¿Quién dice que escribir un correo electrónico es la forma más fácil de comunicarse? De hecho, escribir correos electrónicos también tiene ética. En otras palabras, el estilo del lenguaje en los correos electrónicos dirigidos a compañeros y profesores debe, por supuesto, distinguirse, especialmente porque la educación formal es la puerta de entrada a posibles carreras profesionales. Por eso, todas las interacciones que se produzcan en él deben realizarse de forma profesional, incluso al enviar correos electrónicos. Por ejemplo, los correos electrónicos siempre deben enviarse con su dirección de correo electrónico académica y siempre deben abrirse con un saludo formal. Trate la interacción como una carta comercial formal. Es decir, transmita su punto de una manera clara, concisa y clara, ¡y use una buena gramática!
Paso
Parte 1 de 3: Crear una impresión positiva
Paso 1. Lea el programa del curso para encontrar las respuestas a sus preguntas
Generalmente, sus preguntas han sido respondidas en el material proporcionado por el profesor al inicio del proceso de la conferencia. Como resultado, insistir en preguntarle a tu profesor solo hará que parezcas un estudiante poco serio y también puede irritar al profesor que el contenido de tu correo electrónico esté ocupando un tiempo valioso.
- El plan de estudios del curso generalmente contendrá información sobre las tareas, las fechas límite para enviar las tareas, las políticas de la clase y los formatos de las tareas.
- Si el profesor solo proporciona una lista de lectura, no hay nada de malo en enviar un correo electrónico para solicitar material que no se explica en el programa de la conferencia.
Paso 2. Utilice su dirección de correo electrónico académica
Lo más probable es que su profesor reciba decenas a decenas de correos electrónicos cada día. Es por eso que debe usar una dirección de correo electrónico académica para que los correos electrónicos no terminen automáticamente en el buzón de correo no deseado. Además, enviar un correo electrónico con una dirección de correo electrónico académica se verá mucho más profesional y ayudará a los profesores a identificar claramente el nombre del remitente, especialmente porque las direcciones de correo electrónico académicas generalmente incluirán el nombre completo del estudiante.
Paso 3. Incluya un tema representativo
En otras palabras, asegúrese de que el conferencista conozca el contenido de su correo electrónico, incluso si solo lee el tema. Conocer la intención de su correo electrónico desde el principio ayudará a su conferenciante a reservar el momento adecuado para leerlo y responderlo. Por lo tanto, ¡incluya siempre un asunto de correo electrónico claro y conciso!
Por ejemplo, podría escribir "Preguntas sobre asignaciones recientes" o "Ensayos finales"
Paso 4. Inicie el correo electrónico mencionando el nombre y el título del profesor
No importa cuán importantes sean sus deseos, siempre comience su correo electrónico con un saludo formal, como lo haría cuando escribe una carta formal similar. Por ejemplo, comience el correo electrónico escribiendo “Estimado. Dr. Jones”, seguido de una coma. No olvide usar un apodo que coincida con las preferencias del profesor, ¡de acuerdo!
- Si no está seguro de que el profesor en cuestión haya obtenido un doctorado, simplemente diríjase a él como "Sr. Jones".
- Si los dos tienen interacciones personales frecuentes, no hay nada de malo en usar un saludo más informal, como “Hola, señor / Dr. Jones ".
Parte 2 de 3: redacción de contenido de correo electrónico
Paso 1. Identifíquese claramente
Dado que el profesor en cuestión no solo le está enseñando, es probable que necesite que le recuerden su identidad. Por lo tanto, siempre comience el correo electrónico indicando su nombre, así como el nombre del curso que los reunió y el horario de la conferencia, como "Clase de marketing por la tarde".
Paso 2. Concéntrese en su punto
Recuerde, los profesores son personas muy ocupadas. Por lo tanto, asegúrese de que el contenido de su correo electrónico no sea complicado para no tomar demasiado tiempo en cosas sin importancia. Transmita su punto de vista de una manera concisa, directa y clara, y evite detalles sin importancia o irrelevantes.
Por ejemplo, si tiene una pregunta sobre una tarea, dígala claramente: “Hay algo que quiero preguntarle acerca de la tarea que dio el jueves pasado. La tarea en realidad tiene que hacerse en grupos o individualmente, ¿no, señor / señora?"
Paso 3. Escribe en oraciones completas
Recuerde, estos correos electrónicos no son cargas de Facebook ni mensajes de texto para sus compañeros. Es decir, utilice siempre frases completas y formales para demostrar su profesionalismo.
- Por ejemplo, no escriba: "¡El material de la última clase fue realmente genial, señor / señora!"
- En su lugar, intente escribir: "Gracias por el último material que enseñó que iluminó mi comprensión".
Paso 4. Utilice el tono de correo electrónico correcto
Cuando se comunique con un maestro por primera vez, recuerde usar un tono y gramática profesionales. Es decir, ¡no uses emoticonos por ningún motivo! Si le ha enviado un mensaje al conferencista varias veces, también debe escribir su correo electrónico en un tono más informal, especialmente si el conferencista es el primero en actuar de manera informal (como enviarle emoticonos).
Paso 5. Presente su solicitud cortésmente
De hecho, a muchos estudiantes les gusta exigir a sus profesores. ¡No lo hagas, porque no te ayudará a conseguir nada! En su lugar, declare sus intenciones en forma de una solicitud que su profesor puede aceptar o no.
Por ejemplo, si desea solicitar una extensión del tiempo para enviar las tareas, no escriba: "Mi abuela falleció recientemente, así que extienda la fecha límite para enviar las tareas, ¿de acuerdo?". En su lugar, escriba una oración más cortés como, "Lo siento señor / señora, esta semana ha sido muy dura para mí porque mi abuela acaba de fallecer. Si lo desea, ¿estaría dispuesto a darme una extensión de tiempo para la presentación de trabajos?"
Paso 6. Utilice la puntuación correcta
Si el correo electrónico está dirigido a compañeros, por supuesto, el destinatario del correo electrónico no tendrá problemas para colocar un punto o una coma de forma incorrecta. Sin embargo, si el correo electrónico es para un maestro, asegúrese de que cada signo de puntuación esté colocado en el lugar correcto.
Paso 7. Escribe cada palabra con la ortografía correcta
A pesar del uso generalizado del lenguaje de texto en Internet, ¡nunca lo use en un correo electrónico profesional! En otras palabras, escriba cada palabra en su forma completa, como "Mr" en lugar de "Mr". Utilice la ortografía correcta para que sus correos electrónicos se vean más profesionales.
No olvide verificar la exactitud del contenido del correo electrónico con la ayuda de una aplicación o programa de computadora para verificar la ortografía
Paso 8. Coloque las letras mayúsculas correctamente
En particular, las palabras que aparecen al principio de las oraciones deben estar en mayúscula, al igual que algunos tipos de sustantivos (como los apodos). No trate los correos electrónicos como conversaciones de mensajes de texto y asegúrese de usar siempre las mayúsculas correctamente.
Parte 3 de 3: Finalización del correo electrónico
Paso 1. Indique las acciones que su maestro debe tomar
En otras palabras, asegúrese de que su deseo o solicitud se indique claramente al final del correo electrónico. Por ejemplo, si quieres una respuesta de él, no olvides decirlo. Si sientes la necesidad de reunirte con él, transmítele también ese propósito.
Paso 2. Vuelva a leer la gramática utilizada en el correo electrónico
Escanee el correo electrónico para asegurarse de que no se hayan cometido errores gramaticales. A menudo, este proceso lo ayudará a detectar uno o dos errores menores que deben corregirse.
Paso 3. Vuelva a leer el correo electrónico desde la perspectiva de su maestro
Asegúrese de que su correo electrónico no suene como si estuviera exigiendo algo. Además, asegúrese de que sus intenciones se transmitan de manera sencilla, clara y no coloreada por información personal que sea menos importante. Además de ser ineficaz, este comportamiento tampoco es profesional.
Paso 4. Termine el correo electrónico con un saludo formal de cierre
Al igual que cuando comienza su correo electrónico con un saludo profesional, haga lo mismo para finalizar el correo electrónico. Por ejemplo, utilice un saludo de cierre formal como "Atentamente" o "Saludos", seguido de una coma y terminando con su nombre completo.
Paso 5. Vuelva a enviar el correo electrónico después de una semana
Una vez que se haya enviado el correo electrónico, no sigas aterrorizando a tu profesor para que te responda. Sin embargo, si su correo electrónico no ha sido respondido durante una semana o más, es una buena idea intentar enviar el mismo correo electrónico de vuelta, en caso de que no haya recibido su primer correo electrónico.
Paso 6. Responda a la respuesta por correo electrónico que recibió
Después de recibir una respuesta por correo electrónico del profesor en cuestión, no olvide responder para demostrar que ha recibido el correo electrónico correctamente. Por ejemplo, puede simplemente enviar una breve nota de agradecimiento o, si es necesario, enviar una respuesta más larga con las mismas reglas de escritura para que suene profesional. Si su problema o pregunta no ha sido respondida por correo electrónico, intente pedirle que se reúna en persona.
- Por ejemplo, podría escribir: “Gracias por la respuesta, señor / señora. Te veo en clases."
- Si siente la necesidad de reunirse con el conferencista después, intente escribir: “Realmente aprecio sus puntos de vista sobre este asunto. Si lo desea, ¿puedo reunirme directamente con usted para discutirlo con más detalle?"
