Para mover una lista o tabla de datos de Word a Excel, no es necesario mover datos individuales a las celdas de una hoja de cálculo de Excel (hoja de trabajo). Simplemente puede formatear su documento correctamente en Word, luego todo el documento se puede importar a Excel con solo unos pocos clics.
Paso
Método 1 de 2: conversión de listas
Paso 1. Comprenda cómo se convertirá el documento de Word
Para importar un documento a Excel, se utilizan ciertos caracteres para determinar qué datos ingresarán en las celdas de la hoja de cálculo de Excel. Al realizar algunos pasos de formateo antes de importar, puede controlar la apariencia de la hoja de trabajo y minimizar la cantidad de formateo manual que debe realizarse. Esto es especialmente útil si está importando una lista larga de un documento de Word a Excel.
Este método funciona mejor cuando hay varias entradas en la lista, cada una con un formato similar (una lista de direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, etc.)
Paso 2. Asegúrese de que no haya errores de formato en el documento
Antes de iniciar el proceso de conversión, asegúrese de que cada entrada tenga el mismo formato. Debe corregir cualquier error de puntuación o reorganizar las entradas que no coincidan. Esto es para garantizar que el proceso de transferencia de datos se desarrolle sin problemas.
Paso 3. Muestre los caracteres de formato en el documento de Word
Al mostrar caracteres de formato normalmente ocultos, puede determinar la mejor manera de separar cada entrada. Puede mostrar caracteres de formato haciendo clic en el botón Mostrar / Ocultar marcas de párrafo en la pestaña Inicio, o presionando Ctrl + ⇧ Shift + *.
La mayoría de las listas tienen una marca de párrafo al final de cada línea, o al final de una línea, o en una línea en blanco entre las entradas. Utilizará este signo para ingresar el carácter distintivo de las celdas en Excel
Paso 4. Reemplace las marcas de párrafo entre las entradas para eliminar espacios adicionales
Excel usará espacios entre las entradas para definir filas, pero debe eliminarlas en este punto para ayudar con el proceso de formateo. No se preocupe, lo volverá a agregar pronto. Este paso funciona mejor si tiene una marca de párrafo al final de la entrada y una marca en el espacio entre las entradas (dos espacios consecutivos).
- Presione Ctrl + H para abrir la ventana Buscar y reemplazar.
- Escriba ^ p ^ p en el campo Buscar. Este es el código para dos marcas de párrafo consecutivas. Si cada entrada es de una sola línea y no hay líneas en blanco entre ellas, use solo una ^ p.
- Ingrese el carácter delimitador en el campo Reemplazar. Asegúrese de que este carácter no sea un carácter del documento, como ~.
- Haga clic en Reemplazar todo. Notará que estas entradas se combinan, pero déjelo solo siempre que el carácter delimitador esté en el lugar correcto (entre cada entrada)
Paso 5. Separe cada entrada en columnas separadas
Ahora las entradas aparecen en líneas separadas. Debes especificar los datos que aparecerán en cada columna. Por ejemplo, si cada entrada en la primera línea es un nombre, en la segunda línea es una dirección y en la tercera línea es un país y código postal, haga lo siguiente:
- Presione Ctrl + H para abrir la ventana Buscar y reemplazar.
- Elimine una de las marcas ^ p en el campo Buscar.
- Reemplace el carácter en el campo Reemplazar con una coma,.
- Haga clic en Reemplazar todo. Esto reemplazará los símbolos de párrafo restantes con un separador de coma, que separará cada línea en una columna.
Paso 6. Cambie el carácter delimitador para completar el proceso de formateo
Una vez que haya completado los dos pasos de Buscar y reemplazar anteriores, la lista ya no se verá como una lista. Todos estarán en la misma línea y tendrán una coma entre cada dato. El paso Buscar y reemplazar devolverá los datos a una forma de lista, pero aún tendrá comas que definen las columnas.
- Presione Ctrl + H para abrir la ventana Buscar y reemplazar.
- Ingrese ~ (o cualquier carácter que elija al principio) en el campo Buscar.
- Ingrese ^ p en el campo Reemplazar.
- Haga clic en Reemplazar todo. Esto hará que todas las entradas vuelvan a formar grupos individuales separados por comas.
Paso 7. Guarde el archivo como un archivo de texto sin formato
El formato de entrada está completo y puede guardar este documento como un archivo de texto. Esto se hace para que Excel pueda leer y analizar sus datos para que aparezcan en las columnas correctas.
- Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Guardar como.
- Haga clic en el menú desplegable Guardar como tipo y seleccione Texto sin formato.
- Nombre el archivo y luego haga clic en Guardar.
- Si aparece la ventana Conversión de archivos, haga clic en & nbsp Aceptar;.
Paso 8. Abra el archivo en Excel
Dado que el archivo se guarda en texto sin formato, puede abrirlo en Excel.
- Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Abrir.
- Haga clic en el menú desplegable Todos los archivos de Excel y seleccione Archivos de texto.
- Haga clic en Siguiente> en la ventana del Asistente para importación de texto.
- Seleccione coma en la lista delimitador. Puede ver cómo se separarán las entradas en la vista previa en la parte inferior. Haga clic en Siguiente>.
- Seleccione el formato de datos para cada columna, luego haga clic en Finalizar.
Método 2 de 2: Conversión de tablas
Paso 1. Cree una tabla en Word y luego ingrese datos en ella
Para obtener una lista de datos en Word, puede convertirla a un formato de tabla y luego copiar la tabla a Excel. Si sus datos ya están en formato de tabla, salte al siguiente paso.
- Seleccione todo el texto para convertirlo en una tabla.
- Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en el botón Tabla.
- Seleccione Convertir texto en tabla.
- Ingrese el número de filas por fila de datos en la columna Número de columnas. Si hay filas en blanco entre cada fila de datos, agregue una al total de la columna.
- Haga clic en & nbsp Aceptar;.
Paso 2. Verifique el formato de la tabla
Word creará una tabla basada en su configuración. Verifique para asegurarse de que la tabla sea la correcta.
Paso 3. Haga clic en el pequeño botón + que aparece en la esquina superior izquierda de la tabla
Este botón aparecerá cuando pase el mouse sobre la mesa. Al hacer clic en este botón, se seleccionarán todos los datos de la tabla.
Paso 4. Presione
Ctrl + C para copiar datos. También puede hacer clic en el botón Copiar en la pestaña Inicio.
Paso 5. Abra Excel
Una vez que se copian los datos, puede abrir Excel. Si desea colocar los datos en una hoja de trabajo existente, abra la hoja de trabajo. Coloque el cursor en la celda que desea convertir en la celda superior izquierda de la tabla.
Paso 6. Presione
Ctrl + V para pegar datos.
Cada una de las celdas de la tabla de Word se colocará en una celda separada en la hoja de cálculo de Excel.
Paso 7. Separe las columnas restantes
Dependiendo del tipo de datos que esté importando, es posible que deba realizar algún formato adicional. Por ejemplo, si importa direcciones de ciudades, códigos de países y códigos postales que están en una celda, puede dividirlos automáticamente en Excel.
- Haga clic en los encabezados de las columnas que desea dividir. Este paso seleccionará toda la columna.
- Seleccione la pestaña Datos y haga clic en el botón Texto a columnas.
- Haga clic en Siguiente> luego seleccione Coma en la columna Delimitadores. Si usa el ejemplo anterior, este paso separará la ciudad del código del país y el código postal.
- Haga clic en Finalizar para guardar los cambios.
- Seleccione las columnas que aún deben dividirse y luego repita este proceso. Seleccione Espacio y no coma como delimitador. Este paso separará el código del país del código postal.
