El sistema de almacenamiento de archivos es uno de los aspectos importantes en la gestión de una administración de oficina ordenada. Determine la mejor configuración del sistema de almacenamiento de archivos para que cualquier persona que tenga autorización para acceder al documento, ya sea otra persona o usted mismo, pueda encontrar fácilmente el documento que necesita. Un sistema inadecuado dificulta la manipulación de los documentos porque a menudo se guardan o se pierden, de modo que el banco de trabajo está lleno de montones de archivos.
Paso
Paso 1. Determine el sistema de almacenamiento de archivos que desea aplicar
Independientemente del sistema que elija, asegúrese de saber dónde guardar cada documento, por ejemplo, organizado en consecuencia:
- Alfabeto. Este sistema se aplica mejor cuando el almacenamiento de archivos se realiza por cliente, paciente o nombre de cliente.
- Asunto o categoría. En general, un sistema de almacenamiento de archivos organizado por tema o categoría es muy útil si se administra correctamente, pero puede resultar muy confuso si los documentos no están organizados de manera ordenada.
- Número o cronológico. Esta opción es mejor si el documento está serializado o fechado, como una factura de compra o un recibo de pago.
Paso 2. Configure una carpeta colgante en el cajón de archivos
No es necesario sacar la carpeta colgante del cajón porque sirve como lugar para colocar la carpeta de cartón de Manila. Esta carpeta se incluirá en la carpeta colgante y se recuperará si es necesario.
Paso 3. Clasifique los documentos en pilas por categoría
Cuando la pila de documentos alcance los 3-4 cm, sepárelos en subcategorías. Se pueden combinar varias pilas de documentos delgados y luego definir un nuevo nombre de categoría. Elija un nombre que le facilite la clasificación de documentos.
Paso 4. Coloque cada pila en una carpeta de cartón manila y etiquétela claramente
Para una apariencia más ordenada, use una carpeta que proporcione un lugar para escribir etiquetas en el medio, en lugar de alineadas.
Paso 5. Guarde la carpeta de cartón manila en la carpeta colgante
Puede utilizar una carpeta colgante normal para almacenar pequeñas pilas de documentos. Sin embargo, para almacenar grandes pilas de documentos o aquellos que están divididos en subcategorías, use una carpeta colgante con un fondo cuadrado. En este caso, los archivos se pueden clasificar como se desee, pero el orden que se utiliza con más frecuencia es el alfabético.
Paso 6. Etiquete la carpeta colgante de acuerdo con la etiqueta que aparece en la carpeta de cartón manila
Coloque la etiqueta de plástico en el extremo izquierdo de la carpeta, a menos que tenga que insertar la carpeta en el archivador en posición vertical para que las carpetas se coloquen en orden de izquierda a derecha, no de adelante hacia atrás. En este caso, coloque la etiqueta de plástico a la derecha.
Paso 7. Prepare carpetas colgantes y carpetas de cartón manila de repuesto para que pueda agregar carpetas si hay documentos que no se pueden agrupar en carpetas etiquetadas
No cargue demasiados o muy pocos documentos en la carpeta. Considere si necesita cambiar las etiquetas de las carpetas y volver a ordenarlos, ya que los documentos deben agruparse en nuevas categorías.
Paso 8. Al final del año, retire todas las carpetas del archivador, etiquete las nuevas carpetas de cartón manila de acuerdo con la categoría y luego vuelva a colocarlas en las carpetas colgantes
Verifique todos los archivos para ver si hay documentos que deban combinarse en las carpetas que ya están disponibles y luego guarde los otros documentos como archivos.
Consejos
Si desea hacer etiquetas coloridas, imprímalas con una computadora o use otro método para hacer que la carpeta se vea más atractiva. Sin embargo, cuando tenga que hacer cambios, como agregar una nueva carpeta, puede sentirse confundido porque es difícil elegir colores o tener que etiquetarlos a mano. Entonces, use un método simple
Advertencia
- No cree categorías misceláneas para documentos que no se puedan agrupar en determinadas categorías porque este método hace que los documentos se sigan acumulando.
- Después de determinar el sistema de almacenamiento de archivos, conviértase en un hábito de administrar documentos de manera regular. Reserve tiempo para guardar los archivos en su escritorio todos los días. No caiga en la tentación de colocar los documentos en una canasta grande porque la canasta se llenará rápidamente y se convertirá en una nueva pila de archivos.
