.
Paso 6. Seleccione una opción para comparar columnas fácilmente
En el cuadro inferior del menú de comparación, verá dos condiciones de filtro adicionales para la comparación de documentos: " Ignorar mayúsculas / minúsculas " y " Ignorar los "espacios" antes y después de los valores " Haga clic en las casillas de verificación de ambas opciones antes de continuar.
Paso 7. Haga clic en Siguiente> para continuar
Posteriormente, se lo dirigirá a la página de descarga del documento resultante.
Paso 8. Descargue el documento comparativo
Paso 1. Busque el libro y el nombre de la hoja de trabajo
-
En este método, utilizaremos tres libros de trabajo de muestra que se guardan y se denominan de la siguiente manera:
- C: / Appeals / Books1.xls (carga la hoja de cálculo denominada "Ventas 1999")
- C: / Appeals / Books2.xls (carga una hoja de cálculo con la etiqueta "2000 Ventas")
- Ambos libros tienen la primera columna "A" con el nombre del producto y la segunda columna "B" con el número de ventas cada año. La primera fila es el nombre de la columna.
Paso 2. Cree un libro de trabajo de comparación
Necesita crear Buku3.xls para comparar los datos. Use una columna para mostrar el nombre del producto y la siguiente columna para la diferencia en las ventas de productos entre los años que se comparan.
C: / Appeals / Books3.xls (carga una hoja de trabajo denominada "Diferencia")
Paso 3. Coloque el título en la columna
Simplemente abra la hoja de trabajo "Libro3.xls", luego haga clic en el cuadro "A1" y escriba:
- = 'C: / Appeal [Book1.xls] Sales 1999'! A1
- Si guardó el archivo en un directorio diferente, reemplace "C: / Banding \" con la dirección de ese directorio. Si está usando un nombre de archivo diferente, reemplace “Book1.xls” e ingrese un nombre de archivo apropiado. Si usa un nombre / etiqueta de hoja diferente, reemplace "Ventas 1999" con el nombre / etiqueta de hoja correspondiente. Recuerde no abrir el archivo referenciado ("Book1.xls"). Excel puede cambiar la referencia agregada si la abre. De hecho, puede obtener un cuadro con el mismo contenido / datos que el cuadro que se utiliza como referencia.
Paso 4. Arrastre el cuadro "A1" hacia abajo para mostrar toda la lista de productos
Haga clic en la esquina inferior derecha del cuadro y arrastre hacia abajo para mostrar todos los nombres.
Paso 5. Nombra la segunda columna
Para este ejemplo, puede escribir "Diferencia" en el cuadro "B1".
Paso 6. Calcule la diferencia entre la venta de cada producto (como ejemplo para este artículo)
En este ejemplo, escriba la siguiente entrada en el cuadro "B2":
- = 'C: / Appeal [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Appeal [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Puede utilizar las operaciones normales de Excel con el cuadro de datos de origen del archivo de referencia.
