Todos sabemos que ser organizado en el trabajo es importante, pero la mayoría de la gente tiene dificultades para hacerlo. Lo crea o no, organizarse no es tan difícil como parece. Algunas correcciones y soluciones harán que sea más fácil para usted convertirse en una persona organizada de lo que piensa.
Paso
Método 1 de 4: Configuración del lugar y la hora
Paso 1. Controle sus actividades
Dedique unos días a llevar un diario o llevar un registro de sus actividades diarias. Al llevar un diario, puede ver las cosas que ha hecho de las que no se había dado cuenta antes. Además, llevar un diario también puede darte una pequeña idea sobre tus deficiencias para organizar las cosas y ser productivo. Este ejercicio debe realizarse con un gran objetivo en mente. A través de los registros de actividad, puede ver qué actividades son una pérdida de tiempo y qué actividades pueden ayudarlo a lograr sus objetivos.
Paso 2. Determine su tiempo productivo
Algunos de nosotros somos madrugadores y otros no. Probablemente ya sepa cuándo es su tiempo productivo. Ya sea que prefiera las tardes, las mañanas, la hora del almuerzo, incluso antes o después de las horas pico de la jornada laboral, aproveche estos momentos para maximizar su productividad.
Paso 3. Priorice su trabajo
Todos sabemos que algunas tareas son más importantes que otras, pero no siempre las priorizamos correctamente. Por lo tanto, desarrolle un sistema de clasificación marcando las tareas como importantes y sea honesto y flexible. Use recordatorios, ya sea usando un calendario digital o notas adhesivas en su computadora o en su escritorio. Dedique más tiempo y energía a las cosas que tienen la máxima prioridad en su lista. Algunos ejemplos son las tareas urgentes, como las tareas que deben completarse hoy o mañana. También debe priorizar la respuesta a los clientes, jefes o cualquier otra persona que pague su salario. Si no está seguro de la sensibilidad y la importancia de una tarea, es mejor preguntarle a alguien.
Paso 4. Complete las pequeñas tareas de inmediato
No es necesario priorizar y programar todas las tareas para que se completen en un plazo determinado. Algunas tareas no requieren planificación o programación porque se pueden completar de inmediato. Si ese es el caso, puede completar la tarea rápidamente de inmediato. ¡Así que hazlo ahora! Al realizar inmediatamente tareas ligeras, no postergará las cosas.
Paso 5. Organizar herramientas y herramientas de trabajo
Nuestros escritorios pueden pasar fácilmente de barcos desordenados a rotos, y esto puede evitar que seas una persona organizada. Algunas personas incluso tienen una política de "mesa limpia". Incluso si no es realmente necesario, es mejor limpiar su área de trabajo.
- Ordena la mesa. Saca toda la basura y organiza las cosas que necesitas de forma sistemática. Limpia el escritorio siempre que sea posible: cuando no hay trabajo que hacer en la oficina, durante los descansos o entre tareas.
- Limpia tu basura de inmediato. De esa forma siempre recordarás limpiar tu escritorio. Además, puedes evitar molestarte por la basura que se ha acumulado.
- Guarde las cosas que necesita en un área de fácil acceso. Por supuesto que no todo lo que te rodea es basura. Mantener las herramientas que necesita cerca también puede ahorrarle tiempo y espacio de trabajo valiosos.
Paso 6. Programe actividades y reuniones
Algunas personas solo programan reuniones, pero no con las actividades en su lista de tareas pendientes. Programar reuniones y tareas importantes puede resultar muy útil. Por ejemplo, puede agrupar sus días celebrando reuniones solo los martes y jueves. Haga espacio en su agenda para el “tiempo creativo” o para lo impredecible.
- Utilice un administrador de horarios y calendario. Puede crear su propio administrador de horarios con papel y bolígrafo, o puede ser software y aplicaciones, como iCalendar o Google Now.
- Categoriza tus actividades. Categorizar o codificar por colores sus actividades puede ser su recordatorio visual de lo que es importante. Por ejemplo, las categorías que cree podrían ser: correspondencia, proyectos, eventos, reuniones, lluvia de ideas, descansos y tiempo de ejercicio.
- Utilice la tecnología para administrar su horario. Los administradores de programación en línea y las plataformas de correo electrónico, como Outlook, pueden combinar listas de tareas, calendarios y listas de direcciones. Este administrador de programación no solo mejora su eficiencia, sino que también puede simplificar su pensamiento.
- Entregue el trabajo siempre que sea posible. En un día de trabajo ajetreado, tiende a olvidar que no tiene que hacer todo solo. Deje su trabajo a un asistente, o si está realmente abrumado por el trabajo, pida a sus compañeros de trabajo que lo ayuden con una tarea específica. Puede devolver el favor por la ayuda de su colega cuando el trabajo comience a terminar.
Método 2 de 4: Organización sistemática de correos electrónicos
Paso 1. Revise su correo electrónico a la hora programada
No siempre tiene que revisar su bandeja de entrada porque la mayoría de los mensajes no son tan importantes como podría pensar. Si está trabajando en un trabajo que no requiere un seguimiento rápido, revise su correo electrónico a intervalos regulares, aproximadamente de 3 a 4 veces al día.
Paso 2. Organice el correo electrónico
Aproveche la función de carpetas y banderas en lugar de dejar que sus mensajes se acumulen en su bandeja de entrada. Por ejemplo, la función de carpetas y subcarpetas en Outlook o las múltiples etiquetas y funciones de bandeja de entrada en Gmail pueden ser rentables. Si es periodista, sus archivos pueden denominarse "Últimas noticias", "Noticias futuras", "Noticias antiguas", "Entrevistas y recursos" e "Ideas".
Elimina y archiva tus correos electrónicos. Archive las cartas importantes y antiguas, luego elimine el resto. Como en el ejemplo anterior, "Old News" es el archivo de un periodista. A medida que comience a eliminar correos electrónicos antiguos, verá cuántos correos electrónicos vale la pena tirar en lugar de archivar. Algunas personas incluso deciden tener una "bandeja de entrada cero", es decir, sin correos electrónicos no leídos o sin correos electrónicos en su bandeja de entrada. Además de usar archivos y etiquetas, puede vaciar su bandeja de entrada usando la herramienta de archivo, eliminando correos electrónicos antiguos y usando una aplicación de limpieza de correo electrónico
Paso 3. Utilice otras formas de comunicación más eficientes
A veces, una llamada telefónica rápida equivale a enviar y recibir 10 correos electrónicos. Si es así, ¡llama! Si sabe que el intercambio de correos electrónicos puede dificultar la discusión y debe realizarse de un lado a otro, lo mejor es comunicarse por teléfono. Obtendrá más detalles llamando en lugar de tener discusiones por correo electrónico largas, detalladas y que consumen mucho tiempo. Puede enviar un correo electrónico a sus compañeros de trabajo y decirles: “Tengo muchas preguntas sobre esto. ¿Quizás sería más fácil hablar por teléfono? ¿Puedo llamarte a las 5?
Paso 4. Limite las interrupciones
De hecho, los descansos estratégicos pueden ayudar, pero las interrupciones durante el tiempo de trabajo son todo lo contrario. Las interrupciones pueden ralentizar su trabajo, romper su ritmo y hacer que pierda la concentración. Por lo tanto, intente usar el correo de voz cuando esté ocupado. Estas herramientas no son solo para cuando no está en la oficina; estas herramientas también se pueden utilizar cuando está muy ocupado. Muchas personas tienen una política de “puertas abiertas”, pero no es necesario que mantenga la puerta abierta todo el tiempo. Puede dejar un mensaje en la puerta que diga "En una llamada" o "Se está utilizando la habitación. Vuelva de nuevo o envíe un correo electrónico ".
Paso 5. Aprovecha la nube
Vale la pena considerar la computación en la nube porque es más barata, escalable, más eficiente y más fácil de actualizar. El contenido contenido en la nube es muy útil porque se puede acceder a él desde varios dispositivos: computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes y otros. El almacenamiento en la nube también actúa como una forma primaria y secundaria de respaldo digital. Hable con el administrador de TIC o con el proveedor de software, ya que es posible que ya tenga espacio de almacenamiento gratuito en la nube o que esté disponible por una tarifa anual baja.
Paso 6. Utilice marcadores en línea
La mayoría de los navegadores tienen una función de marcador para guardar y organizar sus direcciones web favoritas, o las que visita con frecuencia, de modo que se pueda acceder a ellas fácil y rápidamente. Aproveche esta función para que no se olvide de los sitios importantes para consultar las últimas noticias.
Método 3 de 4: Aprovechar al máximo el tiempo
Paso 1. Evite hacer varias cosas al mismo tiempo (multitarea)
Todos los expertos creen esto. Si bien esto puede parecer rápido y genial en la televisión, hacer muchas cosas al mismo tiempo es ineficaz y puede interferir con la eficacia de sus esfuerzos por organizarse. En cambio, es mejor que primero dediques toda tu atención a una tarea, acórtala y pasa a otras cosas de tu lista.
Paso 2. Haga un horario para usted
Afortunadamente, la mayoría de los trabajos no requieren que cree un horario diario basado en los minutos. Sin embargo, marcar su horario diario y las tareas o eventos importantes del día puede mantenerlo concentrado en sus tareas.
- Establezca límites de tiempo para ciertas actividades. Algunas tareas no requieren establecer un límite de tiempo, pero otras deben parametrizarse para aumentar su productividad. Piense en algunas tareas que requieren más tiempo del necesario y establezca un límite de tiempo para ellas en una fecha posterior.
- Asigne tiempo extra para otras actividades. Algunas tareas, como aprenderá de la experiencia, generalmente toman más tiempo del que deberían, pero eso no es malo. Para este tipo de actividad, y eventos y reuniones especialmente importantes, asigne tiempo extra antes y después.
Paso 3. Utilice una aplicación de temporizador, cronómetro o alarma
Estos objetos pueden resultar eficaces cuando se utilizan correctamente. Algunas personas optan por configurar su alarma 10, 15 o 30 minutos antes de la hora requerida para darles suficiente advertencia antes de comenzar una actividad. También puede configurar una herramienta de recordatorio (recordatorio).
Paso 4. No pospongas las cosas
Pregúntese si realmente debería posponer una actividad o si solo quiere ser perezoso. Si tiene ganas de holgazanear, no posponga las cosas, ¡hágalo! Sin embargo, si es inevitable retrasar una actividad, asegúrese de tomar notas y reprogramar la actividad con un plan concreto. O puede pensar en un plan improvisado. Por ejemplo, si tiene que cancelar una reunión en persona, es posible que desee realizar una llamada de conferencia o una conferencia web en su lugar.
Método 4 de 4: Mantener la salud física y mental
Paso 1. Tómate un descanso
Descansar la mente es esencial para mantener la productividad y la salud mental. Por lo general, estamos demasiado ocupados trabajando para no tener tiempo de descansar. Tomarnos un descanso nos da un descanso muy necesario para aumentar nuestra productividad. Sin embargo, los descansos también brindan la oportunidad de detenernos y cuestionarnos si estamos haciendo un buen uso de nuestro tiempo o no.
Paso 2. Duerma mejor
Sin una buena noche de sueño, se sentirá mareado, cansado o letárgico al día siguiente. Esto puede interferir con su horario y eficiencia en el trabajo. Póngase como meta dormir de 7 a 8 horas ininterrumpidas todas las noches.
Paso 3. No se compare con sus compañeros de trabajo
La mayor parte del trabajo de tus compañeros de trabajo es diferente del trabajo que tienes que hacer, y cada uno tiene su propio método para organizar su trabajo. Es posible que un método que tenga sentido y sea eficaz para sus compañeros de trabajo no funcione para usted y viceversa.
Paso 4. Acepte que organizarse es un proceso continuo
No espere ser perfecto. El pedido es un proceso largo que requiere una atención constante. No estarás organizado de manera óptima todos los días, pero tratar de ser una persona normal puede aumentar tu eficiencia.
